Elk bedrijf heeft te maken met juridische vraagstukken. Al is het maar omdat elk bedrijf rekeningen betaalt en betaald krijgt op basis van gemaakte afspraken. Kleine bedrijven huren voor ingewikkelde juridische vraagstukken een advocaat of jurist in, terwijl (middel)grote bedrijven vaak een medewerker aanwijzen die juridische vraagstukken oplost. Het komt voor dat pas tijdens de uitvoering van een contract blijkt dat partijen gemaakte afspraken anders uitleggen, de onderliggende wetgeving gewijzigd is of dat de geleverde producten en diensten niet voldoen aan de verwachtingen. Partijen voelen zich gefrustreerd en soms ook machteloos als blijkt dat de aangekochte producten en diensten aanleiding zijn voor het niet effectief kunnen organiseren van de achterliggende bedrijfsactiviteiten.

Wat is het doel van de bedrijfsjuridische functie?

Het doel van het welbewust inrichten van de bedrijfsjuridische functie is het maken van adequate afspraken met klanten, medewerkers en leveranciers over wederzijdse rechten en verplichtingen. Met adequaat bedoelen we dat de afspraken gericht zijn op het realiseren van de doelen van de bedrijfsactiviteiten. Met adequate afspraken worden niet alleen juridische geschillen en kosten voorkomen. Adequate afspraken bieden daadwerkelijk toegevoegde waarde voor de bedrijfsvoering. Het is evident dat een bedrijf:

• graag producten en diensten levert als er zekerheid is dat de klant betaalt;
• graag voor producten en diensten betaalt als er zekerheid is dat de leverancier levert wat is afgesproken; en
• graag medewerkers betaalt als de gewerkte uren productief zijn geweest.

Wat is de huidige manier van werken?

Bedrijven met omvangrijke bedrijfsactiviteiten beschikken veelal over een juridische stafafdeling met juristen. De juridische staf is betrokken bij het sluiten van overeenkomsten met partners (klanten, medewerkers en leveranciers) en adviseert het afdelingsmanagement over verplichtingen en rechten en veelal de risico’s die deze met zich meebrengen. Bedrijven met een beperkte bedrijfsomvang beleggen de juridische functie vaak bij de bedrijfsleiding of iemand (intern of extern) die de betreffende taken op zich neemt.

Met name als gesloten overeenkomsten niet tot de gewenste resultaten leiden, neemt de inzet en tijdsbesteding van de bedrijfsjuridische functie sterk toe. Het tijdsbeslag van de juridische functie is met name onevenredig hoog als contractpartijen meningsverschillen krijgen over de uitleg van contracten en geschillen voorleggen aan de rechter. De kosten van een dergelijke georganiseerde bedrijfsjuridische functie kunnen hierdoor gemakkelijk onbeheersbaar worden.

Wat zijn de oorzaken van overbelasting?

Het overbelast raken van de bedrijfsjuridische functie heeft verschillende oorzaken. Een belangrijke oorzaak is zoals gezegd het door partijen verschillend uitleggen van rechten en plichten uit gesloten overeenkomsten. Een andere oorzaak zijn de groeiende publiekrechtelijke regels waaraan bedrijven moeten voldoen en door verschillende toezichthouders gehandhaafd worden.

De impact van het overbelast raken van de bedrijfsjuridische functie is groot: de dagelijkse bedrijfsactiviteiten worden gehinderd, juridische tijdsinspanningen lopen snel op en de kosten voor externe juridische ondersteuning raken onbeheersbaar. Een wirwar aan uiteenlopende contractuele verplichtingen leidt al snel tot operationele kosten voor de beheersing hiervan of domweg tot het niet nakomen van de contractuele verplichtingen of het niet (volledig) kunnen uitoefenen van rechten.

Hoe kan uw (bedrijfs)juridische functie beheersbaar worden?

De beste strategie voor de bedrijfsvoering binnen de bedrijfsactiviteiten is zaken te doen met vertrouwde partners, eenduidige afspraken te maken, het contractmanagement strak te organiseren en juridische conflicten over contractuele rechten en plichten te voorkomen. De toepassing smart contracting ondersteunt bedrijven bij hun streven deze strategie te operationaliseren.

De contract lifecycle

Voor het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische functie nemen wij de “contract lifecycle” in ogenschouw. De levensloop van een overeenkomst begint met het doorgronden van de doelen en randvoorwaarden van een bedrijfsactiviteit (zoals verkopen, inkopen, personeelszaken en governance) en de afspraken die een bedrijf daarover wenst te maken.

Vervolgens spreekt de bedrijfsleiding uit welke bedrijven en personen tot de doelgroep van vertrouwde partners behoren en stelt zij een bedrijfsspecifieke contractbibliotheek samen. Het afdelingsmanagement is verantwoordelijk voor het effectief organiseren van toegewezen bedrijfsactiviteiten, waaronder het maken van contractuele afspraken met partners.

Tijdens de looptijd van de overeenkomst voeren de medewerkers contractmanagement uit. Dit houdt in dat het bedrijf en de partners het nakomen van de afspraken vaststellen en tijdig handelen bij afwijkingen. Het komt voor dat na verloop van tijd een partij de overeenkomst vroegtijdig wenst op te zeggen of niet wenst te continueren.

De levensloop van de overeenkomst nadert hiermee haar einde en is pas echt beëindigd als aan alle verplichtingen over en weer is voldaan.

Componenten van de toepassing smart contracting

Zakelijke gebruikers van het vertrouwensnetwerk kunnen voor het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische functie gebruik maken van de volgende componenten van de toepassing smart contracting:

• Hoe kan de eigen bedrijfsjuridische functie effectiever worden?
• Wat is de Contract Board?
• Hoe kan de bedrijfsjuridische functie worden georganiseerd met smart contracting?
• Hoe kan contractmanagement op basis van de bedrijfsjuridische functie worden georganiseerd?
• Hoe kan er een passende businesscase worden geformuleerd?