Uitgaande van het bedrijfsbeleid en een concrete strategie, waarin de bedrijfsactiviteiten aan de ene kant en de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van rollen aan de andere kant zijn geïnventariseerd, organiseert de bedrijfsleiding de bedrijfsjuridische functie door:

• Centraal de coördinatie in te regelen; en
• Op afdelingsniveau voor de bedrijfsspecifieke activiteiten bedrijfsjuridische functie in te richten.

Voorbereiden en beheren

De bedrijfsjuridische functie maakt gebruik van het informatie ecosysteem met betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens van partners. De bedrijfsleiding heeft met de reputatiemanager afspraken gemaakt over het uitbouwen en beheren het informatie ecosysteem. Een afspraak kan zijn dat de reputatiemanager aan klanten en leveranciers vraagt zich te registreren op het Vertrouwensnetwerk en vervolgens afspraken maakt over het elkaar toegang geven tot bedrijfs- en persoonsgegevens. De debiteuren- en crediteurenstamgegevens kunnen bij deze activiteit als uitgangspunt dienen.

Op basis van de uitkomsten van de beleids- en strategieontwikkeling ontstaat een goed beeld van de bedrijfsactiviteiten waarop de contractportfolio en de contractbibliotheek moeten aansluiten. In samenwerking met professionals ontstaat de gewenste contractbibliotheek.

De organisatie manager werkt de organisatiestructuren van de bedrijfsjuridische functie uit. Er ontstaan centrale en afdelingsrollen van de bedrijfsjuridische functie. Er is een juridische beheerder die overzicht heeft over de rechten en verplichtingen van het bedrijf en taken delegeert aan juristen die overeenkomsten kunnen samenstellen en juristen die contracten kunnen beoordelen. Er is ook een rol van Tekeningsbevoegde.

Decentraal op het niveau van afdeling is er een rol voor het afdelingsmanagement en de Bedrijfsprocescoördinator. De Bedrijfsprocescoördinator start contractprocessen op, voegt overeenkomsten uit de contractportfolio en contractbibliotheek aan het proces, en betrekt eigen medewerkers zoals direct betrokkenen en de Tekeningsbevoegde.

De voorbereidingen geven inzicht in de eigen en ontbrekende capaciteit de bedrijfsjuridische functie adequaat te organiseren. Het bedrijf vult de ontbrekende capaciteit in met een bewustwordings- en trainingsprogramma en inzet van externe professionals voor specifieke taken. Het opbouwen van een effectieve bedrijfsjuridische functie kent een leertraject waarbij de organisatie stap voor stap naar een hoger volwassenheidsniveau gaat.

Implementeren

Het is verstandig om medewerkers te trainen voordat zij aan de slag gaan met smart contracting de bedrijfsjuridische functie effectief te organiseren:

• Doorlopen van bewustwordings- en trainingsprogramma bedrijfsjuridische functie;
• Het implementeren van de voorbereidingen voor smart contracting ten behoeve van een afdeling of een rol te beschouwen als een prototype dat door de verantwoordelijke afdeling wordt uitgetest;
• Te starten met één contract uit de contractportfolio of contractbibliotheek het proces van smart contracting te doorlopen. Hierbij met name aandacht geven aan het coachen van de partners; en
• Als het proces naar tevredenheid verloopt ook de andere contracten met het proces van smart contracting uit te voeren.

Binnen een bedrijfsactiviteit starten de Bedrijfsprocescoördinatoren steeds meer contractprocessen op voor verschillende verkoop- en inkooptypen. Dit geldt ook voor de bedrijfsactiviteiten personeelszaken, governance en andere activiteiten. Elk proces heeft een eigen dynamiek en snelheid. Het vraagt van de Bedrijfsprocescoördinatoren stuurmanskunst de beoogde resultaten te behalen.

Contractmanagement

Na het sluiten van een overeenkomst draagt de Bedrijfsprocescoördinator het contract over aan het verantwoordelijke management die zorgdraagt voor het contractmanagement: het uitoefenen van rechten en het nakomen van verplichtingen. Contractmanagement is onderdeel van de levensloopcyclus van een contract.

1. Het treffen van voorbereidingen

Kennen van de identiteit van het bedrijf en hun vertegenwoordigingsbevoegden, inrichten van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in de eigen organisatie, afspreken van contractbibliotheek en adequaat en blijvend opleiden van Bedrijfsprocescoördinatoren, Tekeningsbevoegden en medewerkers.

2. Het bedrijfsproces starten dat gericht is op het maken van effectieve afspraken met partners

Het proces bestaat uit de volgende fases:

• Interne consensus bereiken over de te maken afspraken met partners;
• Eventueel op afroep betrekken van professionele externe ondersteuning;
• Ken uw partner en blijf uw partner kennen tijdens de contractperiode. De identificerende gegevens geven informatie over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van vertegenwoordigers van de partner;
• De partner uitnodigen op het vertrouwensnetwerk met als doel de identiteit van het bedrijf en die van de wettelijke vertegenwoordiger door MYOBI te laten authentiseren;
• De Bedrijfsprocescoördinator van de partner uitnodigen deel te nemen aan het proces smart contracting. De Bedrijfsprocescoördinator van de partner verzorgt de organisatie voor het maken van afspraken aan de kant van de partner;
• Met partners onderhandelen over de te maken afspraken;
• Vastleggen van de afspraken in de overeenkomst. De effectiviteit van de bedrijfsactiviteiten hangt af van de diversiteit van de afgesproken contractverplichtingen en wijze waarop rechten uitgeoefend kunnen worden. Zo kan een kennelijk aantrekkelijk gesloten contract tijdens de contractmanagement fase leiden tot omvangrijke aansprakelijkheids- en kostenrisico’s.; en
• Ondertekenen van de overeenkomst door de partners.

3. Het uitoefenen van rechten en het nakomen van verplichtingen

De effectiviteit van de bedrijfsactiviteiten hangt af van de diversiteit van de afgesproken contractverplichtingen en wijze waarop rechten uitgeoefend kunnen worden. Zo kan een kennelijk aantrekkelijk gesloten contract tijdens de contractmanagement fase leiden tot omvangrijke aansprakelijkheids- en kostenrisico’s. De volgende aandachtsgebieden bepalen de effectiviteit van contractmanagement:

• Ken uw partner en blijf uw partner kennen tijdens de contractperiode. De identificerende gegevens geven informatie over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van vertegenwoordigers van de partner;
• Ken de afgesproken rechten en de verplichtingen;
• Manage de rechten en verplichtingen. De achterliggende bedrijfsprocessen en ondersteunende IT-systemen waarmee bedrijfsactiviteiten georganiseerd worden, kunnen binnen redelijke grenzen verplichtingen en rechten managen; en
• Onderken wanneer een gemaakte afspraak veranderd of opgezegd moet worden.

4. Het beëindigen van de afspraak

Het stopzetten van afspraken kan plaatsvinden door het bereiken van de expiratiedatum of aan de orde zijn als de beloofde toegevoegde waarde niet gerealiseerd wordt.

Verzameling van levensloopcycli

De bedrijfsjuridische functie bestaat uit een verzameling van levensloopcycli van contracten die het management van een bedrijfsactiviteit (van bijvoorbeeld verkopen, personeelszaken en inkopen) parallel managet. Er bestaat een onderlinge afhankelijkheid tussen de contracten die door verschillende afdelingen zijn gesloten. Denk aan inkoopcontracten voor de levering van onderdelen aan diverse afdelingen die parallel werken aan een eindproduct. Of inkoop- en arbeidsovereenkomsten die nodig zijn voor het kunnen leveren van de producten en diensten in de verkoopcontracten.

Naarmate de bedrijfsjuridische functie en de achterliggende bedrijfsactiviteiten effectiever georganiseerd worden, ontstaat bij de bedrijfsleiding en het management van bedrijfsactiviteiten behoefte aan overzicht en inzicht in de samenhang van gemaakte afspraken. Professionals van Duthler Associates en advocaten van First Lawyers brengen samen met klanten het gewenste overzicht en inzicht tot stand.

Het bedrijfsproces staat centraal

Het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten vindt plaats met behulp van bedrijfsprocessen waarin beheers- en beveiligingsmaatregelen “by design” zijn opgenomen.

De bedrijfsleiding met de rol van Bedrijfsbeheerder wijst medewerkers aan voor de rol van Bedrijfsprocescoördinator (veelal afdelingsmedewerkers) voor het effectief organiseren van bedrijfsprocessen. De Bedrijfsprocescoördinator:

• Stelt een team samen van relevante medewerkers om het bedrijfsproces door te lopen. Het team bestaat in ieder geval uit een medewerker die tekeningsbevoegd is; veelal de leiding. Als het om bijzondere overeenkomsten gaat nodigt de Bedrijfsprocescoördinator interne en soms externe medewerkers uit deel te nemen aan de voorbereidings- onderhandelings- of contracteringsprocessen;
• Organiseert met het team consensus over de te maken afspraken met een (potentiële) partner. Hiervoor kan de Bedrijfsprocescoördinator een contractportfolio gebruiken of de bedrijfsspecifieke contractbibliotheek;
• Nodigt via MYOBI een (potentiële) partner uit op het vertrouwensnetwerk. De MYOBI Servicedesk authentiseert de bedrijfsentiteit en de vertegenwoordigingsbevoegde(n) van de partner en vraagt de partner de TTP-policy te accepteren. Dit is noodzakelijk omdat bedrijven in het bedrijfsproces van contracteren willen uitgaan van betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens;
• Verzoekt de Bedrijfsprocescoördinator van de (potentiële) partner deel te nemen aan het bedrijfsproces. De Bedrijfsprocescoördinator van de partner stelt een eigen team samen.

De servicedesk en een bedrijfsspecifieke leeromgeving met een passend bewustwordingsprogramma staan de Bedrijfsprocescoördinator ter beschikking om de leden van het team te instrueren;

• Coördineert het onderhandelingsproces. MYOBI leg voor de partners belangrijke gegevens en informatie vast ten behoeve van de precontractuele fase. Het gaat om versies van contracten en uitspraken die met behulp van MYOBI Messaging zijn gedaan; en
• Laat de Tekeningsbevoegde(n) van het bedrijf en het bedrijf van de partner de overeenkomst tekenen waarna MYOBI de relevante gebeurtenissen waarmerkt en deponeert.

De getekende overeenkomst blijft toegankelijk voor de deelnemers van het bedrijfsproces.

Smart contracting op het vertrouwensnetwerk en aanvullende dienstverlening is gericht op het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische functie waardoor de bedrijfsactiviteiten zelf ook effectief georganiseerd kunnen worden.