De bedrijfsleiding heeft kennis gemaakt met de aanpak voor het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische functie. De aanleiding kan een presentatie uit een webinar zijn of een uitnodiging van een partner om gebruiker te worden van het vertrouwensnetwerk. Wat de aanleiding ook is, de interesse is gewekt. De bedrijfsleiding wil graag onderzoeken in hoeverre de eigen bedrijfsjuridische functie effectiever georganiseerd kan worden. Dit biedt immers de mogelijkheid ook de bedrijfsactiviteiten (zoals verkopen, inkopen en personeelszaken) zelf effectiever te organiseren.
Verkenningsfase
In deze verkenningsfase van het ontdekken van de toegevoegde waarde van smart contracting is het verstandig de bedrijfsactiviteiten op een rij te zetten en de knel- en verbeterpunten van de bestaande bedrijfsjuridische functie te inventariseren. Eerst in een gesprek met de bedrijfsleiding (de leiding van de organisatie) en vervolgens met het management (van de directies en afdelingen). Zo ontstaat een beeld van de karakteristieken van de bedrijfsactiviteiten. Het kan bijvoorbeeld zijn dat het verkoopproces een stuk efficiënter kan; de gehanteerde algemene voorwaarden al een paar jaar oud zijn of dat er sprake is van dure inkoopprocessen omdat iedere keer andere contracten worden gehanteerd. Ook kan er bijvoorbeeld uitkomen dat te weinig personeel goed is opgeleid of dat de arbeidscontracten niet meer in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving. De bedrijfsleiding krijgt een indruk hoe het ervoor staat met de bedrijfsjuridische functie en welke verbeterpunten er zijn. Dit vormt tevens een basis voor een veranderingsproces en het stellen van prioriteiten daarin.
Het is verstandig om zo’n traject te laten leiden door een (professionele) medewerker die de aard van de bedrijfsactiviteiten kent en over de kennis beschikt een bedrijfsjuridische functie effectief te organiseren. Deze professional maakt gebruik van de bedrijfsspecifieke ervaringen van de medewerkers van de afdelingen. Het is mogelijk gebruik te maken van de expertise en capaciteit van Duthler Associates en First Lawyers. Zij hebben een speciale aanpak ontwikkeld die zij daarbij toepassen.
Architectuur van de bedrijfsjuridische functie
De bevindingen uit de verkenningsfase kunnen aanleiding zijn om de beoogde bedrijfsjuridische functie te schetsen, prototypes samen te stellen, een businesscase uit te werken en workshops voor relevante medewerkers samen te stellen. Het vertrekpunt is het per bedrijfsactiviteit beschrijven van:
- de karakteristieken van een bedrijfsactiviteit;
- het subject van de te maken afspraken (met wie); en
- het object van de te maken afspraken (waarover).
Op basis hiervan kan vervolgens een draaiboek voor het organiseren van bedrijfsactiviteiten worden gemaakt en een contractbibliotheek worden samengesteld. Prototypes daarvan worden getest in bedrijfsactiviteiten, waarna ze kunnen worden aangepast en definitief gemaakt. Hierna wordt de implementatie, migratie en operationalisering opgepakt.
Het doel van de workshops is het creëren en vaststellen van het draagvlak en het bepalen van de benodigde verandercapaciteit van relevante medewerkers voor het succesvol doorlopen van een veranderproces. De uitkomsten van de workshop(s) voorzien in een basis voor het formuleren van beleid en strategie om de bedrijfsjuridische functie effectief te organiseren en daarmee de achterliggende bedrijfsactiviteiten. De strategie bestaat uit een actielijst met duidelijke doelen om het beleid te operationaliseren. De doelen zijn geprioriteerd in de mijlpalen.
Het formaliseren van beleid en strategie helpt de bedrijfsleiding, het afdelingsmanagement en medewerkers om bij de les te blijven en tijdig bij te sturen op basis van voortgangsrapportages. Gelet op de afhankelijkheid van een goed functionerende bedrijfsjuridische functie voor het effectief kunnen organiseren van bedrijfsactiviteiten is dat belangrijk.
Organiseren van de bedrijfsjuridische functie
De bedrijfsleiding formuleert een beleidskader vanuit het perspectief van bedrijfsactiviteiten. Binnen dat kader organiseren de bedrijfsleiding en het afdelingsmanagement de bedrijfsjuridische functie. De toepassing smart contracting biedt voor het organiseren van de bedrijfsjuridische functie de volgende ondersteuning aan:
- Draaiboeken contractprocessen en contractmanagement: Er bestaan duidelijke verschillen tussen het organiseren van de activiteiten verkopen van producten en diensten, inkopen van producten en diensten en personeelsmanagement. In de draaiboeken worden de verschillen tussen de bedrijfsactiviteiten uitgelegd en wordt toegelicht hoe dan te handelen;
- Contractbibliotheek met samenhangende contracttypen en draaiboeken: De bedrijfsspecifieke contractbibliotheek komt voort uit contractportfolio’s. Jaarlijkse stemt de Juridische Autoriteit (Legal Authority) van het bedrijf de bedrijfsactiviteiten op de gehanteerde contractbibliotheek af. Hiermee voert de bedrijfsleiding periodiek een strategische en operationele check uit. Wij zouden het kunnen omschrijven als het onderhoud van het gereedschap voor het effectief organiseren van de bedrijfsactiviteiten. Eventuele onduidelijkheden bespreken de betrokken medewerkers bij de centrale en decentrale bedrijfsjuridische functie. Het belang van de bedrijfsactiviteiten, in plaats van het afdelings- en individueel belang, staat hierbij steeds voorop. De professionals van Duthler Associates en advocaten van First Lawyers onderhouden een agenda met aandachtspunten en overwegingen voor het uitvoeren van de jaarlijkse afstemming van de bedrijfsspecifieke contractbibliotheek;
- Kennisbanken: Duthler Associates en First Lawyers onderhouden een functionele en een bedrijfsmatige kennisbank. De functionele kennisbank is gericht op de uitleg van de functionaliteiten van het informatie ecosysteem en toepassingen. De bedrijfsmatige kennisbank is gericht op het organiseren van een effectieve bedrijfsjuridische functie en achterliggende bedrijfsactiviteiten;
- Ondersteunde dienstverlening van de servicedesk: De MYOBI Servicedesk ondersteunt gebruikers met het effectief toepassen van MYOBI Vertrouwensdiensten en toepassingen. Vanuit het perspectief van de gebruiker van het vertrouwensnetwerk gaat het om medewerkers van de eigen organisatie, alsook – en dat is misschien nog belangrijker – de medewerkers van de organisatie van de (potentiële) partners. De zakelijk gebruiker heeft een belang zijn informatie ecosysteem te laten groeien. Daarvoor is een doortastende en proactieve servicedesk nodig;
- Bewustwordings- en trainingsprogramma’s: Alle gebruikers van het vertrouwensnetwerk krijgen de beschikking over een eigen bedrijfsspecifieke leeromgeving met bewustwordings- en trainingsprogramma’s waarmee medewerkers en staf getraind kunnen worden. Deze omgeving ondersteunt kennis- en verandermanagement; en
- Professionele ondersteuning op afroep: Het komt voor dat een bedrijf geen capaciteit heeft de bedrijfsjuridische functie adequaat in te vullen. De vraag naar capaciteit kan betrekking hebben op de implementatie, het inbrengen van juridische vakkennis of operationele ondersteuning bij het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten (verkopen, personeelszaken of inkopen). De zakelijke gebruiker kan dan op afroep professionals van Duthler Associates of advocaten van First Lawyers inzetten.
Op basis van ervaringen hebben de professionals van Duthler Associates en First Lawyers concepten van documenten, blauwdrukken en trainingen uitgewerkt die desgewenst bedrijfsspecifiek gemaakt worden.
Implementatie- en onderhoudsstrategie
Het uitdenken van de bedrijfsjuridische functie maakt de bedrijfsleiding operationeel met een implementatie voor verschillende bedrijfsactiviteiten. Vakinhoudelijk en operationeel ontstaan overzicht en inzicht in de aangegane verplichtingen en uit te oefenen rechten. Decentraal op afdelingsniveau wijst het management Bedrijfsprocescoördinatoren aan die zelf smart contracting processen starten en door (potentiële) partners uitgenodigd worden om deel te nemen aan processen. De Bedrijfsprocescoördinatoren organiseren het zakendoen met partners.
Direct betrokken medewerkers zoals Bedrijfsbeheerder, Bedrijfsprocescoördinator, juridische autoriteit (Legal Authority) en Tekeningsbevoegde (Contract Signatory) zullen duidelijke instructies met het management willen afspreken, degelijke vakinhoudelijke en operationele training wensen te volgen en willen weten op wie ze kunnen terugvallen op het moment dat het nodig is.
Het organiseren van de bedrijfsjuridische functie zal voor elke bedrijfsactiviteit anders zijn. Er zijn scenario’s voor het implementeren van smart contracting beschikbaar. Bij het beheren of optimaliseren van het organiseren van de bedrijfsjuridische functie kijkt het management naar de ervaringen van de medewerkers met contracttypen en hiermee samenhangende draaiboeken.
Uiteindelijk bestaat de implementatiestrategie van de bedrijfsjuridische functie uit geprioriteerde draaiboeken per afdeling. Het beheren van de bedrijfsjuridische functie heeft betrekking op het verhogen van het volwassenheidsniveau van de bedrijfsjuridische functie per afdeling.
Contractmanagement
De Bedrijfsprocescoördinator organiseert het contractproces met als uitkomst overeenkomsten met partners. Deze coördinator draagt de overeenkomsten over aan het afdelingsmanagement van een bedrijfsactiviteit die verantwoordelijk is voor het organiseren van het contractmanagement: het managen van de verplichtingen en het uitoefenen van de rechten van de overeenkomst. Bij sommige overeenkomsten is het contractmanagement beperkt tot het voldoen aan betalingsverplichtingen. Voor andere overeenkomsten vraagt het contractmanagement veel aandacht en tijd. Bij het eenmalig aankopen van producten en goederen stopt het contractmanagement bij de levering, tenzij gebruik wordt gemaakt van een garantievoorwaarde. Bij meerjarige uitbestedingscontracten is actief contractmanagement vereist. Ook arbeidsovereenkomsten vragen continu aandacht van personeelszaken.
Het (afdelings)management beoordeelt of en in hoeverre de gesloten overeenkomsten de verwachte toegevoegde waarde opleveren. Het beantwoorden van de volgende vragen kan hierbij helpen:
| Bedrijfsactiviteit | Vragen gericht op effectiviteit[1] |
| Governance | – Is er over- inzicht in de formele en functionele structuur van het bedrijf en de partners? – Is het eigen reputatiemanagement en dat van partners toereikend? – Kan de bedrijfsleiding effectief en kosten efficient voldoen aan de wettelijke verantwoordingsplichten voor de organisatie van compliance met wettelijke, contractuele en beleidsmatige verplichtingen? – Heeft de leiding over- en inzicht in de realisatie van verwachtingen van afgesloten overeenkomsten? Waar liggen de oorzaken die het over- en inzicht belemmeren? |
| Verkopen | – Wat is de positie van het bedrijf ten opzichte van zijn concurrenten? – Sluit de contractportfolio of contractbibliotheek aan bij de verwachting van klanten? – Waarderen de klanten de inspanningen van de reputatiemanager voor blijvende betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens van het bedrijf? – Waarderen de klanten het tijdig en voorspelbaar voldoen aan de verantwoordingsplicht door het bedrijf? – Kan de afdelingsmanager inzicht geven in achterliggende leveranciers die strategische producten en diensten verzorgen voor de leveren van de eindproducten en -diensten? – Vervult het bedrijf haar verplichtingen aan klanten? Wat is de positie van het bedrijf ten opzichte van zijn concurrenten? – Stellen de klanten de ondersteunende dienstverlening op prijs? – Wat zijn de tijds- en kostenbestedingen voor het afsluiten en beheren van contractafspraken? Hoe verhouden deze bestedingen zich ten opzichte van de (gebudgetteerde) opbrengsten? |
| Inkopen | – Is er over- en inzicht in de keten van leveranciers en onderaannemers? Wat is de risico-inschatting van de ketenaansprakelijkheid? Hoe houdt het bedrijf de risico’s beheersbaar? – Kan de afdelingsmanager inzicht geven in de leveranciers die strategische producten en diensten verzorgen voor de leveren van de eindproducten en -diensten? – Sluit de contractportfolio of contractbibliotheek aan bij de verwachting van het management? – Oefent het bedrijf de afgesproken rechten uit? – Leveren de inkoopovereenkomsten de beoogde toegevoegde waarde op? – Voldoet de leverancier aan de verantwoordingsplicht? – Vindt er een periodieke evaluatie van de aangekochte producten en diensten plaats? – Wordt na afloop van een overeenkomst of desgewenst eerder een nieuw inkoopproces gestart met als doel de juiste producten en diensten aan te kopen? – Wat zijn de tijds- en kostenbestedingen voor het afsluiten en beheren van contractafspraken? Hoe verhouden deze bestedingen zich ten opzichte van de (gebudgetteerde) inkopen? |
| Personeels- management | – Wat zijn de profielen van medewerkers en zijn deze gemakkelijk te werven? – Wat bieden concurrenten aan potentiële medewerkers? – Sluit de contractportfolio of contractbibliotheek aan bij de verwachting van personeelszaken? – Vinden er periodieke werkevaluaties plaats? – Wat zijn de tijds- en kostenbestedingen bij het afsluiten en beheren van arbeidsovereenkomsten? – Hoe verhouden deze bestedingen zich ten opzichte van de (gebudgetteerde) kosten voor het aanhouden van medewerkers? |
De bedrijfsleiding en het afdelingsmanagement beoordelen periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) de effectiviteit van de bedrijfsjuridische functie aan de hand van de antwoorden van de vragenlijsten. De uitkomsten kunnen aanleiding zijn om slechts geringe aanpassingen door te voeren in draaiboeken en trainingen. Het kan ook blijken dat het nodig is de architectuur voor het organiseren van de bedrijfsjuridische functie opnieuw op te zetten.
[1] De vragen gericht op het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische functie en vervolgens het effectief organiseren van de bedrijfsactiviteiten kunnen de verschillende vakspecialisten verder aanvullen. Het gaat erom dat de bedrijfsleiding en het management geïnteresseerd raken in smart contracting. Deze vragenlijsten geven aanleiding voor het opstellen van werklijsten die bij klanten gebruikt kunnen worden en er ontstaat een kader voor het ontwikkelen van trainingen en publicaties.
