Het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische functie en vervolgens de samenhangende bedrijfsactiviteiten effectief organiseren vraagt van het management en betrokken medewerkers kennis en bereidheid veranderingstrajecten te doorlopen. De bedrijfsleiding, het afdelingsmanagement en de medewerkers maken verschillende afwegingen voor het al dan niet doorlopen van kennis- en veranderingsprocessen. Aan de ene kant zijn het de investeringen in met name tijd en aan de andere de ongewisheid dat de beoogde veranderingen slagen. Bovendien moet het voor de medewerkers duidelijk zijn dat hun positie verbetert.
Praktijkvoorbeelden uit het veld
Een aantal voorbeelden die wij ontlenen aan de praktijk.
| Rol | Aanleiding voor het doorlopen van kennis- en veranderingsprocessen bedrijfsjuridische functie en effectiever organiseren van bedrijfsactiviteiten. |
| Bedrijfsleiding | A. De veranderingen bieden nieuwe kansen. Dit geldt ook voor het toepassen van het vertrouwensnetwerk en smart contracting bij het organiseren van bedrijfsactiviteiten. De bedrijfsleiding ziet nieuwe marktkansen, de operationele organisatie vergt minder kosten en inspanningen en de productiviteit neemt toe; B. De commerciële en operationele verbeteringen versterken de bedrijfscontinuïteit en daarmee het bestaan van het bedrijf; C. Het bedrijf wenst een effectief georganiseerde bedrijfsjuridische functie en wil weten wat de effectiviteit van de bestaande bedrijfsjuridische functie is. Het juist inschatten van de verandercapaciteit per afdeling bepaalt de mate van en snelheid waarmee veranderingen georganiseerd kunnen worden; en D. MYOBI ondersteunt de implementatie en het beheer van het informatie ecosysteem en de bedrijfsjuridische functie, en op afroep zijn de professionals van Duthler Associates en First Lawyers beschikbaar. De bedrijfsleiding kan de investeringen dekken en een toegevoegde waarde realiseren. |
| Afdelingsmanagement | A. Iedereen in het bedrijf moet kunnen begrijpen wat de doelen en de procedures zijn. Het ontwikkelen van kennis is nodig om effectief samen te werken. De medewerkers onderhouden hun kennis met bewustwordingsprogramma’s. De bedrijfsprocescoördinatoren van de afdelingen maken gebruik van bedrijfsactiviteit specifieke trainingen. Er zijn vakopleidingen voor specialisten. De kennisopbouw zorgt voor het beter functioneren van het afdelingsteam, het kennisfundament verhoogt de productiviteit per medewerker en overwerk en ziekteverzuim worden teruggedrongen; B. Tussen en binnen de afdelingen gaat het samenwerken beter, er ontstaat onderling begrip, betere communicatie, de afdelingsteams ervaren minder stress en het uitvoeren van opdrachten voeren medewerkers kwalitatief beter uit; C. Het afdelingsmanagement initieert en behoudt de “teamspirit”, kan gemakkelijker passende medewerkers aantrekken en behouden D. De afhankelijkheid van enkele medewerkers met impliciete kennis van informele afspraken dringt het management terug. Hiermee is de impact van sleutelmedewerkers die vertrekken of met pensioen gaan beperkter en is het trainen en opleiden van nieuwe medewerkers effectief te organiseren; en E. Het opbouwen van de bedrijfsjuridische functie met behulp van smart contracting kan voor een belangrijk deel elektronisch worden afgewerkt. Het management kan het fysiek contact tot een minimum terugbrengen. |
| Medewerkers | A. Kennismanagement gericht op de bedrijfsjuridische functie biedt medewerkers een kans zich beter voor te bereiden op hun toekomst, er ontstaan carrièrekansen, de medewerker groeit in de rol in het team en het behoud van zijn baan staat niet ter discussie; B. Medewerkers met impliciete kennis van informele procedures voelen zich geroepen deze kennis expliciet te maken en in dienst van de organisatie, in het bijzonder van het afdelingsteam te stellen; C. Medewerkers willen een zinvolle rol spelen in hun team en daarvoor gewaardeerd worden. Een compliment van het afdelingsmanagement stimuleert meer dan prestatiebeloningen ten koste van “teamspirit”. De financiële beloning ontstaat vanzelf als het team de bedrijfsactiviteiten effectief weet te organiseren. |
Het afdelingsmanagement en medewerkers willen begrijpen wat de voordelen van het toepassen van de bedrijfsjuridische functie en vervolgens de bedrijfsvoering zijn. Wat zijn de veranderingen, hoe ondersteunt de bedrijfsleiding het veranderingsproces en wat is de beoogde snelheid, en wat zijn de gevolgen van de veranderingen op het organiseren van de afdeling voor de positie van de medewerkers zelf. Op afdelingsniveau zijn intrinsiek gemotiveerde medewerkers nodig die de rol van Bedrijfsprocescoördinator kunnen/ willen vertolken.
Samenhang met andere bewustwordings- en trainingsprogramma’s
Duthler Associates en First Lawyers maken smart contracting beschikbaar in het bedrijfsspecifieke informatie ecosysteem op het MYOBI Vertrouwensnetwerk. De belangrijkste redenen zijn:
- Aan (potentiële) partners zekerheid over betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens van het bedrijf aanbieden. Wij geven dat ook wel aan met de reputatie van het bedrijf managen;
- Zekerheid verkrijgen over de betrouwbaarheid van entiteiten en hun wettelijk vertegenwoordigers, alsmede overzicht en inzicht in de interne organisatie van (potentiële) partners waarmee afspraken gemaakt worden en zijn;
- MYOBI heeft in samenwerking met Duthler Academy gezorgd dat de gebruikers van het vertrouwensnetwerk beschikken over een effectieve bewustwordings- en trainingslogistiek voor medewerkers en management waarop de volgende programma’s beschikbaar zijn:
- Het bewustwordings- en trainingsprogramma Vertrouwensnetwerk en verantwoorden; en
- Het bewustwordings- en trainingsprogramma Gegevensbescherming en informatieveiligheid;
- Gebruik kunnen maken van het bewustwordings- en trainingsprogramma Kennis- en verandermanagement ten behoeve van het bewustwordings- en trainingsprogramma Bedrijfsjuridische functie.
De samenhang tussen de programma’s maakt het mogelijk effectief medewerkers- en management te trainen waardoor een voorwaarde voor het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische functie wordt vervuld.
Programma-opzet
De programma-opzet volgt de implementatie van een bedrijfsjuridische functie. De uitgangspunten zijn:
- Eerst organiseren van het bedrijfsspecifieke informatie ecosysteem: inzichtelijk maken van entiteiten en bedrijfsonderdelen, gebruikersaccounts aanmaken en rollen koppelen, en de medewerkers en management bewustmaken en trainen op het vlak van:
- vertrouwensnetwerk, toepassen bedrijfsspecifiek informatie ecosysteem en organiseren van verantwoordingsverplichting;
- gegevensbescherming en informatieveiligheid; en
- desgewenst kennis- en verandermanagement.
- Vervolgens organiseren van de bedrijfsjuridische functie. De uitgangpunten zijn:
- Inventariseren van bedrijfsactiviteiten, ervaringen en vanuit bestaande modellen ontwerpen van draaiboeken en contractbibliotheken;
- Inrichten van de formele en functionele organisatie van de bedrijfsjuridische functie;
- Samenstellen van prototypen (organisatie, draaiboeken, contractbibliotheken en IT-ondersteuning) die door het betreffende management en medewerkers getest wordt. Op basis van de bevindingen aanpassingen in de prototypen aanbrengen;
- Formuleren van de impact op het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten;
- Stap voor stap per bedrijfsactiviteit de bedrijfsjuridische functie operationeel maken; en
- Beheren, compliance en governance.
Duthler Associates en First Lawyers bieden – op basis van open inschrijving – een trainingen aan. Deze training is geschikt om bedrijfsspecifiek op locatie (incompany) te geven en op te nemen in de bedrijfsspecifieke leeromgeving.
