Het kan een bedrijf aan professionele capaciteit ontbreken of het is een bewuste keuze professionals in te zetten voor specifieke werkzaamheden. Voor de bedrijfsleiding zijn het aandachtspunten bij het uitwerken van de businesscase: er is voldoende capaciteit nodig voor de continuïteit van de bedrijfsvoering.

Duthler Associates en First Lawyers leveren professionals op afroep of professionals die bepaalde rollen vervullen. De professionals zijn snel productief omdat zij dezelfde bewustwordings- en trainingsprogramma’s hebben gevolgd als de medewerkers van het bedrijf.

Het kunnen beschikken over het juiste kennisniveau en ervaring zijn noodzakelijke maar niet voldoende voorwaarden effectief te functioneren in een organisatie. Hiervoor is ook nodig dat de professional past binnen het team en de werkzaamheden met behulp van betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens, contractbibliotheken met contracttypen en draaiboeken en praktische IT-systemen kan uitvoeren. Desgevraagd voorzien MYOBI en haar partners in deze randvoorwaarden die het mogelijk maken de bedrijfsactiviteiten van een bedrijf effectiever te organiseren.

Wij behandelen kort een aantal voorbeelden van professionele ondersteuning.

Organiseren van het informatie ecosysteem

De wettelijk vertegenwoordiger delegeert het managen van het informatie ecosysteem (na het registratieproces) aan de reputatiemanager. Met behulp van het informatie ecosysteem beheert de reputatiemanager de eigen bedrijfs- en persoonsgegevens en de toegang tot de bedrijfs- en persoonsgegevens van partners. Voor elke eigen bedrijfsentiteit beheert de reputatiemanager de functionele organisatie en legt verbanden met het effectief organiseren van de bedrijfsactiviteiten met bedrijfsprocessen en ondersteunende IT.

Relevante wetgeving kan de aanleiding zijn voor het beheren van een actueel informatie ecosysteem omdat er sprake moet zijn van “ken uw partner”. De aanleiding kan ook bedrijfsmatig van aard zijn. De bedrijfsleiding wenst de bedrijfsgeheimen te beschermen en als eerste stap is het kennen van haar partners van belang.

Behoefte aan professionele ondersteuning ontstaat vooral als een bedrijf bestaat uit vele entiteiten (holdings, werkmaatschappijen en / of samenwerkingsverbanden). De professional haalt een deel van de gewenste bedrijfsgegevens uit authentieke bronnen (bijvoorbeeld de Kamers van Koophandel of Company House), en een ander deel ontstaat door op het vertrouwensnetwerk verwerkers-, gegevensuitwisselings- of regieovereenkomsten aan te gaan. Jaarlijks vraagt MYOBI-uittreksels bedrijfsgegevens bij authentieke bronnen op en vergelijkt deze met de bedrijfsgegevens op het vertrouwensnetwerk en jaarlijks voldoet de bedrijfsleiding aan de TTP-policy, in het bijzonder de TTP Gedragscode AVG. Het door de bedrijfsleiding voldoen aan de (wettelijke) verantwoordingsplicht heeft ook betrekking op de vertrouwelijkheid en betrouwbaarheid van de bedrijfs- en persoonsgegevens. De reputatie manager zorgt ervoor dat de bedrijfs- en persoonsgegevens uit het informatie ecosysteem gespiegeld worden met de bedrijfs- en persoonsgegevens in de bedrijfssystemen (de vaste gegevens). Bij internationale handel is het kunnen beschikken over een informatie ecosysteem niet weg te denken.

Een bedrijf kan – om moverende redenen – besluiten het beheren van de bedrijfs- en persoonsgegevens van het informatie ecosysteem hybride te organiseren. Het monitoren van dagelijkse mutaties uit overeenkomsten en het beheer van partners voert een medewerker van het secretariaat uit en managementtaken voert een externe medewerker van Duthler Associates uit.

Ondersteuning bedrijfsjuridische functie

Een bedrijfsprocescoördinator kan vanuit het informatie ecosysteem met behulp van de knop ‘juridische ondersteuning’ aan de juridische coördinator van Duthler Associates of First Lawyers een verzoek doen om een professional in te zetten die vervolgens een rol krijgt in een proces. De juridische ondersteuning kan bestaan uit:

• beoordelen van bestaande bedrijfsjuridische functie;
• vanuit de contractportfolio een bedrijfsspecifieke contractbibliotheek samenstellen;
• beantwoorden van specifieke vraagstukken of geven van een juridische risico-inschatting over een af te sluiten overeenkomst;
• vervullen van een rol voor bepaalde bedrijfsactiviteiten. Bijvoorbeeld het vervullen van de rol van Bedrijfsprocescoördinator personeelszaken;
• verzorgen van kennisoverdracht en trainingen;
• vertegenwoordiging bij escalatie nakomen van contractuele verplichtingen; en/of
• uitvoeren van legal audits.

Bezoek ook de websites van Duthler Associates en First Lawyers met nadere informatie over professionele ondersteuning.

Compliance ondersteuning

Een bedrijfsprocescoördinator kan met behulp van de knop ‘compliance ondersteuning’ een verzoek doen om een professional die vervolgens aan een rol in het proces wordt toegevoegd. De compliance ondersteuning kan bestaan uit:

• het beoordelen van de organisatie van de verantwoording voor de compliance met wettelijke en contractuele verplichtingen voor gegevensbescherming of andere beheersgebieden;
• het samenstellen van een – integrale – compliance-aanpak en implementatie;
• het uitvoeren van compliance onderzoeken waaronder gegevensbescherming en informatieveiligheid (DPIA’s); en of
• het uitvoeren van plausibiliteitstoets op de Accountability Seal als onderdeel van gebruikmaken van het vertrouwensnetwerk. Zie: ‘Verantwoordingsplicht en verantwoorden’ en Waarom is de Accountability Seal belangrijk?

Bezoek ook de websites van Duthler Associates met nadere informatie over professionele ondersteuning.