Een bedrijf organiseert haar bedrijfsactiviteiten effectief met bedrijfsprocessen, waarin passende beheersmaatregelen “by design” zijn opgenomen, en door gestandaardiseerde en betrouwbare gegevens, goed getrainde medewerkers en samenhangende IT-systemen gefaciliteerd wordt. Wij zouden kunnen zeggen dat goed getrainde medewerkers één van de kritische succesfactoren is om bedrijfsactiviteiten effectief te organiseren. 

MYOBI onderkent deze afhankelijkheid van kennismanagement en heeft, in samenwerking met Duthler Academy, een bedrijfsspecifieke leeromgeving voor bewustwordings- en trainingsprogramma’s ontwikkeld. Hiermee kan een bedrijf op een gestructureerde en effectieve wijze kennis- en verandermanagement organiseren voor bijvoorbeeld het toepassen van het vertrouwensnetwerk en verantwoorden, of organiseren van de bedrijfsjuridische functie.

Wat is de noodzaak an kennis- en verandermanagement?

De noodzaak van kennis- en verandermanagement voor het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten ligt voor de hand. In teamverband moeten medewerkers begrijpen wat hun rol is in bedrijfsprocessen en waarom. Het hanteren van een gemeenschappelijke “taal” voor het ontwikkelen, beheren en doorgeven van kennis is een belangrijke voorwaarde voor het effectief organiseren van kennismanagement.

Bedrijfsactiviteiten zijn aan veranderingen onderhevig en in bedrijfsprocessen vinden innovaties plaats. De veranderingen kunnen een impact hebben op de taken van de rollen van medewerkers. De bedrijfsleiding inventariseert en interpreteert relevante externe en interne ontwikkelingen en initieert noodzakelijke veranderingen met behulp van kennis- en verandermanagement. Het initiëren van veranderingen pakt de bedrijfsorganisatie op als het voor het management en de medewerkers duidelijk is waarom de verandering nodig is voor de continuïteit van de bedrijfsvoering, voor het uitvoeren van werkzaamheden van de afdeling gericht op het organiseren van één of meer bedrijfsactiviteiten, en voor het versterken van de individuele positie van de medewerker. Het opbouwen van verandercapaciteit vraagt om een stapsgewijze veranderstrategie die door een doortastende en empathische manager/ professional geleid wordt.

Het ADKAR-model ondersteunt het ontwikkelen van verandercapaciteit

Wij maken gebruik van het ADKAR-model voor het stapsgewijs ontwikkelen van voldoende verandercapaciteit.

De bedrijfsleiding presenteert externe en interne ontwikkelingen die een impact hebben op de bedrijfsvoering, in het bijzonder de bedrijfsactiviteiten waarvoor het team van medewerkers verantwoordelijk is. Een ervaren medewerker van het team legt aan de medewerkers de impact uit en hoe de gevolgen opgevangen kunnen worden. Het management formuleert een aanpak. Er is sprake van het ontwikkelen van bewustwording bij medewerkers waarom de veranderingen noodzakelijk zijn, wat de vraag is aan het team en hoe de leiding en het management de gevraagde inspanningen ondersteunen.

Bewustwording, verlangen, kennis, vaardigheden en fasering van verandering

Het bewustwordingsproces leidt – al dan niet – tot het verlangen bij medewerkers de verandering tot stand te brengen. Het verlangen zal eerst ontstaan bij veranderingsvaardige medewerkers en vervolgens doorsijpelen in het team. Het komt maar zelden voor dat alle medewerkers het verlangen ontwikkelen voor het doorvoeren van de veranderingen. Dat hoeft ook niet als de sleutelfiguren het verlangen maar hebben. 

Het verlangen bij medewerkers de veranderingen door te voeren in de organisatie van bedrijfsactiviteiten leidt tot een vraag naar kennis, vaardigheden en faseringen van de veranderingen. Het team moet het vertrouwen opbouwen de verandering succesvol door te voeren. De verandercapaciteit bouwt het team stap voor stap op. Het team kiest het moment waarom de verandering plaatsvindt. Het helpt het team de verandercapaciteit op te bouwen door te werken met een prototypes van de beoogde organisatie van bedrijfsactiviteiten.

Na het doorvoeren van de veranderingen sondeert het management de wijzigingen in de organisatie van de bedrijfsactiviteiten inclusief het kennismanagement.

De verandercyclus van het veranderproces of -project sluit aan bij de kennismanagement cyclus. Met gezond verstand van het management, kennis van met name ervaren medewerkers en enige coördinatie, en effectieve tooling van de bedrijfsleiding kan verandermanagement effectief georganiseerd worden. Voorwaarde is wel dat er kennis is op het vlak van het organiseren van verandermanagement. Hiervoor biedt Duthler Academy een bewustwordings- en bewustwordingsprogramma en kan op afroep een beroep worden gedaan op professionals van Duthler Associates. 

Hoe kunnen bedrijfsgeheimen worden beschermd?

Bedrijfsgeheimen zijn al snel een onderwerp bij het toepassen van kennis- en verandermanagement. Het naar buiten vloeien van bedrijfsgeheimen gaat ongemerkt omdat de informatie nodig is voor innovatie, de informatie nodig is voor het overtuigen van het management en medewerkers veranderingen door te voeren en medewerkers de bedrijfsorganisatie verlaten. Het belang van het beschermen van de bedrijfsgeheimen voor de continuïteit van de bedrijfsvoering is evident, maar hoe bescherm je bedrijfsgeheimen? De bedrijfsleiding zou de volgende praktische maatregelen kunnen treffen:

• Met interne en externe medewerkers afspraken maken over het delen en gebruiken van gegevens. De afspraken liggen vast in arbeidsreglementen en ZZP-overeenkomsten en periodiek vindt contractmanagement plaats;
• Met leveranciers afspraken maken over het delen en gebruiken van gegevens. Afspraken liggen vast in geheimhoudingsovereenkomsten en periodiek vindt contractmanagement plaats;
• Medewerkers en management volgen bewustwordings- en trainingsprogramma’s gericht op het gebruiken en verwerken van persoons- en bedrijfsgegevens;
• Het toepassen van een effectieve en fijnmazige logistiek van het delen van kennis; en
• Bewust managen van de beoogde veranderingen in de organisatie van de bedrijfsactiviteiten.

Uiteindelijk bepaalt het afdelingsteam in hoeverre en met welke snelheid veranderingen in het organiseren van bedrijfsactiviteiten plaatsvinden.

Wat zijn de waardeproposities?

De bedrijven die gebruikmaken van het vertrouwensnetwerk krijgen de beschikking over een bedrijfsspecifieke leeromgeving en een verzameling van bewustwordings- en trainingsprogramma’s gericht op het effectiever organiseren van bedrijfsactiviteiten. MYOBI en professionele leveranciers van toepassingen leveren een verzameling van generieke bewustwordings- en trainingsprogramma’s. De bedrijfsleiding kan besluiten de bedrijfsspecifieke leeromgeving voor het kennis- en verandermanagement van de eigen bedrijfsvoering te gebruiken.

Wij kunnen voor een bedrijf de volgende waardeproposities onderkennen:

• Effectieve organisatie van kennis- en verandermanagement gericht op het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten met behulp van een bedrijfsspecifieke leeromgeving, gerichte logistiek op afdelingen en medewerkers, en meetbare resultaten;
• Een bedrijf kan gebruik maken van een scala aan bewustwordings- en trainingsprogramma’s gericht op het beschermen van bedrijfs- en persoonsgegevens, organiseren van informatieveiligheid, organiseren van kennis- en verandermanagent, en organiseren van de bedrijfsjuridische functie. Met behulp van deze programma’s ontstaat een gemeenschappelijke kennisbasis voor een effectieve organisatie;
• Het is mogelijk met een aanvullende licentie dat een bedrijf of een groep van bedrijven haar of hun eigen kennis- en verandermanagement met de bedrijfsspecifieke leeromgeving organiseert;
• Het organiseren van de kennisopbouw vindt plaats op basis van meetbare uitgangspunten: overdragen van kennis, geven van inzichten en toetsen van de kennis en inzichten bij medewerkers;
• Met behulp van de bewustwordings- en kennisprogramma’s organiseert een bedrijf stap voor stap de opbouw van kennis voor specifieke bedrijfsactiviteiten. Hiermee bouwt het bedrijf aan een gemeenschappelijke kennispositie (noem het een “taal’) voor het ontwikkelen van een gewenste verandercapaciteit bij medewerkers en management; en
• De kosten van de bedrijfsspecifieke leeromgeving zijn laag en deels opgenomen in de licentie van het vertrouwensnetwerk.

De kwalitatieve omschrijving van de waardeproposities vinden wij bij vrijwel alle bedrijfsorganisaties terug. Het kwantificeren van de waardeproposities is voor elke organisatie anders. Wij kunnen in het algemeen zeggen dat organisaties met een lage verandercapaciteit een hoge gekwantificeerde waardepropositie bezitten.