Een gebruiker van het vertrouwensnetwerk activeert het registratieproces voor een zakenpartner. De argumenten van de zakenpartner hebben wij uitgewerkt in ’waarom participeren?’ Wij leggen de processtappen hieronder uit:

Stap 1: Een gebruiker, veelal de Bedrijfsprocescoördinator, nodigt via het informatie ecosysteem een zakenpartner uit. Dit doet de gebruiker door de knop ‘NIEUW BEDRIJF’. Er verschijnt een invulformulier en de Bedrijfsprocescoördinator vult dit formulier in. Vervolgens wordt het formulier naar de servicedesk verstuurd. Het is verstandig om de volgende voorbereidingen te treffen:

• Het is verstandig uw zakenpartner te informeren over uw verzoek om ook gebruiker te worden van het vertrouwensnetwerk. Hiervoor hebben wij communicatiemateriaal samengesteld om uw zakenpartner te informeren over de reden en te zetten stappen van uw verzoek. Zie: Succesvol zakenpartners aansluiten op uw informatie ecosysteem; en
• Het kan voorkomen dat uw zakenpartner een verzoek om gebruiker te worden van het vertrouwensnetwerk afwijst. De servicedeskmedewerker neemt dan contact op met de contactpersoon van uw zakenpartner en inventariseert de situatie. Vervolgens informeert en rapporteert de servicedeskmedewerker u over de uitkomsten van het gesprek.

Stap 2: De servicedesk onderzoekt, ongeacht of het verzoek wordt geaccepteerd of afgewezen, de entiteiten en de vertegenwoordigingsbevoegden van uw zakenpartner. Hiervoor maakt de servicedeskmedewerker gebruik van authentieke bronnen (bijvoorbeeld de Kamers van Koophandel), het vertrouwensnetwerk en vrij toegankelijke bronnen. MYOBI kan:

• Het verzoek afwijzen. De servicedeskmedewerker neemt contact op met de contactpersoon van uw zakenpartner en bespreekt de resultaten van het onderzoek. Vervolgens informeert de servicedeskmedewerker de gebruiker, veelal de Bedrijfsprocescoördinator; of
• Het verzoek accepteren. MYOBI genereert voor uw zakenpartner een informatie ecosysteem en een bedrijfsspecifieke leeromgeving met een aantal bewustwordingsprogramma’s.

Stap 3: De servicedeskmedewerker vraagt aan de vertegenwoordigingsbevoegde van uw zakenpartner de TTP-policy te accepteren waarna de vertegenwoordigingsbevoegde de rol van Bedrijfsbeheerder ontvangt. De vertegenwoordigingsbevoegde delegeert taken aan medewerkers door ze aan rollen te koppelen.

Stap 4: Het is verstandig dat de betrokken medewerkers van uw zakenpartner de bewustwordingstrainingen volgen omdat hiermee begrip en kennis ontstaat over het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische functie, in het bijzonder het proces van contracteren.

Stap 5: Door het accepteren van de TTP-policy maakt uw zakenpartner kosteloos, maar niet vrijblijvend, kennis met het vertrouwensnetwerk inclusief de toepassing smart contracting tot drie afgesloten overeenkomsten. Na het afsluiten van meer dan drie overeenkomsten brengt MYOBI licentiekosten in rekening. Dit geeft de compliance-afdeling van MYOBI aanleiding om met het management contact op te nemen om de verantwoording voor het organiseren van compliance met wettelijke en contractuele verplichtingen rond privacy en informatieveiligheid te bespreken. MYOBI biedt een effectieve aanpak op basis van de TTP Gedragscode AVG, algemeen geaccepteerde volwassenheidsniveaus en een toegankelijke verantwoording op de website van MYOBI die op basis van een plausibiliteitstoets wordt bevestigd. Zie: Waarom is de Accountability Seal belangrijk?

De servicedeskmedewerker ondersteunt ‘de reis’ van de gebruiker op het vertrouwensnetwerk. De servicedeskmedewerkers zijn toegewijd om ervoor te zorgen dat u uw doel bereikt.