Een gebruiker van het vertrouwensnetwerk bouwt zorgvuldig aan het informatie ecosysteem met partners (bijvoorbeeld klanten, medewerkers en leveranciers). Het informatie ecosysteem is voor een bedrijf waardevol omdat:

• de investeringen in de relatie met zijn partners leiden tot resultaten. Partners zijn veelal bereid nieuwe zaken te doen. Ook zijn partners bereid onder regie bedrijfs- en persoonsgegevens toegankelijk te maken waardoor bedrijfsactiviteiten (bijvoorbeeld verkoop, personeelsmanagement en inkopen) effectiever georganiseerd kunnen worden;
• het functioneert als een ‘vertrouwd’ verkoopkanaal naar bestaande klanten. Het bedrijf koestert deze klanten, in het bijzonder de contactpersonen. Veelal ervaren deze klanten het niet als storend als het bedrijf hen informeert over nieuwe producten en diensten, kortingen aanbiedt, en of product- en dienstbeschrijvingen bespreekt. Bij het aangaan van een transactie met een bestaande klant zijn de verkoopkosten en operationele inspanningen aanmerkelijk lager dan bij het aangaan van een transactie met een nieuwe klant;
• het functioneert als een ‘vertrouwd’ kanaal naar medewerkers, invalkrachten, ZZP’ers en vrijwilligers. Het bedrijf koestert de vertrouwensrelaties met deze medewerkers. Er kan snel een beroep op worden gedaan als het nodig is. Het loont deze medewerkers te trainen en te betrekken bij het bedrijf; en
• het functioneert als een ‘vertrouwd’ inkoopkanaal naar bestaande leveranciers die passende producten en diensten leveren. Het bedrijf koestert deze leveranciers, in het bijzonder de contactpersonen die moeten aanvoelen wat het bedrijf wenst. Het loont de leveranciers bewustwordingstrainingen aan te bieden met als doel de dienstverlening optimaal op de bedrijfsprocessen aan te laten sluiten.

Voor het opbouwen van het informatie ecosysteem is het nodig dat partners er zelf ook gebruik van maken. Mogelijke barrières neemt MYOBI weg door:

• voor de eerste drie afgesloten contracten geen kosten in rekening te brengen wanneer een gebruiker een zakenpartner uitnodigt; en
• haar servicedesk open te stellen voor alle personen en bedrijven die de TTP-policy wensen te accepteren of hebben geaccepteerd.

Faciliteren van mijn partner

MYOBI geeft speciale aandacht aan het faciliteren van gebruikers bij het registreren van hun partners. Een stappenplan met voorbeelden:

1. Bepaal aan de hand van debiteuren- en crediteurenlijsten welke relaties u wenst op te nemen in uw informatie ecosysteem: Debiteuren- en crediteurenlijsten hebben de neiging uit te dijen. Slechts een klein deel van de lijsten heeft betrekking op actieve partners. Het bedrijf onderhoudt veelal slechts van de actieve partners de bedrijfs- en persoonsgegevens. De gebruikers onderhouden op het vertrouwensnetwerk zelf hun bedrijfs- en persoonsgegevens en zij geven hun partners onder regie toegang tot hun bedrijfs- en persoonsgegevens. Hierdoor ontstaan in de informatie ecosystemen van de gebruikers ‘vertrouwde’ kanalen. Vanuit deze gedachte en de wetenschap dat er sprake is geweest van een (formele) relatie bepaalt een gebruiker met welke ‘vertrouwde’ zakenpartner een relatie op het vertrouwensnetwerk wordt aangegaan;
2. Per e-mail informeert u uw relatie dat u MYOBI vraagt het registratieproces te starten. Zie: Voorbeelden van e-mails. Het succes van een (snelle) registratie is dat u de contractpersoon van uw zakenpartner op de hoogte stelt van het doel en de toegevoegde waarde voor u en uw zakenpartner. Bovendien wenst uw contactpersoon dat het registreren goed, snel en voorspelbaar plaatsvindt. Wij hebben een aantal voorbeeld e-mails opgesteld die u als voorbeeld kunt gebruiken voor het informeren van uw partners;
3. Nodig vanuit uw informatie ecosysteem uw partner uit en volg de status: In het informatie ecosysteem geeft een Bedrijfsprocescoördinator de servicedesk van MYOBI opdracht een partner te registreren op het vertrouwensnetwerk. De Bedrijfsprocescoördinator krijgt de beschikking over een overzicht met de status van registratie van de uitgenodigde partner.
4. Bespreek met de servicedesk desgewenst de status van de uitnodigingen: Het komt voor dat ondanks zorgvuldige voorbereiding partners geen behoefte hebben bedrijfs- en persoonsgegevens onder regie te delen. De Bedrijfsprocescoördinator en of de servicedeskmedewerker voelen de noodzaak overleg te plegen over wat nodig is het registratieproces verder te helpen; en
5. Ga met uw zakenpartner een overeenkomst aan: Er zijn vele argumenten voor het gecontroleerd en onderling openstellen van bedrijfs- en persoonsgegevens met partners. Voor elke situatie kunnen afspraken nodig zijn. Om bijvoorbeeld een beroep te kunnen doen op de bescherming van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen (Wbb) is het nodig dat partners een specifieke overeenkomst hebben gesloten. De Contract Board heeft in de contractportfolio hiermee rekening gehouden. Bedrijven die een bedrijfsspecifieke contractbibliotheek beheren besteden ook aandacht aan deze type overeenkomsten.

Als een partner gebruiker van het vertrouwensnetwerk is geworden, kunnen partijen afspraken gaan maken over het over en weer openstellen van bedrijfs- en persoonsgegevens.