De afdelingen verkoop, personeelszaken en inkoop hebben overeenkomsten met respectievelijk klanten, medewerkers en leveranciers gesloten. Afhankelijk van de aard van de producten en diensten kunnen langdurige contractrelaties ontstaan. Het contractmanagement valt veelal onder verantwoordelijkheid van het afdelingsmanagement.

Contractmanagement gaat over het ongestoord kunnen uitoefenen van rechten en het tijdig voldoen aan verplichtingen. Hierbij hoort het inschatten van de risico’s van het niet of onvolledig kunnen uitoefenen van rechten en het beschermen van de beoogde toegevoegde waarde (wat zijn de kosten en opbrengsten van het kunnen uitoefenen van de rechten).

Het contractmanagement richt zich op de volgende aandachtsgebieden:

1. Inzicht in de bedrijfsvoering en interne beheersing van de partner (partnermanagement);
2. Passende contractbibliotheek; en
3. Realiseren van de beoogde toegevoegde waarde van afgesloten overeenkomsten.

Uitgaande van de beleidskaders van de bedrijfsleiding, de instructies voor contracteren en managen van verplichtingen en uitoefenen van rechten hiervan in draaiboeken, de dienstverlening van de servicedesk, de trainingen en de professionele ondersteuning op afroep geeft het afdelingsmanagement invulling aan de (lokale) bedrijfsjuridische functie.

Het afdelingsmanagement integreert de (lokale) bedrijfsjuridische functie in de organisatie van de bedrijfsactiviteiten. Voor elk bedrijf en elke afdeling is de organisatie van de bedrijfsactiviteiten met kennis bij medewerkers en van professionals, processen en IT anders en onderhevig aan externe factoren zoals veranderingen van de bedrijfsactiviteiten, wetgeving en middelen waarmee de bedrijfsprocessen effectief georganiseerd kunnen worden. Wij bespreken een aantal aandachtsgebieden bij het organiseren van de bedrijfsactiviteiten.

Partnermanagement

Partnermanagement is een noodzakelijke randvoorwaarde voor succesvol contractmanagement. Een zakelijke gebruiker presenteert zich aan de partners met bedrijfs- en persoonsgegevens. Deze gegevens moeten blijvend betrouwbaar zijn. In de TTP-policy zijn afspraken gemaakt over het borgen van en verantwoorden over de betrouwbaarheid van de gegevens en het informeren over de uitkomst hiervan naar de partners in het netwerk. Op deze wijze managet het bedrijf zijn reputatie door zich te presenteren met betrouwbare gegevens en te voldoen aan de verantwoordingsplicht.

Een zakelijke gebruiker die zijn reputatie serieus neemt, verwacht dat ook van zijn (potentiële) partners. De reden hiervoor is evident: veelal kost het uitoefenen van rechten bij een onbetrouwbare relatie veel tijd en geld. Vooral als er discussies zijn over de aard en omvang van de te leveren producten en diensten zal de verwachte toegevoegde waarde nihil zijn of zelfs negatief. 

Passende contractbibliotheek

De samenstelling van entiteiten en samenwerkingsverbanden kunnen snel wisselen. Met deze wisselingen verdwijnen oude en ontstaan nieuwe bedrijfsactiviteiten. Wijzigingen in bedrijfsactiviteiten ontstaan ook als de bedrijfsleiding beslist dat er bestaande bedrijfsactiviteiten worden afgestoten en nieuwe ontstaan. De middelen (kennis bij medewerkers en professionals, samenwerkingsverbanden, bedrijfsprocessen, IT-systemen) waarmee bedrijfsactiviteiten georganiseerd worden, maken ook ontwikkelingen door. Al deze veranderingen hebben een impact op de te gebruiken en gebruikte overeenkomsten. Voor het doorvoeren van noodzakelijke wijzigingen biedt de contractportfolio en de -bibliotheek mogelijkheden goed, snel en efficiënt de bedrijfsjuridische functie voor contracteren en contractmanagement te organiseren.

Niet alleen voor de bedrijfsactiviteiten relevante wet- en regelgeving of de uitleg daarvan kan wijzigen maar ook het toepassen van maatregelen voor het organiseren van de bedrijfsactiviteiten is aan wijzigen onderhevig. Deze (externe) veranderingen hebben een impact op de contracten in de contractportfolio en contractbibliotheek van een bedrijf. De professionals van de Contract Board volgen ontwikkelingen op het vlak van wet- en regelgeving op de voet en schatten de impact in op de contractportfolio. Voor bedrijven die gebruik maken van een bedrijfsspecifieke contractbibliotheek schatten de professionals van Duthler Associates en of First Lawyers, in samenspraak met de professionals van de Contract Board, in welke wijzigingen nodig voor de contracten van de contractbibliotheek.

Wat zijn de werkzaamheden van de Contract Board?

De Contract Board volgt de ontwikkelingen in het recht en gaat na wat de impact is op de legal frameworks en de contracten van de contractportfolio’s. Noodzakelijke wijzigingen brengen de professionals van de Contract Board aan in de contracten en de Contract Board plant op wettelijke verandermomenten het wijzigingen in de contracten. Hierbij houdt de Contract Board rekening met:

• de historie van alle gegevens in contracten in contractportfolio’s;
• het mechanisme van ‘impacted contract’. Dit mechanisme zorgt ervoor dat alle overeenkomsten in processen en afgesloten overeenkomsten geïdentificeerd kunnen worden. De juridische bedrijfsbeheerder heeft een overzicht en kan passende maatregelen nemen op wijzigingen;
• de samenhang tussen generieke bedrijfsactiviteiten (governance, verkopen, personeelszaken en inkopen) dat moet leiden tot het effectief kunnen organiseren van de bedrijfsactiviteiten;
• het koppelen van de contractportfolio op bedrijfsspecifieke contractbibliotheken; en
• het informeren van relevante medewerkers. Voor sommige wijzigingen is een webinar voldoende en anders zijn er trainingen nodig om medewerkers te voorzien van de kennis om adequaat en effectief het bedrijfsproces te organiseren.

De Contract Board informeert de juridische bedrijfsbeheerder over wijzigingen in de contractportfolio. Het management informeert de Bedrijfsbeheerder over wijzigingen in de bedrijfsactiviteiten en of de organisatie daarvan. In overleg met professionals van Duthler Associates of First Lawyers bepaalt de juridische bedrijfsbeheerder de impact van de wettelijke en organisatorische wijzigingen op de contracten van de bedrijfsspecifieke contractbibliotheek. De wijzigingen kunnen aanleiding zijn voor aanpassingen. Een opsomming van mogelijke acties:

• Contracten in de contractbibliotheek past het bedrijf aan en implementeert de contracten op een bepaald moment in de bedrijfsvoering. De historie van alle gegevens in contracten in de contractbibliotheek blijven beschikbaar en de betrokken medewerker leidt het management met behulp van de bedrijfsspecifieke leeromgeving op;
• De juridische bedrijfsbeheerder, in samenwerking met het management, bepaalt met behulp van het mechanisme van ‘impacted contract’ voor alle overeenkomsten in processen en gedeponeerde overeenkomsten welke aanpassingen in de afspraken nodig zijn. Er kunnen aanvullende afspraken nodig zijn of overeenkomsten worden overgesloten. Voor elk van de varianten zet de bedrijfsleiding smart contracting in;
• Leveranciers veranderen hun dienstenpallet permanent en dat kan gevolgen hebben voor het leveren van producten en diensten van het bedrijf zelf. Wijzigingen van overeenkomsten door leveranciers hebben dan ook gevolgen voor wijzigingen in de verkoopovereenkomsten. Veelal leiden wijzigen in het dienstenpakket van de leverancier tot betere dienstenverlening aan de klanten;
• Veranderingen in de producten en het dienstenpakket van een leverancier kan producten en diensten van andere leveranciers overbodig maken. Het bedrijf staat voor het vraagstuk de operationele kosten en het aantal leveranciers terug te dringen;
• De contractbibliotheek is aan veranderingen onderhevig. Veranderende wet- en regelgeving kan tot vervelende compliance verplichtingen leiden en veranderingen bij strategische leveranciers kunnen leiden tot het beter bedienen van klanten of het verlagen van operationele kosten.

Wat zijn ‘impacted contracts’?

Wat zijn de gevolgen van veranderende wet- en regelgeving of wat zijn de gevolgen van veranderingen in contractafspraken? Met behulp van de functionaliteit ‘impacted contracts’ ontstaat een beeld van welke overeenkomsten in processen en overeenkomsten die zijn gesloten door veranderingen in wetgeving of contracten worden geraakt. Hiermee kan de juridische beheerder beslissen welke passende maatregelen getroffen moeten worden om de juridische positie van het bedrijf veilig te stellen.

Resultaten beoogde toegevoegde waarde

De Bedrijfsprocescoördinator kan van een externe professional expertise in roepen. Dit kan in het smart contracting proces gewenst en nodig zijn. Deze functionaliteit is ook beschikbaar voor de processen van contractmanagement.

De partners waarmee de overeenkomsten zijn gesloten, vindt de zakelijke gebruiker in het informatie ecosysteem. Elke partner komt de verantwoordingsverplichting na voor het organiseren van compliance met wettelijke en contractuele verplichtingen, in het bijzonder de TTP-policy en legt het volwassenheidsniveau vast in het Accountability Seal Register.

Voordat de Bedrijfsprocescoördinator het afgesloten contract onder de verantwoordelijkheid plaatst van de contractmanager geeft de coördinator aan wat de periodieke beoogde toegevoegde waarde moet zijn, wanneer er verantwoordingsmomenten zijn en waaruit de verantwoording bestaat. De contractmanager verantwoordt zich over de realisatie van deze beoogde toegevoegde waarde aan het management en de bedrijfsleiding.

Het contractmanagement reageert op de aangegeven toegevoegde waarde zoals deze door de contractmanager is opgesteld waarna het contract ongewijzigd wordt voortgezet of dat een gesprek met de partner nodig is voor bijsturing.

Wat is ‘legal spend’?

De tijdsbesteding van interne medewerkers en de kosten voor het managen van het contract legt de contractmanager vast. De kosten en tijdbesteding van externe medewerkers zijn gekoppeld aan het smart contracting en contractmanagement proces.

Het overzicht van bestede tijd en kosten moet opwegen tegen de (beoogde) toegevoegde waarde van het afgesloten contract. De tijd en de kosten voor het afsluiten van het contract neemt het management en de leiding in ogenschouw. Onderdeel vormt de ‘legal spend’ voor contrateren en contractmanagement.

Afgesloten overeenkomsten zonder een contractmanager of waaraan geen kosten en tijd wordt besteed staan bij het management in de belangstelling met de vraag: wint het bedrijf haar rechten voldoende uit?

Ontwikkelen de kosten en opbrengsten van een contract zich in een ongewenste richting dan neemt het afdelingsmanagement contact op met de contractmanager voor overleg. Hierna neemt het management passende maatregelen.