Met het implementeren en toepassen van het vertrouwensnetwerk, smart contracting en smart compliance operationaliseert de bedrijfsleiding niet alleen de bedrijfsjuridische functie maar draagt het ook bij aan het effectief organiseren van de bedrijfsactiviteiten. Ten behoeve van het organiseren van generieke bedrijfsactiviteiten (governance, verkopen, personeelszaken en inkopen) heeft de Contract Board contractportfolio’s met contracttypen en draaiboeken samengesteld, en heeft de Standaardisatie Board veel voorkomende gegevensdefinities uitgewerkt in taxonomieën waardoor het onder regie toegang geven tot en delen van bedrijfs- en persoonsgegevens mogelijk is. Gebruikmaken van bedrijfs-en persoonsgegevens uit authentieke registers en het toepassen van een praktische compliance-aanpak maakt een kwalitatief adequaat vertrouwensnetwerk, waarin de bedrijfsspecifieke informatie ecosystemen zijn opgenomen, mogelijk.
Operationele bedrijfsactiviteiten effectief organiseren
Een bedrijf gebruikt het vertrouwensnetwerk en de toepassingen voor het organiseren van de bedrijfsjuridische functie, het kennis- en verandermanagement en de bedrijfscompliance functie. Centraal in de organisatie zijn de kennis en het management belegd, decentraal de operationele taken. De operationele rol van de Bedrijfsprocescoördinator stuurt het maken van afspraken met partners aan alsmede het uitoefenen van rechten en nakomen van verplichtingen.
Door het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische en compliance functie en door expliciet aandacht te geven aan kennis- en verandermanagement worden operationele bedrijfsactiviteiten effectief georganiseerd met bedrijfsprocessen waarin beheersmaatregelen “by design” zijn opgenomen. De bedrijfsprocessen bestaan uit:
- Bedrijfs- en persoonsgegevens uit onder andere het informatie ecosysteem;
- IT-systemen zoals de toepassingen op MYOBI en achterliggende bedrijfssystemen; en
- Goed getrainde medewerkers die de bedrijfsprocessen sturen.
Interafhankelijkheid van bedrijfsactiviteiten
De bedrijfsactiviteiten zijn – per definitie – onderling verbonden en kennen een interafhankelijkheid. De effectiviteit van de organisatie van de bedrijfsactiviteiten is afhankelijk van de beschikbare bedrijfs- en persoonsgegevens, de IT-systemen die deze gegevens verwerken en het kennisniveau van de medewerkers. Een implementatie-aanpak gericht op het effectiever organiseren van de bedrijfsactiviteiten hangt vooral af van de veranderingsbereidheid van de medewerkers.
Bedrijfsactiviteiten beïnvloeden elkaar. Wij kunnen spreken over een keten of een netwerk van sub-activiteiten. Het meer optimaal organiseren van één bedrijfsactiviteit zal de organisatie van andere bedrijfsactiviteiten beïnvloeden. Veelal zal het afdelingsmanagement, dat verantwoordelijk is voor het organiseren van die andere bedrijfsactiviteiten, zoeken naar een mogelijkheid de organisatie van ook die bedrijfsactiviteiten naar een hogere productiviteitsniveau te brengen. Deze verwachting heeft ons ertoe gebracht scenario’s en handreikingen voor generieke bedrijfsactiviteiten samen te stellen met als doel het management richting te geven hoe met de inzet van een effectieve bedrijfsjuridische en compliance functie de bedrijfsactiviteiten effectiever te organiseren.
Organiseren van generieke bedrijfsactiviteiten
De beschrijvingen van scenario’s en handreikingen zijn voor de bedrijfsleiding, of voor de in de bedrijfsvoering ingevoerde medewerkers, ook een handvat voor het samenstellen van businesscases en stappenplannen voor het implementeren en beheren van een bedrijfsjuridische functie. Een overzicht met aandachtspunten voor het organiseren van generieke bedrijfsactiviteiten:
| Bedrijfs- activiteit | Doelstelling | Organiseren van de bedrijfsactiviteit met bedrijfsprocessen, gegevens, modellen, ondersteunende IT en inzet van medewerkers, bewustwordings- en trainingsprogramma’s en professionele support. |
| Governance | Voldoen aan de verantwoordingsplicht voor het organiseren van compliance met wettelijke, contractuele en beleidsmatige verplichtingen. | – Legal policy framework en contractportfolio/ bibliotheek waarin relevante verplichtingen zijn opgenomen; – Informatie ecosysteem met betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens als basis voor reputatiemanagement; – Integrale compliance-aanpak waarmee de bedrijfsleiding zich op basis van uitkomsten kan uitspreken over verantwoordingen; – Overzicht en inzicht in het benutten van rechten en nakomen van verplichtingen op verschillende managementniveaus; en – Instrument voor sturen en bijsturen (governance). |
| Verkopen | Scope en reikwijdte producten en diensten aansluiten op vraag. Effectief organiseren van verkoopactiviteiten. | – Contractportfolio/ bibliotheek sluit aan op het producten- en dienstenpalet van het bedrijf; – Reputatiemanager zorgt voor blijvende toegang tot betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens van (potentiële) klanten; – Bedrijfsprocescoördinatoren en Tekeningsbevoegde zijn adequaat getraind in het effectief contracteren van klanten. Medewerkers zijn bekend met de processen; – De Bedrijfsprocescoördinator coördineert het onderhandelingsproces van smart contracting in de eigen organisatie én initieert het proces bij de partner; – De BpC draagt de overeenkomst over aan het afdelingsmanagement die het contractmanagement verzorgt; organiseert het nakomen van verplichtingen. |
| Personeelszaken | Aantrekken en behouden van bij de bedrijfscultuur passende medewerkers. Effectief organiseren van de bedrijfsactiviteit personeelszaken. | – Contractportfolio/ bibliotheek (waarin bijvoorbeeld zijn opgenomen diverse arbeidscontracten, personeelsreglement, studieregeling, personeelshandboek en geheimhoudingsovereenkomst) sluit aan bij de verwachtingen van het bedrijf en verwachtingen van de medewerker; – De reputatiemanager zorgt voor blijvende toegang tot betrouwbare persoonsgegevens van (potentiële) medewerker; -De Bedrijfsprocescoördinatoren en tekenenbevoegden zijn adequaat getraind. Medewerkers zijn bekend met het proces; – De Bedrijfsprocescoördinator verzorgt het onderhandelingsproces met de (potentiële) medewerker; – De Bedrijfsprocescoördinator draagt de overeenkomst met bijlagen over aan personeelsadministratie; – het HR management verzorgt het contractmanagement; heeft overzicht in de rechten en verplichtingen en organiseert het nakomen van verplichtingen; |
| Inkopen | Aangekochte producten en diensten staan in dienst van de verkopen. Effectief organiseren van inkoopactiviteiten | – De contractportfolio/ bibliotheek sluit aan op het kunnen verkopen van het producten en diensten door het bedrijf; – De reputatiemanager zorgt voor blijvende toegang tot betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens van (potentiële) leverancier; – De Bedrijfsprocescoördinatoren en Tekeningsbevoegde zijn adequaat getraind in het effectief contracteren met klanten. Medewerkers zijn bewust van de processen; – De Bedrijfsprocescoördinator coördineert het onderhandelingsproces van smart contracting in de eigen organisatie én initieert het proces bij de leverancier; – De Bedrijfsprocescoördinator draagt de overeenkomst over aan het afdelingsmanagement die het contractmanagement verzorgt; organiseert het uitoefenen van rechten. |
De opsomming van generieke bedrijfsactiviteiten in de bovenstaande tabel laat zien dat voor elke activiteit een businesscase bestaat en er tussen de bedrijfsactiviteiten samenhang is. De effectiviteit van inkopen en aantrekken van medewerkers is bepalend voor de slagkracht van de verkopen. Andersom geldt ook. Genereert verkopen te weinig omzet dan kunnen de kosten voor aankopen en medewerkers niet worden gedekt. Het succes van de bedrijfsvoering, en misschien wel de continuïteit van de bedrijfsvoering, is afhankelijk van de kwaliteit en het benutten van de potentie van de bedrijfsjuridische functie.
