Het organiseren van de verkopen van producten en diensten heeft de permanente aandacht van de bedrijfsleiding. Het management stemt permanent de aard van de producten en diensten af op de vraag uit de markt; in het bijzonder de (potentiële) klanten en de doelgroepen. Als de afstemming klopt dan maken bestaande en potentiële klanten graag met het bedrijf afspraken over het leveren van producten en diensten tegen passende vergoedingen. Het formaliseren van de afspraken in contracten geeft partners zekerheid omtrent het kunnen uitoefenen van rechten en het nakomen van verplichtingen.

De bedrijfsactiviteit verkopen kunnen wij operationeel en praktisch invullen met de volgende eigenschappen:

Aard van producten en diensten: Verkopen hebben betrekking op producten, diensten of een combinatie daarvan. De verkoop van producten heeft het karakter van een resultaats- en diensten die van een inspanningsverplichting. Aan de verkoop van producten en diensten is veelal een scala aan vooral diensten gekoppeld. Aansprakelijkheidsrisico’s vloeien voort uit het niet realiseren van de gewekte verwachtingen of het berokken van schade bij het gebruik van producten, het niet-nakomen van onderhouds- en/of interoperabiliteitsverplichtingen, of omissies bij het naleven van ondersteunings-, opleidings- en implementatie-verplichtingen van de producten.

Marktbenadering, doelgroep en profiel van de klanten: De eisen van klanten bepalen de eigenschappen van producten en diensten. Zakelijke klanten zullen de eisen eerder expliciet maken dan consumenten. Voor het succesvol verkopen van producten en diensten moet het bedrijf een beeld vormen van het profiel van zijn klanten en op basis van dergelijke profielen doelgroepen benaderen en de markt bewerken.

Het “kennen van uw klanten” is waardevol bij het effectief organiseren van de bedrijfsactiviteit verkopen.

Omvang van de bedrijfsactiviteiten en organisatie van de bedrijfsactiviteiten: De omvang van de vraag naar producten en diensten geeft aanleiding tot het doordenken van de organisatie van de bedrijfsactiviteit verkopen. Neemt de vraag naar de producten en diensten sterk toe dan moeten de achterliggende bedrijfsprocessen deze opvangen met schaalbare IT-systemen, betrouwbare gegevens en goed getrainde medewerkers.

Effectiever organiseren van (verkoop) bedrijfsactiviteiten

De dienstverlening van het vertrouwensnetwerk en de toepassing smart contracting sluiten aan bij het effectiever organiseren van de bedrijfsactiviteit verkopen met:

• Een informatie ecosysteem waarin het bedrijf betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens van zichzelf en van (potentiële) partners beheert;
• Een contractbibliotheek met verkoopcontracten die aansluiten op de bedrijfsactiviteiten verkopen. Met behulp van periodiek onderhoud van de contractbibliotheek en de functionaliteit ‘impacted contract’ blijft de aansluiting in stand en kent het bedrijf de contracten die aangepast moeten worden;
• Het informatie ecosysteem ondersteunt het organiseren van de bedrijfsactiviteiten met smart contracting en contractmanagement. Er zijn koppelingen met authentieke bronnen en bedrijfssystemen;
• Bewustwordings- en trainingsprogramma’s voor medewerkers en staf. Op de bedrijfsspecifieke leeromgeving zijn de programma’s beschikbaar en zijn de betrokken medewerkers en staf goed voorbereid voor het sluiten en beheren van overeenkomsten; en
• Servicedesk en professionele ondersteuning op afroep. Elke aantrekkelijke en passende verkoopkans kan het bedrijf beproeven.

Implementatiestrategie

Veelal vragen inkopende partijen aan het bedrijf zich via MYOBI te registeren op het vertrouwensnetwerk. De inkopende partij stuurt een e-mail aan een contactpersoon van de verkoopafdeling (zie e-mail ‘verzoek aan MYOBI uit te nodigen op het vertrouwensnetwerk’). De reden voor het verzoek om te registeren is dat de inkopende partij zich wil presenteren en inzicht wenst in de structuur en bevoegdheden van het bedrijf zowel op het moment van contracteren als tijdens het contractmanagement. De bedrijfsleiding gaat akkoord met het registratieverzoek als het beperkte inspanningen vergt en er geen kosten worden berekend. Er ontstaat de volgende implementatiestrategie.

Voorbereiden smart contracting en contractmanagement

Na het registratieproces is de identiteit van het bedrijf en van de vertegenwoordigingsbevoegde door MYOBI geauthentiseerd, heeft het bedrijf de beschikking over een bedrijfsspecifiek informatie ecosysteem en een leeromgeving en is het bedrijf opgenomen in het Accountability Seal Register.

MYOBI heeft de vertegenwoordigingsbevoegde van het bedrijf de rollen Bedrijfsbeheerder en Tekeningsbevoegde in het informatie ecosysteem en in de leeromgeving toegekend. Het is de bedoeling dat de Bedrijfsbeheerder overige medewerkers opvoert, afdelingen aanmaakt en rollen aan medewerkers koppelt. Minimaal zijn voor het verkoopproces de volgende rollen nodig:

• Bedrijfsprocescoördinator: de bedrijfsprocescoördinator coördineert het smart contracting proces, betrekt rollen in het proces, verzoekt om wijzigingen in de overeenkomst en zorgt er voor dat de overeenkomt met de afnemer wordt getekend.
• Contract autoriteit: de Contract autoriteit heeft in een smart contracting proces de bevoegdheid voorstellen voor contractwijzigingen goed te keuren. Als de Contract autoriteit akkoord gaat met de finale teksten van het contract dan wordt het contract aan de Tekeningsbevoegde voorgelegd.

De Bedrijfsprocescoördinator kan gebruik maken van de servicedesk (kennisbanken en overleg), de trainingen en desgewenst professionele ondersteuning op afroep.

Het op uitnodiging van een inkopende partij toepassen van smart contracting geeft een indruk van het gemak ervan. Een volgende stap is nagaan in hoeverre met behulp van smart contracting de eigen bedrijfsjuridische functie en de bedrijfsactiviteiten verkopen effectiever georganiseerd kunnen worden.

Bedrijfsmatige relevantie

Met behulp van de informatie op de kennisbank en een gesprek met MYOBI Accountmanagement kan de bedrijfsleiding de ervaringen met het informatie ecosysteem en de toepassing smart contracting evalueren.

Voor het onderzoeken van de bedrijfsmatige relevantie van smart contracting voor het organiseren van de bedrijfsactiviteit verkopen is nodig dat de bedrijfsactiviteiten goed zijn geïnventariseerd en beschreven. Wat zijn de producten en diensten en hoe wenst het management de bedrijfsactiviteiten met behulp van bedrijfsprocessen waarin beheersmaatregelen zijn opgenomen te organiseren? Welke wettelijke verplichtingen zijn er en wat wordt in contracten geregeld? Hoe kan het bedrijf de processen optimaliseren?

Hoe dragen het vertrouwensnetwerk en de toepassing smart contracting bij aan het optimaliseren van de organisatie van de bedrijfsactiviteit verkopen? Op basis van de inventarisatie van de bestaande organisatie van de bedrijfsactiviteiten en het benoemen van knelpunten schetst het bedrijf een effectiever organiseren van de bedrijfsactiviteit verkopen.

Organiseren van informatie ecosysteem

Het bedrijf gebruikt het informatie ecosysteem om zichzelf aan (potentiële) partners te presenteren met betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens. De Bedrijfsprocescoördinator verkopen verwacht dat de (potentiële) partners zich op gelijke wijze aan het bedrijf presenteren.

Het management vraagt de Bedrijfsprocescoördinator verkopen contact te zoeken met (potentiële) partners in de verschillende doelgroepen. Het is wettelijk niet toegestaan (potentiële) partners zonder hun toestemming te benaderen om hen over het producten- en dienstenpallet te informeren. Met behulp van het informatie ecosysteem organiseert de Bedrijfsprocescoördinator de toestemming voor het informeren van contactpersonen van potentiële partners. Op basis van de toestemmingsovereenkomsten ontstaan belangrijke doelgroepen voor het bedrijf. De toestemming kan betrekking hebben op het toegang geven en gebruiken van relatie-specifieke bedrijfs- en persoonsgegevens.

Voor een Bedrijfsprocescoördinator verkopen is het belangrijk dat de bedrijfs- en persoonsgegevens van (potentiële) partners betrouwbaar blijven. Periodiek verifieert MYOBI de bedrijfs- en persoonsgegevens van relevante gebruikers van het vertrouwensnetwerk aan de hand van uittreksels uit authentieke bronnen (bijvoorbeeld die van de Kamers van Koophandel) en (potentiële) partners doen dat natuurlijk ook zelf.

Organiseren van de bedrijfsjuridische functie

Onafhankelijk van de omvang van de bedrijfsactiviteiten vormt een bedrijf een bedrijfsjuridische functie. Aan de hand van de analyse van de bestaande (expliciete of impliciete) bedrijfsjuridische functie geeft de bedrijfsleiding voor de verkoopactiviteiten de contracttypen aan in de contractbibliotheek en in de daarmee samenhangende draaiboeken. Het is nodig dat een Bedrijfsprocescoördinator in een smart contracting proces vanuit de bedrijfsjuridische functie professionele interne of externe ondersteuning kan afroepen. Denk aan de Contract autoriteit die contractaanpassingen dient goed te keuren of externe professionals die vakinhoudelijke vraagstukken afwerken in een smart contracting proces.

Het organiseren van de bedrijfsjuridische functie biedt de Bedrijfsprocescoördinator verkopen houvast bij het effectief organiseren van de smart contracting activiteiten.

Toepassen van de bewustwordings- en trainingsprogramma’s

Het bij de medewerkers en staf organiseren van kennis van zakendoen vormt een randvoorwaarde voor een effectieve organisatie van de bedrijfsactiviteit verkopen. Dit geldt voor het bedrijf én (potentiële) partners.

Het toepassen van de bewustwordings- en trainingsprogramma’s kan het bedrijf uitbreiden naar haar (potentiële) partners voor contractmanagement en bedrijfsspecifieke product- en dienstentrainingen.

Afspraken maken over het op afroep betrekken van professionals bij smart contracting processen;

Bij het organiseren van de bedrijfsactiviteit verkopen bepaalt de bedrijfsleiding welke activiteiten door interne medewerkers van de bedrijfsjuridische functie en welke activiteiten  door externe professionals op afroepworden uitgevoerd. Het is verstandig de interne medewerkers adequaat worden opgeleid en dat met externe professionals overeenkomsten van opdrachten worden afgesloten.

Organiseren van de bedrijfsactiviteit verkopen

Op basis van de uitkomsten van de bovenstaande activiteiten kunnen de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aangegeven worden voor de volgende rollen:

• Tekeningsbevoegde van het bedrijf;
• Bedrijfsprocescoördinatoren;
• Contract autoriteit

Zie voor een overzicht van de rollen en bevoegdheden “Wat is smart contracting?”.

De Bedrijfsprocescoördinatoren zijn opgesteld om verkoopkansen te benutten voor de organisatie. Hierbij moet er voor gezorgd worden dat de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s en de operationele kosten binnen de perken blijven.

Implementeren en beheren

Op basis van de voorbereidingen vermijdt het bedrijf een langdurig implementatietraject. Een Bedrijfsprocescoördinator start een smart contracting proces, voegt contracttypen toe uit de contractbibliotheek en betrekt relevante interne rollen gericht op verkopen. Vervolgens vraagt de Bedrijfsprocescoördinator een (potentiële) partner om zijn bedrijf en wettelijke vertegenwoordiger door MYOBI te laten authentiseren. Vervolgens modereert de Bedrijfsprocescoördinator het onderhandelings- en ondertekeningsproces. Voor de processtappen gebruikt de Bedrijfsprocescoördinator een draaiboek verkopen.

De Bedrijfsprocescoördinator draagt de gesloten overeenkomsten over aan een functionaris die verantwoordelijk is voor het contractbeheer.

De Bedrijfsprocescoördinator voert het implementatie proces agile, met behulp van een prototype, uit.

Elk verkoopproces heeft specifieke eigenschappen die doorklinken in de voorbereiding, de contracttypen, de draaiboeken, het smart contracting proces en het contractmanagement.

Smart contracting

Het smart contractings proces verkopen moet aansluiten op de verwachtingen van (potentiële) partners en hun inkoopproces. Veelal stelt een inkopende partij eisen aan de producten en diensten die zij inkoopt. Hiervoor maakt een inkopende partij gebruik van specificaties met eisen aan product en diensten die uiteindelijk onderdeel gaan uitmaken van de contracten.

Voorbereidingen

Een inkopende partij wenst zichzelf te presenteren en verwacht (vereist) dat het bedrijf dat ook doet. De inkopende partij wenst zekerheid dat de ingekochte producten en diensten door het bedrijf blijvend geleverd en desgewenst onderhouden worden. Bij het aankopen van strategisch belangrijke producten en diensten mag de reputatie van het leverende bedrijf niet ter discussie staan. Voor sommige transacties is een periodiek onderzoek door partijen naar leverancier of afnemer wettelijk verplicht (ken uw klant; ken uw leverancier). Er is alle reden voor partijen om gebruik te maken van de dienstenvan een vertrouwensnetwerk.

Periodiek evalueren de Bedrijfsprocescoördinatoren verkopen de effectiviteit van de organisatie van de verkoopactiviteiten. Leveren de contracttypen uit de bibliotheken en de draaiboeken de gewenste resultaten? Wat zijn de gevolgen voor bestaande contractafspraken van wijzigingen in de Contractbibliotheek? Ontstaan er op het informatie ecosysteem relevante klantengroepen waarmee gecommuniceerd mag/kan worden? Is er voldoende kennis en vaardigheden bij de medewerkers en verkoopstaf? Sluiten de achterliggende bedrijfsprocessen goed aan op het informatie ecosysteem en de gemaakte afspraken uit smart contracting?

Het is voor de verkooporganisatie cruciaal dat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden effectief zijn ingeregeld en worden onderhouden. Met name de gevolgen van het wisselen van rollen van personen krijgen van het management aandacht. Worden de rollen van Bedrijfsprocescoördinatoren, Contract autoriteiten en Tekeningsbevoegde adequaat overgenomen? Het verkoopmanagement moet zorgdragen dat de relaties die zijn aangegaan en de uitnodigingen van (potentiële) klanten/partners adequaat opgevolgd worden.

Smart contracting proces

De Bedrijfsprocescoördinatoren zorgen ervoor dat vragen naar producten en diensten opgevolgd worden en proactief gewerkt wordt aan de klantendoelgroepen. Voordat de Bedrijfsprocescoördinatoren een smart contracting proces naar aanleiding van een verzoek om informatie, een offerte of onderhandeling kan starten, verzoekt de Bedrijfsprocescoördinator MYOBI de identiteit van de (potentiële) partner en de wettelijke vertegenwoordigingsbevoegde te authentiseren. Dit geldt ook voor het vragen van toestemming voor het verstrekken van informatie aan (potentiële) partner.

De Bedrijfsprocescoördinator start een proces smart contracting, neemt overeenkomsten uit de Contractbibliotheek op in het proces en betrekt relevante medewerkers. Vervolgens nodigt de Bedrijfsprocescoördinator van het bedrijf de Bedrijfsprocescoördinator van de (potentiële) partner uit deel te nemen aan het proces. De Bedrijfsprocescoördinator van de partner betrekt uit de eigen organisatie relevante medewerkers.

De Contract Board adviseert de Bedrijfsprocescoördinator in een draaiboek over hoe contracttypen het meest effectief gebruikt kunnen worden. De draaiboeken kan een bedrijf naar eigen inzicht aanpassen en desgewenst ook voorleggen aan de Bedrijfsprocescoördinator van de (potentiële) partner.

De aard en omvang van de producten bepalen de lengte van een onderhandelingsproces. Een afnemer kan kiezen voor een voorselectie van leveranciers, vervolgens een offerte traject voor producten en diensten en uiteindelijk de contractonderhandelingen. In elke fase kan het bedrijf met de afnemer een draaiboek afspreken waarin verschillende contracttypen gebruikt worden. Het is ook mogelijk dat het smart contracting proces bestaat uit het aanbieden en aanvaarden van algemene voorwaarden. De Bedrijfsprocescoördinatoren verkopen zijn getraind het verkoopproces zo effectief als mogelijk te organiseren met behulp van contracttypen en draaiboeken.

Als de contractonderhandelingen geleid hebben tot aanpassingen van de contracttypen zullen de Contract autoriteiten van het bedrijf en de (potentiële) partner instemmen met de aanpassingen voordat verkoopcontracten aan de Tekeningsbevoegde van partijen worden voorgelegd.

Nadat de Tekeningsbevoegden de contracten hebben getekend, ondertekent MYOBI de contracten en de messages van partijen en deponeert zij het dossier op het vertrouwensnetwerk. MYOBI zorgt ervoor dat de stukken toegankelijk zijn voor de vertegenwoordigers van de partners. Partijen kunnen uitvoering geven aan het uitoefenen van de rechten en het nakomen van de verplichtingen.

Contractmanagement

Een bedrijf sluit gedurende het jaar een verzameling aan verkoopovereenkomsten. Elke verkoopovereenkomst leidt tot een leveringsverplichting en een recht op betaling die soms jarenlang kan voortbestaan. Aangezien het leveren van en betaald krijgen voor producten en diensten op overeenkomstige wijze is afgesproken zal het bedrijf gebruikmaken van achterliggende operationele en financiële IT-systemen.

Het wordt de Bedrijfsprocescoördinatoren gemakkelijk gemaakt de afgesloten overeenkomsten over te dragen aan medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het contractmanagement en het organiseren van de achterliggende bedrijfsactiviteiten.

Omvang bedrijfsactiviteiten

In relatieve zin is het effectief organiseren van de bedrijfsactiviteit verkopen voor elk bedrijf vergelijkbaar. Het toepassen van het informatie ecosysteem en de toepassing smart contracting zorgen ervoor dat de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s bij het afsluiten en managen van contracten met afnemers beheersbaar blijven. Door gebruik te maken van een effectief georganiseerde bedrijfsjuridische functie kan ook de bedrijfsactiviteit verkopen effectief georganiseerd worden. Hierdoor kan de logistiek van het uitoefenen van rechten en het voldoen aan verplichtingen adequaat ingeregeld kan worden.

Voor bedrijven met omvangrijke bedrijfsactiviteiten zal de financiële impact in absolute zin groter zijn. Een substantiële verzameling aan afgesloten overeenkomsten waarin vergelijkbare rechten en verplichtingen zijn opgenomen, kunnen met behulp van achterliggende operationele en financiële bedrijfsprocessen en ondersteunende IT-systemen effectief georganiseerd worden. Hierdoor mag de bedrijfsleiding verwachten dat de operationele kosten per contract naar een verantwoord minimum gemanaged worden.

Betreft het internationale bedrijfsactiviteiten dan verwachten wij dat er sprake is van verschillende buitenlandse verkoopkantoren/ entiteiten die gebruik maken van één bedrijfsjuridische functie, contractbibliotheek en samenhangende draaiboeken, en achterliggende bedrijfsprocessen die aangestuurd worden door lokaal management en medewerkers. Het kennen van de afnemers/ klanten, de contracten met rechten en verplichtingen en de logistieke en financiële verwerking kunnen leiden tot een effectieve verkooporganisatie.