Zekerheid over de vertrouwelijkheid, betrouwbaarheid en beschikbaarheid van bedrijfs- en persoonsgegevens biedt een vruchtbare bodem voor toepassingen die het organiseren van bedrijfsactiviteiten effectief maken. Het vertrouwensnetwerk sluit aan bij data gedreven architecturen die door cloudoplossingen worden ondersteund. Zie hier een overzicht van de toepassingen.

Organiseren van verantwoording

Jaarlijks faciliteert en stimuleert MYOBI gebruikers van het vertrouwensnetwerk te voldoen aan de verantwoordingsplicht voor het organiseren van compliance met wettelijke en contractuele verplichtingen, in het bijzonder de TTP-policy. Onderdeel van de TTP-policy is de TTP Gedragscode AVG. Er zijn bewustwordings- en trainingsprogramma’s voor medewerkers en MYOBI onderhoudt een vakinhoudelijk juiste compliance-aanpak.

De gedragscode, trainingen en compliance-aanpak bieden de gebruikers van het netwerk een effectieve strategie te voldoen aan wettelijke verantwoordingsplicht voor bijvoorbeeld gegevensbescherming, informatieveiligheid, ‘ken uw klant’-verplichtingen of het beschermen van bedrijfsgeheimen waaronder het intellectueel eigendom van het bedrijf. Een gebruiker van het netwerk kan zelfs de compliance-aanpak toepassen voor de gehele integrale compliance.

Hiermee realiseert de zakelijke gebruiker de volgende voordelen:

• Beperken van de interne inspanningen compliant te zijn voor verschillende verantwoordingsplichten. Een eenduidige compliance-aanpak, ondersteund door effectief kennis- en verandermanagement, haalt onzekerheid, ergernis en werkbelasting bij medewerkers weg;
• Een integrale compliance-aanpak verlaagt en beheerst de aansprakelijkheids-, toezichts-, en kostenrisico’s. De compliance-aanpak “agile” en de hierop aangesloten – omvangrijke – veranderingsprocessen zetten de organisatie niet steeds “voor het blok”, maar dragen bij aan het verbeteren en optimaliseren van interne processen. De leiding en het management kunnen met behulp van de compliance-bevindingen de bedrijfsactiviteiten effectiever organiseren;
• Een integrale compliance-aanpak leidt tot een effectieve organisatie van de compliance functie met als gevolg dat de auditkosten omlaag kunnen; en
• De organisatie is transparant naar haar partners en het maatschappelijk verkeer over de mate waarin voldaan wordt aan wettelijke en contractuele verplichtingen. Hiervoor maakt de gebruiker van het vertrouwensnetwerk gebruik van het Accountability Seal Register.

Bij het toepassen van de (integrale) compliance-aanpak ontstaan verzoeken van bedrijven aan MYOBI om de compliance-aanpak, modellen of bedrijfsprocessen en ondersteunende IT uit te breiden of aan te passen. Professionals op het gebied van compliance-vraagstukken nemen de verzoeken in behandeling en formuleren “user stories”. MYOBI beoordeelt in samenhang alle “user stories”, stelt prioriteiten en zet ontwikkelingen en veranderingen in gang.

Smart contracting voor een effectieve bedrijfsjuridische functie (legal operations)

Een krachtige toepassing op het vertrouwensnetwerk is smart contracting. Met behulp van smart contracting organiseert een zakelijke gebruiker zijn bedrijfsjuridische functie effectief. Duthler Associates en First Lawyers beheren de toepassing, stellen juridische contractmodellen beschikbaar, maken juridische contractmodellen bedrijfsspecifiek, ontwerpen, implementeren en beheren bedrijfsjuridische functies en helpen bedrijven hun bedrijfsjuridische functie effectief te houden. Smart contracting maakt van de volgende vertrouwensdiensten gebruik:

• Het authentiseren van de identiteit van het bedrijf en van de wettelijk vertegenwoordigingsbevoegde(n);
• Het inregelen van het toewijzen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan medewerkers, onder verantwoordelijkheid van de wettelijk vertegenwoordigingsbevoegde;
• Het bieden van zekerheid omtrent de vertrouwelijkheid, betrouwbaarheid en beschikbaarheid van bedrijfs- en persoonsgegevens;
• Het verstrekken van een elektronische handtekening waarmee medewerkers documenten vanuit hun rol kunnen ondertekenen en toegang krijgen tot processen en gegevens;
• Het ter beschikking stellen van een adequate onderhandelingsomgeving, waarmerken van overeengekomen afspraken en deponeren van contracten;
• Het informeren van partners in hun informatie ecosystemen over wijzigingen in elkaars interne en formele organisatie; en
• Het informeren van partners over de mate waarin zij compliant zijn met wettelijke en contractuele verplichtingen met behulp van de compliance-aanpak en het Accountability Seal Register.

Duthler Associates en First Lawyers bemensen de Contract Board. De Contract Board is verantwoordelijk voor het beheren van de contractportfolio’s die aan de basis liggen van de bedrijfsspecifieke contractbibliotheken. Wijzigingen in wetgeving of interpretatie van wettelijke kaders beoordeelt de Contract Board, waarna de impact wordt verwerkt in de contractportfolio’s, bedrijfsspecifieke contractbibliotheken of zelfs gesloten overeenkomsten. De Contract Board informeert de bedrijven die gebruik maken van deze toepassing en geeft duiding hoe te handelen.

De Contract Board begrijpt dat niet alle partners van een gebruiker zich wensen te registeren op het vertrouwensnetwerk. Voor het sluiten van een overeenkomst is het echter wel noodzakelijk dat de identiteit van de partner en diens wettelijk vertegenwoordiger wordt geauthentiseerd. Wij bieden de volgende oplossing:

• Op uitnodiging van een gebruiker van het vertrouwensnetwerk registreert een partner zich. Hierbij authentiseert MYOBI het bedrijf en de wettelijk vertegenwoordiger; en
• MYOBI verzorgt deze werkzaamheden kosteloos voor de eerste drie overeenkomsten die een partner aangaat.

Bedrijfsspecifieke leeromgeving met bewustwordings- en trainingsprogramma’s

Als onderdeel van het registeren op het vertrouwensnetwerk krijgt de gebruiker de beschikking over een bedrijfsspecifieke leeromgeving waarop een verzameling van bewustwordings- en trainingsprogramma’s beschikbaar zijn. Met behulp van de leeromgeving creëert een bedrijf een kennisbasis in de bedrijfsvoering. Met behulp van de programma’s organiseert de gebruiker van het netwerk gegevensbescherming, informatieveiligheid of de bedrijfsjuridische functie op een effectieve wijze. De bedrijfsspecifieke leeromgeving helpt een bedrijf met het organiseren van de logistiek voor kennismanagement en de programma’s zijn gericht op aandachtsgebieden die een bedrijf wenst te organiseren.

Het is mogelijk dat een bedrijf de bedrijfsspecifieke leeromgeving gebruikt voor het organiseren van zijn eigen kennis- en verandermanagement.

Bedrijfsactiviteiten staan centraal

De toepassingen zijn er op gericht de bedrijfsactiviteiten (bijvoorbeeld verkopen, personeelsmanagement, inkopen of governance) effectief te organiseren. Het toepassen van de TTP Gedragscode AVG is een voorbeeld van het in bedrijfsprocessen treffen van passende beheers- en beveiligingsmaatregelen “by design” en voldoen aan privacy- en informatieveiligheidsmaatregelen “by default”. Hiermee organiseert de gebruiker op een effectieve wijze bedrijfsactiviteiten zoals verkopen, personeelsmanagement en inkopen. Een bedrijf organiseert dezelfde bedrijfsactiviteiten met een eenduidige contractbibliotheek, bewustwordings- en trainingsprogramma’s, smart contracting en goed ingeregelde processen voor het maken van afspraken. Vanuit het eigen informatie ecosysteem waarin de partners en de gemaakte afspraken zijn opgenomen, organiseert het bedrijf een effectief contractmanagement.

Naarmate meer toepassingen beschikbaar komen en de functionaliteit van bestaande toepassingen groeit, passen gebruikers van het netwerk combinaties toe die passen bij het effectief organiseren van hun bedrijfsactiviteiten.