Het organiseren van de inkopen van producten en diensten heeft de aandacht van het management. Vooral als het om strategische producten en diensten gaat die noodzakelijk zijn voor het nakomen van verkoopverplichtingen. De aandacht van het management voor het aankopen en het contractmanagement van producten en diensten voor het algemene bedrijfsbelang is veelal gering. Bij het crediteurenbeheer is het goed zichtbaar voor welke producten en diensten er waardering is en voor welke niet. In het algemeen geldt dat als een leverancier een product of dienst levert met voldoende toegevoegde waarde het management graag bereid is de facturen te betalen en de kosten te dragen. Voor de producten en diensten met een lage toegevoegde waarde zal de bedrijfsleiding met de leverancier afspraken willen maken over het stopzetten van de leveringen en betalingen. Hierbij zijn de partijen gebonden aan contractvoorwaarden.

Eigenschappen van bedrijfsactiviteiten die horen bij inkoop

De bedrijfsactiviteit inkopen kunnen wij operationeel en praktisch invullen met de volgende eigenschappen:

Product- en dienstspecificatie

Inkopen hebben betrekking op producten, diensten of een combinatie. Producten hebben het karakter van een resultaat- en diensten een inspanningsverplichting. Aan producten en diensten zijn veelal een scala aan aanvullende diensten gekoppeld. Wij denken aan aansprakelijkheid bij het niet leveren van de verwachtingen of berokkenen van schade bij het gebruik, onderhouds- of interoperabiliteitsverplichtingen, of verzorgen van ondersteunings-, opleidings- en implementatie-verplichtingen van de producten.

Het inkoopproces start met het duidelijk formuleren van de eisen aan de product- en dienstspecificatie. Vervolgens moet het management duidelijk maken wat de toegevoegde waarde is van de aankoop en hoe de toegevoegde waarde voortduurt tijdens de contractperiode. Een onderschat thema is wie het contractmanagement verzorgt: oefenen wij onze rechten uit en blijven de producten en diensten aan de verwachtingen/ de specificaties voldoen?

Inkopen van niet strategische belangrijke producten en diensten kennen een voorspelbare (contract) lifecycle. Voor het inkopen van strategische producten en diensten zal het bedrijf projecten opgezet waarbij op een afgewogen wijze de benodigde producten en diensten, en de leverancier worden gekozen.

Profiel van de leverancier en doelgroep

De eisen van klanten bepalen de eigenschappen van producten en diensten; uiteindelijk ook de eisen aan de (strategische) producten en diensten die van leveranciers worden gekocht. Zakelijke klanten zullen hun eisen eerder expliciet maken dan consumenten. De eisen aan producten en diensten legt een bedrijf vast in specificaties die periodiek worden bijgesteld.

Voor het succesvol inkopen vormt het bedrijf een beeld van het profiel van haar leveranciers. Verwachten wij dat de leverancier een adequate servicedesk aanbiedt, bewustwordings- en trainingsprogramma’s mogelijk maakt en desgewenst professionals aanbiedt die beloofde toegevoegde waarde realiseren? Op basis van de specificaties aan de producten en diensten en het leveranciersprofiel zoekt het bedrijf naar een doelgroepen met mogelijke leveranciers die de producten en diensten kunnen leveren.

Het “kennen van uw leveranciers” is waardevolle informatie voor het effectief organiseren van de bedrijfsactiviteit inkopen. De reputatiemanager volgt de strategische leveranciers met extra aandacht en zorgt voor de verbindingen met de eigen organisatie. Decentraal zullen de strategische leveranciers een onderdeel vormen van de organisatie van de bedrijfsactiviteiten. De betrokkenheid van de leverancier kan betrekking hebben op logistieke integratie in de bedrijfsprocessen, beschikbaarheid van de servicedesk, verzorgen van onderdelen van kennis- en verandermanagement of professionele ondersteuning bieden.

Omvang van de bedrijfsactiviteiten en organisatie van de bedrijfsactiviteiten

De organisatie van de bedrijfsactiviteit inkopen kunnen wij vergelijken met de organisatie van de bedrijfsjuridische functie. Vakinhoudelijk, logistiek, financiële afwerken en het management van het inkopen is centraal georganiseerd en op bedrijfsactiviteit- en afdelingsniveau is de inkoopfunctie in de lijn geïncorporeerd. De toepassing smart contracting ondersteunt het inkoopprocessen. Het bedrijf traint de Contract autoriteit, de Tekeningsbevoegde en de Bedrijfsprocescoördinatoren met behulp van het bewustwordings- en trainingsprogramma bedrijfsjuridische functie inkopen. Op bestuurs- en managementniveau ontstaan overzicht en inzicht in de inkoopovereenkomsten die zijn aangegaan, de mate waarin het bedrijf gebruik maakt van haar rechten en in hoeverre de verplichtingen worden nagekomen.

De bedrijfsomvang van inkopen is beperkt en zal veelal door een medewerker verzorgd worden. De nadruk ligt op het in de organisatie operationaliseren van de bedrijfsactiviteit inkopen.

De dienstverlening van het vertrouwensnetwerk en de toepassing smart contracting sluiten aan bij het effectiever organiseren van de bedrijfsactiviteit inkopen met:

Een informatie ecosysteem waarin het bedrijf betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens van zichzelf en van (potentiële) leveranciers beheert;

• Een contractbibliotheek met inkoopcontracten, memoranda en draaiboeken die aansluit op de bedrijfsactiviteiten inkopen.

Met behulp van de functionaliteit “impacted contract” gaat het bedrijf na welke contracten getroffen worden voor wetswijzigingen.

• Het informatie ecosysteem ondersteunt het organiseren van de bedrijfsactiviteiten met smart contracting en contractmanagement processen. Er zijn koppelingen met authentieke bronnen en bedrijfssystemen;
• Bewustwordings- en trainingsprogramma’s inkopen voor medewerkers en staf worden op de bedrijfsspecifieke leeromgeving beschikbaar gesteld en de betrokken medewerkers en staf zijn goed voorbereid voor het sluiten en beheren van overeenkomsten; en
• Servicedesk en professionele ondersteuning op afroep. Elke aantrekkelijke en passende verkoopkans kan het bedrijf beproeven.

Implementatiestrategie

Het is voor de bedrijfsactiviteit inkopen essentieel dat het bedrijf zich aan potentiële leveranciers presenteert met vertrouwelijke bedrijfs- en persoonsgegevens en dat de potentiële leverancier dat ook doet. Hiervoor is nodig dat de identiteit van het bedrijf en de wettelijke vertegenwoordiger zijn geauthentiseerd door zich op het vertrouwensnetwerk te registeren. Vervolgens kunnen de partijen een vertrouwelijkheidsovereenkomst afspreken en onder regie toegang geven tot de vertrouwelijke gegevens.

De inkopende partij verstuurt een e-mail aan een contactpersoon de verkoopafdeling van de leverancier met de aankondiging van de opdracht aan MYOBI de leveranciers te registeren; de identiteiten authentiseren (zie email verzoek aan MYOBI uit te nodigen op het vertrouwensnetwerk). De bedrijfsleiding van de leverancier gaat veelal akkoord met het registratieverzoek als het beperkte inspanningen vergt en er geen kosten worden berekend. MYOBI kan aan deze voorwaarden voldoen. Er ontstaat de volgende implementatiestrategie.

Voorbereiden smart contracting en contractmanagement

Na het registratieproces is de identiteit van het bedrijf en de vertegenwoordigingsbevoegde door MYOBI geauthentiseerd, heeft het bedrijf de beschikking over een bedrijfsspecifiek informatie ecosysteem en een leeromgeving en is het bedrijf opgenomen in het Accountability Seal Register.

MYOBI heeft de vertegenwoordigingsbevoegde van het bedrijf de rollen Bedrijfsbeheerder en Tekeningsbevoegde in het informatie ecosysteem en leeromgeving toegekend. Het is de bedoeling dat de Bedrijfsbeheerder medewerkers opvoert, afdelingen aanmaakt en rollen aan medewerkers koppelt. Minimaal voor het inkoopproces zijn de volgende rollen nodig:

• Bedrijfsprocescoördinator: de Bedrijfsprocescoördinator coördineert het smart contracting proces: betrekt rollen in het proces, verzoekt om wijzigingen in de overeenkomst en zorgt dat de overeenkomst met de leverancier wordt getekend.
• Contract autoriteit: de Contract autoriteit heeft in een smart contracting proces de bevoegdheid voorstellen voor contractwijzigingen goed te keuren. Als de Contract autoriteit akkoord gaat met de finale teksten van het contract dan wordt het contract aan de Tekeningsbevoegde voorgelegd.

De Bedrijfsprocescoördinator kan gebruik maken van de Servicedesk (kennisbanken en overleg), de bewustwordings- en trainingsprogramma’s en desgewenst professionele ondersteuning op afroep.

Het op uitnodiging van een inkopende partij smart contracting toepassen geeft een indruk van het gemak van toepassen van smart contracting. Een volgende stap is nagaan in hoeverre met behulp van smart contracting de eigen bedrijfsjuridische functie en de bedrijfsactiviteiten inkopen effectiever georganiseerd kunnen worden.

Bedrijfsmatige relevantie

Met behulp van de informatie op de kennisbank en een gesprek met MYOBI Accountmanagement kan de bedrijfsleiding de ervaringen met het informatie ecosysteem en de toepassing smart contracting evalueren. Een inventarisatie van de inkooptypen is nodig voor het onderzoeken naar de bedrijfsmatige relevantie van smart contracting en voor het organiseren van de bedrijfsactiviteit inkopen. Aan welke leveranciers worden jaarlijks betalingen gedaan, zijn de producten en diensten al dan niet strategisch en is er sprake van contractmanagement? Hoe draagt het vertrouwensnetwerk en de toepassing smart contracting bij aan het optimaliseren van de organisatie van de bedrijfsactiviteit inkopen?

Organiseren bedrijfsactiviteit

Op basis van de inventarisatie van de bestaande organisatie van de bedrijfsactiviteiten en het benoemen van knelpunten schetst het bedrijf een effectievere organisatie van de bedrijfsactiviteit inkopen.

Het bedrijf gebruikt het informatie ecosysteem om zich aan (potentiële) partners te presenteren met betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens. De Bedrijfsprocescoördinator inkopen verwacht dat de (potentiële) partners zich op gelijke wijze aan het bedrijf presenter.

Het management vraagt de Bedrijfsprocescoördinator inkopen contact te zoeken met doelgroepen van (potentiële) partners. Voor een Bedrijfsprocescoördinator inkopen is het belangrijk dat de bedrijfs- en persoonsgegevens van (potentiële) partners vertrouwelijk en betrouwbaar blijven. Periodiek verifieert MYOBI de bedrijfs- en persoonsgegevens van relevante gebruikers van het vertrouwensnetwerk aan de hand van uittreksels uit authentieke bronnen (bijvoorbeeld Kamers van Koophandel). De (potentiële) partners doen dat natuurlijk ook zelf.

Organiseren van de bedrijfsjuridische functie

Onafhankelijk van de omvang van de bedrijfsactiviteiten vormt een bedrijf een bedrijfsjuridische functie. Aan de hand van de analyse van de bestaande (expliciete of impliciete) bedrijfsjuridische functie wijst de bedrijfsleiding de contracttypen in de contractbibliotheek en daarmee samenhangende draaiboeken aan voor het organiseren van de inkoopactiviteiten. Het is nodig dat een Bedrijfsprocescoördinator in een smart contracting proces vanuit de bedrijfsjuridische functie professionele interne of externe ondersteuning kan afroepen. Denk aan de Contract autoriteit die contractaanpassingen dient goed te keuren of externe professionals die vakinhoudelijke vraagstukken afwerken in een smart contracting proces.

Het organiseren van de bedrijfsjuridische functie biedt de Bedrijfsprocescoördinator inkopen houvast bij het effectief organiseren van de smart contracting processen.

Het bij de medewerkers en staf organiseren van kennis van zakendoen vormt een randvoorwaarde voor een effectieve organisatie van de bedrijfsactiviteit inkopen. Er zijn bewustwordings- en trainingsprogramma’s beschikbaar.

Afspraken maken over het op afroep professionals betrekken bij smart contracting processen

Bij het organiseren van de bedrijfsactiviteit inkopen bepaalt de bedrijfsleiding welke activiteiten door interne medewerkers van de bedrijfsjuridische functie en andere activiteiten die door externe professionals op afroep worden uitgevoerd. Het is verstandig dat de interne medewerkers adequaat opgeleid worden en met externe professionals overeenkomsten van opdracht worden afgesproken.

Organiseren van de bedrijfsactiviteit inkopen

Op basis van de uitkomsten van de bovenstaande activiteiten kunnen de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aangegeven worden voor de volgende rollen:

• Tekeningsbevoegde;
• Bedrijfsprocescoördinatoren;
• Contract autoriteit

Zie voor een overzicht van de rollen en bevoegdheden “Wat is smart contracting?”.

De Bedrijfsprocescoördinatoren zijn opgesteld om de inkoopkansen te benutten voor de organisatie. En hierbij te zorgen dat de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s en de operationele kosten beheersbaar blijven.

Implementeren en beheren

Op basis van de voorbereidingen vermijdt het bedrijf een langdurig implementatietraject. Een Bedrijfsprocescoördinator start een smart contracting proces, voegt contracttypen uit de contractbibliotheek toe en betrekt relevante interne rollen gericht op inkopen. Vervolgens vraagt de Bedrijfsprocescoördinator een (potentiële) partner het bedrijf en wettelijke vertegenwoordiger door MYOBI te laten authentiseren. Hierna modereert de Bedrijfsprocescoördinator het onderhandelings- en ondertekeningsproces. Voor de processtappen gebruikt de Bedrijfsprocescoördinator een draaiboek inkopen.

De gesloten overeenkomsten draagt de Bedrijfsprocescoördinator over aan een functionaris die verantwoordelijk is voor het contractbeheer. De Bedrijfsprocescoördinator voert het implementatie proces agile, met behulp van een prototype, uit. Elk inkoopproces heeft specifieke eigenschappen die doorklinken in de voorbereiding, de contracttypen, de draaiboeken, het smart contracting proces en het contractmanagement.

Smart contracting

Het smart contracting proces inkopen moet aansluiten op de verwachtingen van de leiding en het management. Veelal stelt een verkopende partij eisen aan de producten en diensten die zij verkopen. De inkopende partij gebruikt specificaties met eisen aan product en diensten en voorwaarden waaronder aangekocht mag worden.

Voorbereidingen

Een bedrijf dat inkoopt presenteert zich vertrouwelijk met betrouwbare gegevens aan de partners en verwacht (vereist) dat de (potentiële) partners dat ook doen. De antwoorden op informatieverzoeken, reacties op programma’s van eisen, het inkooponderhandelingsproces en het contractmanagement moet zorgvuldig plaatsvinden om teleurstellingen later te voorkomen. Bovendien wenst het bedrijf zekerheid dat de ingekochte producten en diensten door de partner blijvend gevoerd en desgewenst onderhouden worden. Bij het aankopen van strategisch belangrijke producten en diensten zijn de belangen voor het inkopende bedrijf hoger en mag de reputatie van de leverende partner niet ter discussie staan. Voor sommige transacties is een periodiek onderzoek door het bedrijf naar de positie van de leverancier wettelijk verplicht (ken uw leverancier; ken uw klant). Er is alle reden voor partijen gebruik te maken van de dienstverlening van een vertrouwensnetwerk.

Periodiek evalueren de Bedrijfsprocescoördinatoren inkopen de effectiviteit van de organisatie van de inkoopactiviteiten. Leveren de contracttypen uit de contractbibliotheek en de draaiboeken de gewenste resultaten? Wat zijn de gevolgen voor bestaande contractafspraken van wijzigingen in de contractbibliotheek? Ontstaan er op het informatie ecosysteem relevante leveranciersgroepen waarmee gecommuniceerd mag/kan worden? Is er voldoende kennis en vaardigheden bij de medewerkers en inkoopstaf? Sluiten de achterliggende bedrijfsprocessen goed aan op het informatie ecosysteem en de gemaakte afspraken uit smart contracting? Sluit de dienstverlening van de leveranciers voldoende aan op de logistiek van de verkoopactiviteiten.

Het is voor de inkooporganisatie cruciaal dat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden effectief zijn ingeregeld en worden onderhouden. Met name de gevolgen van het wisselen van rollen van personen krijgt van het management aandacht. Worden de rollen van Bedrijfsprocescoördinatoren, Contract autoriteiten en Tekeningsbevoegden adequaat overgenomen? Het inkoopmanagement moet voorkomen dat de relaties die zijn aangegaan en de uitnodigingen van (potentiële) leveranciers/partners niet adequaat opgevolgd worden.

Smart contracting proces

De Bedrijfsprocescoördinatoren zorgen ervoor dat aanbiedingen van producten en diensten opgevolgd worden en proactief gewerkt wordt aan de leveranciersdoelgroepen. Voordat de Bedrijfsprocescoördinatoren een smart contracting proces inkopen starten moet de relevantie van de inkoop en de specificaties en voorwaarden duidelijk zijn en door de leiding of het management zijn geaccepteerd. Een product- of leveranciersselectie, of een onderhandeling kan pas starten als de Bedrijfsprocescoördinator MYOBI opdracht heeft gegeven de identiteit van de (potentiële) leverancier en de wettelijke vertegenwoordigingsbevoegde te authentiseren.

De Bedrijfsprocescoördinator start een proces smart contracting, neemt overeenkomsten uit de Contractbibliotheek op in het proces en betrekt relevante medewerkers. Vervolgens nodigt de Bedrijfsprocescoördinator van het bedrijf de Bedrijfsprocescoördinator van de (potentiële) partner uit deel te nemen aan het proces. De Bedrijfsprocescoördinator van de partner betrekt uit de eigen organisatie relevante medewerkers.

De Contract Board adviseert de Bedrijfsprocescoördinator in een draaiboek over hoe contracttypen het meest effectief gebruikt kunnen worden. De draaiboeken kan een bedrijf naar eigen inzicht aanpassen en desgewenst ook voorleggen aan de Bedrijfsprocescoördinator van de (potentiële) leverancier.

De aard en omvang van de in te kopen producten en diensten bepalen de lengte van een onderhandelingsproces. Het bedrijf kan kiezen voor een selectie van leveranciers, producten en diensten, vervolgens een offerte traject en uiteindelijk de contractonderhandelingen. In elke fase kan het bedrijf met de leverancier een draaiboek afspreken waarin verschillende contracttypen gebruikt worden. Het is ook mogelijk dat het smart contracting proces bestaat uit een algemene voorwaarde met een bevestiging. De Bedrijfsprocescoördinatoren inkopen zijn getraind het inkoopproces zo effectief als mogelijk te organiseren met behulp van contracttypen en draaiboeken.

Als de contractonderhandelingen geleid hebben tot aanpassingen van de contracttypen zullen de Contract autoriteiten van het bedrijf en de (potentiële) leverancier instemmen met de aanpassingen voordat inkoopcontracten aan de Tekeningsbevoegde van partijen wordt voorgelegd.

Nadat de Tekeningsbevoegden de contracten hebben getekend, ondertekent MYOBI de contracten, documenten en de messages van partijen en deponeert MYOBI het dossier op het vertrouwensnetwerk. MYOBI zorgt ervoor dat de stukken toegankelijk zijn voor de vertegenwoordigers van de partners. Partijen geven uitvoering aan het uitoefenen van de rechten en het nakomen van de verplichtingen.

Contractmanagement

Een bedrijf sluit een verzameling aan inkoopovereenkomsten gedurende het jaar. Elke inkoopovereenkomst leidt tot een leveringsverplichting en een recht op betaling die soms jarenlang kan voortbestaan. Aangezien het leveren en betaald krijgen van producten en diensten op overeenkomstige wijze is afgesproken zal het bedrijf gebruikmaken van achterliggende operationele en financiële IT-systemen de logistieke bedrijfsactiviteiten die zijn georganiseerd.

Het wordt de Bedrijfsprocescoördinatoren gemakkelijk gemaakt de afgesloten overeenkomsten over te dragen aan medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het contractmanagement en het organiseren van de achterliggende bedrijfsactiviteiten.

Omvang bedrijfsactiviteiten

In relatieve zin is het effectief organiseren van de bedrijfsactiviteit inkopen voor elk bedrijf vergelijkbaar. Het toepassen van het informatie ecosysteem en de toepassing smart contracting zorgt ervoor dat de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s bij het afsluiten en managen van contracten met leveranciers beheersbaar blijft. Door gebruik te maken van een effectief georganiseerde bedrijfsjuridische functie kan ook de bedrijfsactiviteit inkopen effectief georganiseerd worden waardoor de logistiek van het uitoefenen van rechten en voldoen aan verplichtingen adequaat ingeregeld kan worden.

Voor bedrijven met omvangrijke bedrijfsactiviteiten zal de financiële impact in absolute zin groter zijn. Een substantiële verzameling aan afgesloten overeenkomsten waarin vergelijkbare rechten en verplichtingen zijn afgesloten kunnen met behulp van achterliggende operationele en financiële bedrijfsprocessen en ondersteunende IT-systemen effectief georganiseerd worden. Hierdoor mag de bedrijfsleiding verwachten dat de operationele kosten per contract naar een verantwoord minimum gemanaged wordt.

Betreft het internationale bedrijfsactiviteiten dan verwachten wij dat er sprake is van verschillende buitenlandse kantoren/ entiteiten die gebruik maken van één bedrijfsjuridische functie, contractbibliotheek en samenhangende draaiboeken, en achterliggende bedrijfsprocessen die aangestuurd worden door lokaal management en medewerkers. Het kennen van de leveranciers, de contracten met rechten en verplichtingen en de logistieke en financiële verwerking kan leiden tot een effectieve inkooporganisatie.