Het is erg belangrijk om de betrokkenen te faciliteren in hun rechten. Met de functionaliteit van SBCM is dat mogelijk. Persoonsgegevens van een specifieke betrokkene worden in het SBCM enkel en alleen ingevoerd wanneer het noodzakelijk is, bijvoorbeeld wanneer een betrokkene een verzoek heeft ingediend om inzage in zijn gegevens. 

Een verzoek van een betrokkene wordt in het SBCM vastgelegd om een overzicht te hebben van alle verzoeken die de organisatie ontvangt rondom de vastlegging of verwijdering van gegevens en om de afhandeling van de verzoeken te bewaken. Deze verzoeken kunnen door diverse personen worden gedaan bij de organisatie, zoals een (oud-)medewerker, klant, leverancier, etc. 

In kaart brengen en beheren van verzoeken

De gebruiker start met het in kaart brengen van alle verzoeken van betrokkenen die zich hebben beroept op hun rechten. Onder de functionaliteit ‘betrokkenen’ worden deze personen ingevoerd. Wanneer alle personen zijn ingevoerd kan de gebruiker relaties maken tussen ‘verzoeken van betrokkene’, ‘onderzoeken voor betrokkene’ en ‘datalekken bij deze betrokkene’. 

Status

Om de ‘vinger aan de pols’ te houden is het belangrijk de statussen van verzoeken van betrokkenen nauwlettend bij te houden. De functionaliteit ‘status verzoeken betrokkene’ helpt de gebruiker met een overzicht om de verzoeken netjes af te handelen. Zo mist de gebruiker geen verzoek. 

De gebruiker vult de processtap in en het beoogd resultaat. Daarna voert de gebruiker de start- en einddatum in inclusief de status van het verzoek. Ook vult de gebruiker het ‘bereikte resultaat in. Deze functionaliteit is handig omdat dit dientals verantwoording voor de genomen stappen nadat een betrokkene een verzoek heeft ingediend. Per verzoek van een betrokkene kunnen meerdere statussen worden vastgelegd, zodat het verloop goed zichtbaar is. Een status van een verzoek betrokkene kan in het managementsysteem gekoppeld worden aan een verzoek betrokkene. 

Heeft u vragen of opmerkingen? Neem gerust contact op met onze servicedesk.