Er is een gedragen businesscase, een stappenplan, desgewenst een prototype, en de instemming van de relevante afdelingsteams en sleutelpersonen nodig voor het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische functie. Het vertrouwensnetwerk, de bewustwordings- en trainingsprogramma’s en de toepassing smart contracting vormen de bouwstenen of toepassingen die gebruikt kunnen worden voor het realiseren van de doelen uit de businesscase.

De bedrijfsleiding formuleert een opdracht en stelt een projectteam samen die de benodigde stukken (inclusief een schets – user story – van de bedrijfsjuridische functie) opstelt en een prototype realiseert. Bij het samenstellen van de documenten krijgen de betrokken medewerkers steeds de mogelijkheid hun ideeën en adviezen in te brengen.

Op basis van een doordachte businesscase maakt de bedrijfsleiding keuze uit verschillende mogelijkheden en aanbieders.

Businesscase en stappenplan

Elk bedrijf heeft een bedrijfsjuridische functie in de organisatie belegd. Soms in een afdeling maar veelal in een rol als onderdeel van het takenpakket van een medewerker. De bedrijfsleiding beoordeelt sporadisch de effectiviteit van de bedrijfsjuridische functie. Als de bestaande bedrijfsjuridische functie en impact hiervan op het effectief kunnen organiseren van bedrijfsactiviteiten wel beoordeeld zouden worden, dan kan dit aanleiding zijn om een businesscase op te stellen.

Het beoordelen van de bestaande bedrijfsjuridische functie is kwalitatief en kwantitatief van aard. De kwalitatieve beoordeling kan bestaan uit:

1. een overzicht van de bedrijfsactiviteiten en de aansluiting met de bedrijfsvoering;
2. inzicht in de noodzakelijke/ gewenste afspraken met partners en de nakoming van deze afspraken; en
3. de effectiviteit van de organisatie van de bedrijfsactiviteiten met bedrijfsprocessen die met vertrouwelijke en betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens, bedrijfsprocessen waarin beheersmaatregelen zijn opgenomen, getrainde medewerkers en IT ondersteund worden.

De medewerkers kennen de sterke en zwakke punten van de organisatie en zijn graag bereid hun kennis en ervaringen in te brengen bij het beoordelen van de bedrijfsjuridische functie. De kwalitatieve beoordeling geeft inzicht in de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s van het bedrijf. Deze beoordelingen zijn de opmaat voor een kwantitatieve inventarisatie van de gemiste omzet en te vermijden kosten en risico’s.

De kwalitatieve en kwantitatieve beoordeling biedt een stevige basis voor het benoemen van verbeterpunten. Door de punten te voorzien van een prioriteit ontstaat een implementatieplan met producten en mijlpalen. De managementsamenvatting van het implementatieplan kan gezien worden als het integrale businessplan dat in samenwerking met de medewerkers tot stand is gekomen en waarover de bedrijfsleiding een besluit kan nemen.

‘Je gaat het pas zien als je het door hebt’ (Cruijff)

Het afdelingsmanagement of een projectleider kan een voorzet (prototype) maken van het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische functie en aangeven wat de gevolgen zijn voor het organiseren van de achterliggende bedrijfsactiviteiten. Het helpt bij de beeldvorming en het begrip dat aan de betrokken medewerkers een effectief georganiseerde bedrijfsjuridische functie wordt getoond. Het is zoals de waarheid van Cruijff, ‘Je gaat het pas zien als je het door hebt’.

Aan een prototype van een effectief georganiseerde bedrijfsjuridische functie liggen ‘user stories’ of functionele specificaties ten grondslag. Door de ‘user stories’ van de bedrijfsjuridische functie aan te passen en vervolgens het prototype daarop aan te sluiten, geeft de bedrijfsleiding en het management inzicht in de inspanningen die nodig zijn om de bedrijfsjuridische functie voor de eigen bedrijfsorganisatie realiseren.    

Een bedrijfsjuridische functie is randvoorwaardelijk voor het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten. De aanpak met ‘user stories’ en prototypen kan ook gelden voor het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten.

De professionals van Duthler Associates en First Lawyers hebben bedrijven ondersteund bij het samenstellen van de businesscases, ‘user stories’ en prototypen en delen deze ervaring graag met u.