Uiteindelijk laat de bedrijfsleiding een financiële beoordeling van de financiële businesscase uitvoeren. De financiële businesscase laat zien dat de implementatie van het vertrouwensnetwerk en de bedrijfsjuridische functie bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen; wellicht beter: de bedrijfscontinuïteit verstrekt.
Taal van de Chief Financial Officer (CFO)
De financieel directeur, de controller, de boekhouder of in het Engels de Chief Financial Officer CFO wensen cijfers: wat zijn de kosten en wat zijn de opbrengsten. In termen van de canvas: kostenstructuren en inkomstenstromen.
Er zal bij de CFO geen twijfel zijn dat kosten gemaakt zullen worden. Wel zal de CFO een inschatting maken of de kosten veel hoger zullen uitvallen dan geraamd omdat: de vaste kosten te laag zijn ingeschat of de inkomensstromen veel later dan geraamd zullen komen.
De CFO heeft aandacht voor het verbeteren van maatregelen van administratieve organisatie en interne controle. Dit sluit aan bij het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten met behulp van bedrijfsprocessen waarin “by design” beheersmaatregelen zijn opgenomen en die ondersteund worden door vertrouwelijke en betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens, IT-systemen en goed opgeleide medewerkers.
De CFO zal de inkomensstromen al snel als te optimistisch vinden. Wij hebben bij de financiële businesscases voor het vertrouwensnetwerk en de toepassing smart contracting de volgende aanpak gehanteerd:
| Type | Kostenstructuur | Inkomensstroom |
| Licentie vertrouwensnetwerk en smart contracting | Lage kosten en de inkomensstromen ontstaan spontaan. | Bedrijfs- en persoonsgegevens partners zijn nodig voor afzet- en leverancierskanalen, kennen van partner is voorwaarde voor zakendoen en kosten voor uittreksels uit authentieke bronnen zijn voor rekening van partner (in plaats dat het bedrijf de uittreksels van alle partners inkoopt kopen de partners hun eigen uittreksel in en delen deze met hun partners). |
| Licentie kosten per contracttype | Licentiekosten contracttype zijn afhankelijk van het succesvol gebruik. | De kosten zijn substantieel lager dan de inkomensstroom. |
| Bedrijfsactiviteiten effectiever organiseren | Nihil. | Inkomensstromen zijn afhankelijk van het succes van de inzet van bedrijfsleiding, management en medewerkers. |
Het hanteren van de bovenstaande indeling bij het formuleren van de financiële businesscase spreekt de CFO aan.
Voorbereiden en contouren van de financiële businesscase
De financiële bedrijfssituatie vormt de basis voor de financiële businesscase. De projectleider zet de bedrijfsentiteiten op een rij en vervolgens per bedrijfsentiteit de generieke bedrijfsactiviteiten aan de hand van saldibalansen of jaarrekeningen. Het gaat er om dat de financiële bedrijfssituatie gebaseerd is op geaccepteerde informatie. Een overzicht van een bedrijfssituatie kan er als volgt uitzien.
Op de x-as inventariseren staan per entiteit de debiteuren en crediteuren uit de debiteuren- en crediteurenlijsten, de verkopen, de inkopen die onderverdeeld zijn in inslag (inkopen) en operationeel, en medewerkers en staf. Het inschatten van het resultaat aan de hand van de verzamelde bedrijfs- en persoonsgegevens geeft een indruk van de betrouwbaarheid van de bedrijfssituatie per entiteit.
Op de y-as staan de entiteiten (holding en werkmaatschappijen). Bij het samenstellen van het overzicht is gelet op eliminatie van de intercompany leveringen tussen de entiteiten.
Wij willen benadrukken dat het overzicht een eerste indruk geeft van de bedrijfssituatie op basis van geaccepteerde bedrijfs- en persoonsgegevens. Het overzicht van de bedrijfssituatie moet voldoende zijn voor het samenstellen van de financiële businesscase voor het implementeren van het vertrouwensnetwerk en de toepassing bedrijfsjuridische functie.
Aan de hand van de financiële bedrijfssituatie werkt de projectleider met het betrokken management en medewerkers de financiële businesscase uit. De financiële businesscase sluit aan op de Business Model Canvas. De waardeproposities zijn uitgewerkt in kostenstructuren zoals investeringen, licenties en professionele ondersteuning, en inkomensstromen.
Financiële onderbouwing van de businesscase
De afgestemde financiële businesscase voor gebruikmaken van het vertrouwensnetwerk en de bedrijfsjuridische functie geeft het bedrijf een beeld van de kostenstructuren en de inkomensstromen.
Kostenstructuur
- Het bedrijf kiest voor ondersteuning door professionals voor het implementeren van het informatie ecosysteem en de bedrijfsjuridische functie. Hiervoor heeft het bedrijf een offerte gevraagd bij Duthler Associates en deze vervolgens opgenomen in de businesscase;
- De gebruikerslicenties – toepassingen hebben betrekking op deelname vertrouwensnetwerk en smart contracting; en
- Licenties – contracten hebben betrekking op het gebruik van de contracttypen en draaiboeken.
Inkomensstromen
- Uit het reputatiemanagement en benutten van de relatie met partners ontstaan inkomensstromen waarvoor het bedrijf geen extra inspanningen voor hoeft te leveren. Alleen al op basis van deze inkomensstroom is er een aantrekkelijke financiële businesscase met een terugverdienperiode van 111 dagen per jaar voor deze case;
- De financiële businesscase groeit als het bedrijf gebruik maakt van het kennis- en verandermanagement. Dit management is nodig voor het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten voor uiteenlopende aandachtsgebieden of programma’s:
- Vertrouwensnetwerk en verantwoorden;
- Gegevensbescherming en informatieveiligheid;
- Bedrijfsjuridische functie; en
- Effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten.
- De terugverdientijd brengt het bedrijf terug naar 76 dagen per jaar.
- De onzekerheden bij het inschatten van de inkomensstromen van het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten zijn aanzienlijk. De belangrijkste afhankelijkheid is het mobiliseren van de verandercapaciteit. Op basis van een conservatieve inschatting bouwt de financiële businesscase verder uit en wordt de terugverdientijd verder terugbracht naar 47 dagen per jaar in deze case.
Risicomatrix
Bij elke businesscase hoort een risicomatrix waarbij de projectleider in samenwerking met het management en de medewerkers de bedreigingen en de afhankelijkheden inventariseren en passende beheersmaatregelen benoemen. In de businesscase uit het voorbeeld heeft dat kennelijk plaatsgevonden omdat de hulp van externe professionals voor specifieke taken is ingeroepen:
- Ondersteunen bij implementeren informatie ecosysteem;
- Ondersteuning op afroep; en
- Jaarlijkse check up.
In het voorbeeld zet het bedrijf ook in op het mobiliseren van de verandercapaciteit door actief gebruik te maken van een aantal bewustwordings- en trainingsprogramma’s. Afgezien van deze beheersmaatregelen vraagt de projectleider aan het management en medewerkers een risicoschatting te maken en bespreekt deze bij alle (belangrijke) implementatiestappen.
MYOBI Accountmanagement heeft zich voorbereid op het bespreken van het organiseren van een Business Model Canvas, waardeproposities en financiële businesscases voor het implementeren van het vertrouwensnetwerk en de bedrijfsjuridische functie.
