MYOBI organiseert haar eigen bedrijfsactiviteiten met behulp van het vertrouwensnetwerk en de toepassing smart contracting. De Contract Board beheert de TTP-policy en door het accepteren van de TTP-policy door gebruikers, beheert MYOBI het vertrouwensnetwerk.

MYOBI onderkent een kans op geschillen met gebruikers van het vertrouwensnetwerk over het nakomen van de wederzijdse verplichtingen uit de TTP-policy. Deze kans op geschillen bestaat ook als een bedrijf met haar partner verwerkers-, gegevensuitwisselings- of regieovereenkomsten sluit. De beste manier om geschillen te beslechten is het voorkomen van geschillen. Als er zich onverhoopt toch verschillen voordoen, dan kan MYOBI snel en effectief reageren met een voor partijen effectieve en kostenefficiënte geschilbeslechting.

Geschilcyclus

Op basis van de bovenstaande inleiding onderkennen wij de volgende cyclus.

1. Samenstellen contractportfolio, in het bijzonder de TTP-policy;
2. Gebruikers registreren onder de toepasselijkheid van de TTP-policy;
3. Contractmanagement; en
4. Geschilbeslechting.

A. Samenstellen contractportfolio, in het bijzonder de TTP-policy

MYOBI heeft de Contract Board gevraagd een contractbibliotheek voor vertrouwde derde partijen samen te stellen en deze vervolgens te beheren. De contractbibliotheek bestaat uit:

• TTP-policy met de afspraken tussen MYOBI en al haar gebruikers;
• Verwerkers-, gegevensuitwisselings- en regie-overeenkomsten die gericht zijn op het verwerken van bedrijfs- en persoonsgegevens, zoals bedoeld in de AVG. Gebruikers leggen deze overeenkomsten voor aan hun partner om afspraken te maken in het informatie ecosysteem; en
• Mediationreglement. Deze overeenkomst past een gebruiker en haar partner toe bij het beslechten van geschillen.

Zie: TTP-Spelregels en TTP-Werkwijze voor een samenvatting van de TTP-policy. De TTP-policy is voor (potentiële) gebruikers beschikbaar op het vertrouwensnetwerk.

De Contract Board onderhoudt de contractportfolio. Wetgeving, bedrijfsmatige omstandigheden en geconstateerde onduidelijkheden bij gebruikers van het vertrouwensnetwerk kunnen aanleiding zijn de contractportfolio aan te passen. Soms heeft dat gevolgen voor reeds gemaakte afspraken tussen partijen. MYOBI ondersteunt het proces van oversluiten van reeds gemaakte afspraken. Het gecontroleerd kunnen beheren van de contractportfolio biedt bedrijven het comfort van het reduceren van onduidelijkheden over de uitleg van rechten en verplichtingen in contracten. Alle correspondentie tijdens het proces van de totstandkoming van het contract worden door MYOBI bij het contract bewaard. Vervolgens waarmerkt en deponeert MYOBI de contracten, inclusief deze correspondentie.

B. Gebruikers registreren onder de toepasselijkheid van de TTP-policy

In het registratieproces staat het authentiseren van de identiteit van het bedrijf en van de wettelijke vertegenwoordiger centraal. Op het moment dat de wettelijke vertegenwoordiger de rechten van de Bedrijfsbeheerder op het informatie ecosysteem heeft gekregen vraagt MYOBI deze vertegenwoordiger de TTP-policy te accepteren.

De wettelijk vertegenwoordiger voert medewerkers op in het informatie ecosysteem. Vervolgens wijst de vertegenwoordiger rollen aan medewerkers toe. Dit geldt ook voor het beheren van medewerkers op het ecosysteem en het beheren van de bevoegdheden. Veelal delegeert de wettelijk vertegenwoordiger het beheer van medewerkers, rollen en rechten aan de reputatiemanager. De verantwoordelijkheid voor de beheertaken blijven bij de Bedrijfsbeheerder liggen.

MYOBI vraagt elk bedrijf dat zich aanmeldt bij het vertrouwensnetwerk de TTP-policy te accepteren. Dit proces van contracteren is eenvoudig. Het is niet mogelijk te onderhandelen over de bewoordingen van de TTP-policy.

MYOBI organiseert haar bedrijfsactiviteiten effectief met smart contracting. De Bedrijfsbeheerder of reputatiemanager benoemt Bedrijfsprocescoördinatoren die processen van contracteren kunnen starten. Een Bedrijfsprocescoördinator betrekt gebruikers (medewerkers) en eventuele externe experts in het proces en stelt in het proces contracttypen open voor discussie.

Als er consensus is en de Tekeningsbevoegde van het bedrijf stemt in met de contracttypen dan nodigt de Bedrijfsprocescoördinator de Bedrijfsprocescoördinator van de zakenpartner uit deel te nemen aan het proces van contracteren. Deze (uitgenodigde) Bedrijfsprocescoördinator nodigt de bevoegde personen uit deel te nemen aan het contractproces. De onderhandelingen tussen de partijen gaan nu van start.

Het proces van contracteren vindt plaats op het vertrouwensnetwerk. MYOBI, in de rol van notaris, legt de precontractuele fase vast en als de Tekeningsbevoegden van de gebruikers hebben getekend, waarmerkt en deponeert MYOBI de contracten en de correspondentie tijdens de precontractuele fase in een elektronische kluis. Uiteraard zijn deze gegevens slechts voor de partners toegankelijk om te raadplegen.

Het gecontroleerde en gedocumenteerde proces van contracteren biedt bedrijven comfort van het wegnemen van onduidelijkheden over de identiteit van bedrijven, de handelingsbevoegdheid van vertegenwoordigers, het toepasselijk zijn van algemene voorwaarden, dossiervorming van gemaakte afspraken, en de zekerheid dat achteraf dwingend bewijs over de gemaakte afspraken aanwezig en toegankelijk is.

C. Contractmanagement

De levensduur van contracten kan verschillen. Het hangt af van de verplichtingen en rechten die over en weer zijn afgesproken. Het ligt voor de hand dat partijen tijdig informatie over de expiratie wensen te ontvangen. Hiernaast onderscheiden wij een scala aan situaties die voor partijen van belang zijn waarin zij actie moeten ondernemen. Een contractmanagementproces waarin bedrijfsregels executeren en activiteiten starten, vormt het fundament voor contractmanagement.

Het beheren van de bedrijfsregels en het organiseren van het appelleren aan rechten en het signaleren van verplichtingen voorkomt nare discussies met partners achteraf.

Meer over contractmanagement, lees hier verder.

D. Geschilbeslechting

Wij onderkennen de volgende stappen:

Stap 1: De Bedrijfsprocescoördinator start een proces van mediation. In het proces betrekt de Bedrijfsprocescoördinator de aanvrager van de mediation, relevante medewerkers en eventueel externe expertise. De Bedrijfsprocescoördinator neemt de set van documenten inzake mediation op in het proces. Met behulp van de set van documenten beschrijft de aanvrager de kwestie onder andere met:

• de feiten van het niet nakomen van de verplichtingen door de wederpartij;
• de consequenties van het niet nakomen van de verplichtingen door de wederpartij; en
• de referentie naar het contract met rechten en verplichtingen.

Vervolgens nodigt de Bedrijfsprocescoördinator de Bedrijfsprocescoördinator van de wederpartij uit deel te nemen aan het proces mediation.

Stap 2: De Bedrijfsprocescoördinator van de wederpartij betrekt relevante medewerkers in het proces mediation. Met behulp van een document geeft de wederpartij zijn zienswijze op de aanvraag.

Stap 3: Veelal, door het vergelijken van de aanvraag en de zienswijze, komen partijen tot een minnelijke schikking. Ook hiervoor is een document in de portfolio opgenomen.

Stap 4: Er bestaat een kans dat partijen toch niet een traject van mediation willen ingaan, maar hun geschil willen voorleggen aan een rechterlijke instantie. Het mediation reglement voorziet hierin.

Dit gecontroleerd proces van geschilbeslechting, als sluitstuk van de afsprakencyclus, biedt gebruikers op het vertrouwensnetwerk het comfort van effectief samenwerken.