De bedrijfsleiding initieert het organiseren van de bedrijfsjuridische functie. De aanleiding kan liggen in een reeks van nare ervaringen van het moeten nakomen van “rammelende” overeenkomsten die uiteindelijk hebben geleid tot gerechtelijke procedures met een financiële afwikkeling. Constateringen van het management van: teleurstellende resultaten bij het afsluiten van overeenkomsten, het niet of niet volledig benutten van de afgesproken rechten en ineffectieve bedrijfsprocessen, kunnen ook de aanleiding zijn de bedrijfsjuridische functie effectiever te organiseren.

De bedrijfsjuridische functie heeft als doel grip te krijgen en te houden op het afspreken van de juiste rechten en verplichtingen, en het uitnutten van de afgesproken rechten en nakomen van verplichtingen. Heeft het bedrijf het overzicht en het inzicht in de rechten en verplichtingen dan gaat het bedrijf na of:

• de rechten in voldoende mate bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen; en
• de verplichtingen voldoende toegevoegde waarde leveren aan de klanten.

Op basis van het overzicht met het benutten van de formele en materiële rechten treft de bedrijfsleiding passende maatregelen. Een prettige bijkomstigheid van een effectief georganiseerde bedrijfsjuridische functie is dat een deel (of soms het geheel) van een bedrijfsactiviteit effectief georganiseerd wordt. Dit effect is logisch omdat een bedrijfsjuridische functie op het organisatieniveau centraal en op het afdelingsniveau decentraal is ingericht. Zie: toepassingen en wat is smart contracting.

Een gebruiker vergroot haar waardepropositie op het vertrouwensnetwerk met het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische functie. Het kwantificeren van de waardepropositie in inkomstenstromen en kostenstructuren vraagt een systematische uitleg waarbij wij gebruik maken van de beschrijvingen van scenario’s. Zie: Scenario’s en handreikingen.

Ten behoeve van het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische functie maakt het bedrijf gebruik van:

• Het informatie ecosysteem op het vertrouwensnetwerk met geauthentiseerde partners (klanten, leveranciers, medewerkers en personen) waarmee betrouwbare en identificerende bedrijfs- en persoonsgegevens met de individuele partners wordt gedeeld; en
• De vertrouwensdiensten die essentieel zijn voor smart contracting en contractmanagement (beheren van gegevensdefinities, elektronisch ondertekenen, waarmerken en deponeren van documenten en organiseren van de wettelijke accountabilityverplichting).

Zie: Het Vertrouwensnetwerk.

Organiseren van een bedrijfsjuridische functie

Op hoofdlijnen organiseert een bedrijf met een bedrijfsjuridische functie de volgende zaken:

• Het effectief en kostenefficiënt realiseren van de bedrijfsdoelstellingen door met (potentiële) partners afspraken te maken over ontvangen en leveren van producten en diensten is. De bedrijfsjuridische functie faciliteert het proces van het organiseren van de bedrijfsjuridische functie, het voorbereiden van het maken van afspraken, het proces van contracteren en het contractmanagement proces;
• Het overzicht en inzicht in de te maken en gemaakte afspraken geeft de bedrijfsleiding en het management een beeld van de wettelijke en contractuele aansprakelijkheids- en kostenrisico’s en de bedrijfseconomische risico’s van (te weinig) geconsumeerde rechten en (te weinig) geleverde verplichtingen;
• Voor het organiseren van de bedrijfsjuridische functie maakt de bedrijfsleiding gebruik van de contracttypen en draaiboeken uit de contractportfolio die door de Contract Board worden beheerd. Interne en externe professionals maken de contracttypen en draaiboeken uit de portfolio bedrijfsspecifiek en nemen deze documenten op in de bedrijfsspecifieke contractbibliotheek. Bij dit proces van personalisatie blijven de volgende faciliteiten functioneren:
  • Als gevolg van wetswijzigingen en jurisprudentie kan de Contract Board aanpassingen voorstellen in contracttypen en draaiboeken. Beargumenteerd en met een risicoschatting legt de Contract Board de contract- en draaiboekwijzigingen voor aan de gebruikers. De bedrijfsleiding beslist of en wanneer de wijzigingen worden doorgevoerd en eventuele aanvullende maatregelen nodig zijn (bijvoorbeeld aanvullende, ontbinden van of oversluiten van overeenkomsten);
  • Met behulp van de functionaliteit van “impacted contract” kan de bedrijfsleiding inschatten wat de gevolgen van contractwijzigingen zijn voor de bedrijfsvoering; en
  • De historie van gebruikte contracttypen en draaiboeken blijven bestaan.
• Met behulp van de bedrijfsspecifieke leeromgeving gebruikt het bedrijf de bewustwordings- en trainingsprogramma’s bedrijfsjuridische functie voor het kennis- en verandermanagement. Deze programma’s zijn ook beschikbaar voor de (potentiële) partners;
• In het informatie ecosysteem op het vertrouwensnetwerk zijn de betrouwbare identiteiten van het bedrijf, haar wettelijk vertegenwoordigers en haar tekeningsbevoegden opgenomen. Het bedrijf biedt haar (potentiële) partners toegang tot deze bedrijfs- en persoonsgegevens onder de voorwaarde dat het bedrijf ook toegang heeft tot dezelfde type gegevens van haar (potentiële) partners. De vertrouwensdiensten bestaan onder andere uit persoonsgebonden elektronische handtekening op het vertrouwensnetwerk waarmee documenten getekend worden en het organiseren van de Accountability Seal door gebruikers van het vertrouwensnetwerk als een bevestiging van de bedrijfsleiding dat de bedrijfs- en persoonsgegevens adequaat worden beschermd;
• Tijdens het proces van contracteren legt MYOBI, in de rol van notaris, de varianten van contractafspraken en communicatie tussen partijen vast. Uiteindelijk tekenen de tekeningsbevoegde van de partners de contracten en waarmerkt en deponeert MYOBI de contracten plus contracthistorie en communicatie (de pre-contractuele fase). Het gewaarmerkt deponeren van documenten en toegankelijk houden voor partners zorgt voor onweerlegbaar bewijs;
• De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden die in de draaiboeken worden afgesproken spiegelen zich in de rollen en bevoegdheden van de bedrijfsjuridische functie en de achterliggende bedrijfsactiviteiten. Smart contracting treft effectieve beheersmaatregelen “by design” in het autorisatiemechanisme (feed forward) en in de auditlog (feedback);
• De bedrijfsprocescoördinator organiseert het proces van contracteren zoals is afgesproken in de draaiboeken en is getraind met de bewustwordings- en trainingsprogramma’s bedrijfsjuridische functie. De bedrijfsprocescoördinator zet de volgende stappen:
  • contracttypen en draaiboeken uit de contractbibliotheek in het proces opnemen;
  • relevante medewerkers met de juiste bevoegdheden uitnodigen om deel te nemen aan het proces; en
  • MYOBI verzoeken een potentiële partner registeren en die vervolgens uitnodigen deel te nemen aan het proces.
• Als de bedrijfsprocescoördinator intern de contractstrategie heeft afgesproken opent de coördinator de documenten in het proces voor de bedrijfsprocescoördinator van de partner en onderhandelingen, ondertekenen en deponeren vinden plaats.Met behulp van deze procesaanpak kunnen generieke en bedrijfsspecifieke afspraaktypen effectief georganiseerd worden;
• Het contractmanagement is gericht op het kunnen uitoefenen van rechten en nakomen van verplichtingen zoals contractueel is afgesproken. Het vaststellen dat de rechten zijn uitgeoefend en de verplichtingen zijn nagekomen kunnen partijen vastleggen in protocollen en laten waarmerken en deponeren door MYOBI;
• Het met partners (klanten, medewerkers en leveranciers) rechten en verplichtingen afspreken en afspreken dat voldaan is aan de verplichtingen vormt een belangrijke beheersmaatregel “by design” als onderdeel van bedrijfsprocessen waarmee bedrijfsactiviteiten effectief georganiseerd worden;
• Het in overeenkomsten eenduidig formuleren van rechten (specificatie van de eisen en functionaliteiten) maakt het effectief organiseren van de compliance met uitoefenen van rechten mogelijk; en
• De kennisbanken, servicedesk, bewustwording- en trainingen bedrijfsjuridische functie en professionele ondersteuning op afroep zorgen ervoor dat de bedrijfsdoelen van het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische functie tijdig gehaald worden.

Business Model Canvas Bedrijfsjuridische functie

Een Business Model Canvas, businesscase en plan van aanpak voor het toepassen van smart contracting voor het organiseren van een effectieve bedrijfsjuridische functie hebben wij op hoofdlijnen uitgewerkt.

Een Business Model Canvas voor het toepassen van het smart contracting voor het effectief of effectiever organiseren van de bedrijfsjuridische functie gaat uit van een operationeel informatie ecosysteem. De waardepropositie van een effectief georganiseerde bedrijfsjuridische functie heeft betrekking op:

• De waardepropositie van het vertrouwensnetwerk, in het bijzonder het informatie ecosysteem, verder vergroten door gebruik te maken van de geauthentiseerde identiteiten van de partners en de bevoegdheden van handelings- en tekeningsbevoegde bij contracteren en contractmanagement. Het toepassen van de vertrouwensdiensten zoals de elektronische handtekening op het vertrouwensnetwerk. Het blijvend kennen van een (potentiële) partner kent een directe besparing van de kosten of reductie van de bedrijfsrisico’s bij het achterwege laten van het onderzoek van, stel één uur of € 25 per partner per jaar;
• Uitoefenen van rechten en consumeren van producten en diensten, in het bijzonder:
  • Het scherper inkopen van de producten en diensten en nagaan of, en in hoeverre, de producten en diensten daadwerkelijk door de organisatie volledig worden geconsumeerd. Afhankelijk van de staat van het leveranciersmanagement kunnen er besparingen tussen 5% – 15% op operationele kosten worden bereikt; en
  • Nagaan in hoeverre klanten de producten en diensten van het bedrijf consumeren. Als blijkt dat de consumptie tegenvalt dan zal het verlengen van overeenkomsten of afnemen van nieuwe producten tegenvallen. Afhankelijk van de staat van het bestaande klantenmanagement kunnen wederkerige verkopen met 2% -10% stijgen.
• Het beheersbaar maken van aansprakelijkheids- en kostenrisico’s tijdens het proces van contracteren en contractmanagement met behulp van passende contracttypen en draaiboeken zorgt ervoor dat partijen voldoen aan elkaars verwachtingen. De opportunity costs liggen in het verlengde van “first time right”-methode;
• De sterke(re) juridische positie zorgt voor minder gedoe en kosten met partners die rechten en verplichtingen van gemaakte afspraken anders uitleggen. Wij verwachten dat het aantal probleemdossier met de helft kan worden teruggebracht en dat kostbare juridische procedures achterwege kunnen blijven;
• Juridisch actueel houden van de contracttype en draaiboeken zorgt ervoor dat de bedrijfsleiding kan voldoen aan de accountabilityverplichting voor het organiseren van compliance met wettelijke en contractuele verplichtingen op velerlei vlakken. Het objectiveren van de wettelijke en contractuele verplichtingen maakt het ernaar handelen en het organiseren van de compliance gemakkelijker;
• Het bewustwordings- en trainingsprogramma bedrijfsjuridische functie zorgt bij het management en de medewerkers voor de noodzakelijke kennis- en verandermanagement. Het vergroot de kans op succes van slagen van het organiseren van de bedrijfsjuridische functie aanzienlijk; en
• Een effectief georganiseerde bedrijfsjuridische functie leidt tot effectief georganiseerde bedrijfsactiviteiten. Dé voorwaarde voor het effectiever organiseren van de bedrijfsjuridische functie en achterliggende bedrijfsactiviteiten is het succesvol organiseren kennis- en verandermanagement. Het niet hierin slagen heeft een kostprijsverhogend effect en kan zelfs de continuïteit van de bedrijfsvoering bedreigen.

De scope en reikwijdte van de bedrijfsjuridische functie heeft betrekking op het voorbereiden van het maken van afspraken, het maken van de afspraken (smart contracting) en het uitoefenen van rechten en voldoen aan verplichtingen (contractmanagement). De bedrijfsjuridische functie is relevant voor alle bedrijfsactiviteiten.

De Contract Board onderhoudt in de contractportfolio contracttypen en draaiboeken voor generieke bedrijfsactiviteiten (governance, verkopen, personeelszaken en inkopen). Hiervoor maakt de Contract Board gebruik van het systeem smart contracting op het vertrouwensnetwerk. Een contracttype is een document dat door partijen wordt ondertekend en is de uitkomst van een onderhandelingsproces; in generieke termen, een draaiboek.

De contracttype en de draaiboeken sluiten aan op de rollen en bevoegdheden in het systeem smart contracting. De bedrijfsprocescoördinator voegt contracttype uit de contractportfolio, of liever de contractbibliotheek, aan het businessproces en loopt stap voor stap het draaiboek af. Het operationele doel van “first time right” brengt de bedrijfsprocescoördinator verder. De professionals van Duthler Associates kunnen op verzoek de contracttypen en draaiboeken bedrijfsspecifiek maken en opnemen in de contractbibliotheek van het bedrijf.

Uit de beschrijvingen van de scenario’s voor het effectief organiseren van generieke bedrijfsactiviteiten maken wij op dat de organisaties van bedrijfsactiviteiten onderling sterk kunnen verschillen. Er bestaan ook verschillen tussen bedrijfsactiviteiten van verschillende bedrijfstypen. Een sectorspecifieke benadering neemt deze verschillen weg; echter, bedrijven uit dezelfde sector met verschillende bedrijfsomvang kunnen hun bedrijfsactiviteiten verschillend organiseren.  

De kwalitatieve opsomming van de waardeproposities van het toepassen van de bedrijfsjuridische functie met behulp van smart contracting hebben wij uitgewerkt in de Business Model Canvas en toegelicht. Wij gaan nu een plan van aanpak voor het toepassen van smart contracting behandelen en een inschatting maken van de inkomstenstroom en de kostenstructuur.

Plan van aanpak

Na het registratieproces kan de bedrijfsbeheerder een licentie voor smart contracting afnemen. De bedrijfsbeheerder stelt veelal een projectleider aan die start met de voorbereidingen voor het organiseren van de bedrijfsjuridische functie. Vervolgens implementeert de projectleider met het management de bedrijfsjuridische functie in de organisatie en stap voor stap volgt het organiseren van de bedrijfsactiviteiten. Steeds als er sub-implementaties zijn afgerond vindt er een evaluatie met het betrokken het management en de medewerkers plaats en kan er desgewenst bijgestuurd worden.

Na het in gebruik nemen van smart contracting zullen de bedrijfsleiding en het management regelmatig de resultaten van het maken en gemaakte afspraken bespreken. Dergelijke overleggen vinden ook plaats tussen het management en de medewerkers over de strategie van contracteren en contractmanagement.

Op hoofdlijnen de plannen van aanpak.

A. Toepassen van de bedrijfsjuridische functie

Met behulp van kennis- en verandermanagement organiseert de projectleider een kennisbasis en bereidheid voor het toepassen van de bedrijfsjuridische functie. Bij de bedrijfsleiding, het management en de medewerkers moet het “waarom”-antwoord voor het toepassen van de bedrijfsjuridische functie goed ontvangen worden om de bereidheid/ het verlangen om te veranderen te verinnerlijken.

De bedrijfsprocescoördinator die verantwoordelijk zijn voor contracteren voor bepaalde bedrijfsactiviteiten inventariseren en beoordelen de bestaande situatie, formuleren hun eisen aan de bedrijfsjuridische functie en gaan met interne of externe professionals aan de slag met behulp van de contractportfolio de gewenste contracttypen en draaiboeken samen te stellen. Bij deze werkzaamheden benoemt het team van een bedrijfsprocescoördinator de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van bepaalde rollen. De contracttypen en draaiboeken neemt de bedrijfsprocescoördinator op in de contractbibliotheek en de geformuleerde rollen weerspiegelen de rollen en bevoegdheden in smart contracting als onderdeel van het informatie ecosysteem.

Uiteraard ondersteunen Duthler Associates en First Lawyers de bedrijfsprocescoördinator en de medewerkers van het bedrijf met kennisbanken, servicedesk, trainingen en professionele ondersteuning op afroep. Dit doen Duthler Associates en First Lawyers ook voor de bedrijfsprocescoördinator van (potentiële) partners.

Op hoofdlijnen bestaat het plan van aanpak toepassen van de bedrijfsjuridische functie uit:

• Voorbereiding
  • Het bedrijf gebruikt het informatie ecosysteem voor: het beheren van de eigen bedrijfs- en persoonsgegevens, en MYOBI verzoeken de (potentiële) partners te registeren waardoor de identiteit van de partner en de wettelijke vertegenwoordiger wordt geauthentiseerd;
  • Beoordelen van de bestaande juridische functie, knelpunten inventariseren en de contracttypen en draaiboeken bedrijfsspecifiek uitwerken en opnemen in de contractbibliotheek;
  • Samengestelde taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de bedrijfsjuridische functie spiegelen in de rollen en bevoegdheden van smart contracting en de rollen koppelen aan gebruikersprofielen;
• Implementeren en uittesten
  • Aanbieden van het bewustwordings- en trainingsprogramma’s bedrijfsspecifieke leeromgeving aan management en medewerkers;
  • Implementeren en uittesten van de bedrijfsjuridische functie waar? en stap voor stap de bedrijfsjuridische functie bij de bedrijfsactiviteiten implementeren en uittesten.
• Resultaten implementatie overdragen aan de organisatie
  • De resultaten van de implementatie op organisatieniveau (centraal) overdragen aan de bedrijfsjuridische functie; en
  • De resultaten van de implementatie op afdelingsniveau (decentraal) overdragen aan het management.

Dit grofmazig plan van aanpak is geschikt voor een bedrijfsspecifieke uitwerking van een implementatie plan. Bedrijven met een beperkte bedrijfsomvang zullen voldoende hebben aan de aangegeven fasering en de contracttypen en draaiboeken uit het contractportfolio. Bedrijven met enige bedrijfsomvang zullen de behoefte voelen het plan van aanpak verder uit te werken.

B. Contracteren en contractmanagement

Een bedrijf maakt dagelijks afspraken met (potentiële) partners. De meeste afspraken hebben een lage impact op het risico- een aansprakelijkheidsprofiel van de bedrijfsvoering. Er zijn ook afspraken die juist verstrekkende gevolgen kunnen hebben. Denk aan kwaliteitsgaranties, leveringsverplichtingen, effectief en aantoonbaar beschermen van bedrijfs- en persoonsgegevens, afnameverplichtingen of arbeidsovereenkomsten. Voor alle overeenkomsten geldt dat het bedrijf de contractuele rechten en verplichtingen operationeel en financieel verwerkt.

Bij contracteren maken partners ook afspraken over vertrouwelijkheid en betrouwbaarheid van elkaars bedrijfs- en persoonsgegeven. Op basis van deze afspraken groeit – automatisch – het informatie ecosysteem.

Bij het toepassen van de bedrijfsjuridische functie zijn er voor gelijksoortige bedrijfsactiviteiten bedrijfsprocescoördinator aangewezen die getraind zijn in het toepassen van passende contracttypen en draaiboeken. Bij het bedrijfsspecifiek maken van de contracttypen en draaiboeken is de bedrijfsstrategie van zakendoen opgenomen.

Voorbereiden

Een bedrijfsprocescoördinator treft eerst voorbereidingen voordat een proces gestart wordt. Het doel van het maken van afspraken moet duidelijk zijn, wat draagt de afspraak bij aan het halen van de bedrijfsdoelstellingen, met wie worden afspraken gemaakt, wat zijn de rechten en verplichtingen, wat is het risicoprofiel van de afspraak, wie in de organisatie verzorgt het contractmanagement, hoe vindt de operationele en financiële verwerking plaats en is het draaiboek passend.

Het is verstandig voor alle contracten de voorbereiding te treffen ook al gaat het om een afroep van producten of diensten en is de doorlooptijd beperkt tot enkele dagen. De minimale voorbereiding bestaat uit:

• Selecteren van contracttype en draaiboek en deze afstemmen met betrokken medewerkers;
• Authentiseren van de identiteit (potentiële) partner en wettelijk vertegenwoordiger; en
• Bereidheid van tekeningsbevoegde en contractautoriteit deel te nemen in het smart contracting proces.

Voor het sluiten van contracten met een hoge impact op de bedrijfsvoering zal de bedrijfsprocescoördinator een projectmatige aanpak volgen. Voor het maken van dergelijke verstrekkende afspraken zijn in de contractportfolio passende contracttypen en draaiboeken opgenomen en er zijn passende bewustwordings- en trainingsprogramma’s bedrijfsjuridische functie samengesteld.

Proces van smart contracting

• Op initiatief van het bedrijf of op uitnodiging van een partner start de Bedrijfsprocescoördinator smart contracting processen. Partijen spreken de contractypen en draaiboeken af;
• Onderhandelingen tussen partijen vinden plaats en de uitkomsten van de onderhandelingen leggen partijen vast in de contracttypen. Uiteindelijk komt er tussen partijen een overeenkomst tot stand en kunnen de Contract-autoriteiten van het bedrijf en haar partners instemmen door de status van de contracttypen aan te passen naar “ondertekenen”;
• De Tekeningsbevoegde van de partners ondertekenen de overeenkomsten en MYOBI waarmerkt en deponeert de stukken inclusief de correspondentie tussen partijen. De correspondentie en de ondersteunende documenten die tussen partijen is gewisseld in de pre-contractuele fase geven uitleg aan de gesloten overeenkomst; en
• De Bedrijfsprocescoördinatoren van partijen dragen de inhoud van het proces over aan de Bedrijfsprocescoördinator die verantwoordelijk is voor het contractmanagement.

Contractmanagement

Door een direct belanghebbende managen van het toereikend consumeren van de rechten en voldoen aan de verplichtingen noemen wij contractmanagement. De looptijd van overeenkomsten kan aanzienlijk zijn en in die periode worden verwachtingen niet altijd waargemaakt of zijn er domweg betere alternatieven. Het doel van contractmanagement is het ontvangen van producten en diensten almede het leveren van producten en diensten die het beste passen bij de bedrijfsvoering. Deze doelomschrijving maakt dat elke bedrijfsactiviteit contractmanagement anders invult. Op hoofdlijnen blijft:

• Kennen van de doelstellingen van de overeengekomen contracten;
• Monitoren dat dat de rechten van de overeenkomsten in voldoende mate worden geconsumeerd. Als dit niet het geval is onmiddellijk in contacttreden met de afnemer van de rechten;
• Periodiek verkennen van alternatieven voor de rechten die zijn afgenomen of worden geleverd; en
• Monitoren en “kennen” van de partners. Relatiemanagement op basis van inhoud.

Bij bedrijven lopen veel processen van smart contracting en contractmanagement parallel. Rolgedreven zorgt MYOBI voor overzicht en inzicht in de lopende en gemaakte afspraken en het contractmanagement.

Inkomstenstroom en kostenstructuur, financiële businesscase

Het uitwerken van de financiële businesscase voor het toepassen van de bedrijfsjuridische functie is voor elk bedrijf anders. Gezien de aard van de dienstverlening kunnen alle bedrijfsactiviteiten meer of minder profiteren van het maken van afspraken met partners en nagaan in hoeverre de afspraken worden nagekomen, het contractmanagement. Wij schetsen een aantal waardeproposities die een evidente inkomstenstroom voor een bedrijfsactiviteit genereert en geven de kostenstructuur aan.

Een bedrijf kan met behulp van de door Duthler Associates en First Lawyers aangereikte middelen, zoals de kennisbanken, de servicedesk, de bewustwordings- en trainingsprogramma’s en op afroep professionele hulp, de bedrijfsjuridische functie organiseren. Dit vraagt een bijdrage in de vorm van een gebruikerslicentie. Niet alle bedrijven beschikken over de capaciteit de bedrijfsjuridische functie effectief te organiseren en doen een beroep op professionele ondersteuning op afroep. Deze ondersteuning gaat verder dan het inhuren van een advocaat die een set van standaardcontracten samenstelt zonder dat rekening wordt gehouden met het karakter van de bedrijfsactiviteiten. De professionele ondersteuning zoals wij die voorstaan is gericht op het realiseren van de waardeproposities volgens een plan van aanpak met duidelijke producten en mijlpalen.

Wij verkennen de financiële businesscase van een bedrijf met een beperkte bedrijfsomvang bestaande uit:

Al door “slechts” de bedrijfsjuridische functie te organiseren ontstaat voor een bedrijf met een bescheiden bedrijfsomvang een aantrekkelijke financiële businesscase. Gaat de bedrijfsleiding aan de slag met het effectiever organiseren van de bedrijfsactiviteiten dan neemt de waardepropositie toe, de kostenstructuur blijft gelijk en de inkomstenstromen nemen exponentieel toe.

Wij maken de volgende opmerkingen bij de kostenstructuur en inkomensstromen:

1. Het overzicht en inzicht in de bedrijfs- en persoonsgegevens van partners waaraan en waarvan producten en diensten worden geleverd en afgenomen is noodzakelijk voor het maken van overeenkomsten en het organiseren van contractmanagement. Vertrouwensdiensten, in het bijzonder de elektronische handtekening op het vertrouwensnetwerk en het waarmerken en deponeren van documenten maakt de bedrijfsjuridische functie robuust;
2. In voldoende mate uitoefenen van rechten (maakt u gebruik van wat u heeft ingekocht?) en in voldoende mate consumeren van geleverde producten en diensten (gebruiken uw klanten uw producten en diensten?) zijn dagelijkse vragen die de bedrijfsleiding zich stelt. Het contractmanagement monitort deze vragen, legt bevindingen vast en bespreekt de resultaten met de bedrijfsleiding. Partijen spreken in de contracten af hoe verwachtingen gemeten en gerapporteerd worden;
3. De impact van een bedreiging op de bedrijfsvoering vertaalt zich in de kans dat het zich voordoet en de kosten die het meebrengt om de situatie te herstellen. Het effectiever organiseren van de bedrijfsjuridische functie verkleint de kans dat een bedreiging zich voordoet. De zorgvuldigheid van handelen bij contracteren en contractmanagent geeft aanleiding om in een vroeg stadium van deze processen op het ontstaan en groeien van een bedreiging in te grijpen waardoor de kosten en de inspanningen om de situatie te herstellen relatief laag zijn;
4. Eén deel van de licentiekosten zijn vast. Het andere deel van de licentiekosten is variabel en afhankelijk gemaakt van het toepassen van smart contracting. Hierdoor dekt het bedrijf de licentiekosten uit de inkomstensstroom; en
5. Het met behulp van de decentrale opzet van de bedrijfsjuridische functie effectief de bedrijfsactiviteiten organiseren vraagt van de bedrijfsleiding initiatief. Duthler Associates en First Lawyers hebben voor generieke bedrijfsactiviteiten in de contracttypen en draaiboeken contouren aangebracht die een bedrijf specifiek kunnen maken.

De financiële businesscase pakt voor elke organisatie anders uit. Wij adviseren dat de bedrijfsleiding een inventarisatie doet (of laat doen) van de effectiviteit van de bestaande bedrijfsjuridische functie. Welke verbeterpunten kunnen de medewerkers benoemen en is het bedrijf in de afgelopen jaren geconfronteerd met vervelende verplichtingen uit contracten? Het gesprek met de sectorvertegenwoordiging aangaan over de noodzaak van een effectieve bedrijfsjuridische functie kan verhelderend zijn. Het kan ertoe leiden dat de Contract Board een sectorspecifieke contractportfolio met contracttypen en draaiboeken samenstelt die eenvoudig door een professional bedrijfsspecifiek gemaakt kan worden.

Wij verkennen de financiële businesscase voor een bedrijf met een gemiddelde bedrijfsomvang bestaande uit:

Een bedrijfsjuridische functie op het vertrouwensnetwerk biedt bedrijven met een bescheiden en gemiddelde omvang een aantrekkelijke financiële businesscase. De kostenstructuur kent lage vaste kosten en variabele kosten die gedekt worden voor inkomensstromen.

De impact van scherper inkopen en hergebruiken van bestaande afzetkanalen leveren een materiele waardepropositie voor het bedrijf op. De waardepropositie stijgt exponentieel als de bedrijfsleiding het decentraal deel van de bedrijfsjuridische functie toepast voor het effectief organiseren van de bedrijfsactiviteiten.

Wij maken de volgende opmerkingen bij de kostenstructuur en inkomensstromen:

1. Het informatie ecosysteem met actuele identificerende bedrijfs- en persoonsgegevens van partners ontstaat spontaan bij het aangaan van overeenkomsten. Op basis van de overeenkomsten onderhouden de reputatiemanagers de bedrijfs- en persoonsgegevens van de eigen organisatie en delen de gegevens met het andere bedrijf met behulp van regieovereenkomsten. De regieovereenkomsten zorgen bij de bedrijven voor behoorlijke besparing, verlaagt de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s bij contracteren en contractmanagement en borgen de vertrouwelijkheid van deze strategische belangrijke gegevens. Wij stellen de waardepropositie op 1 uur of € 25 per jaar.
   Vertrouwensdiensten, in het bijzonder de elektronische handtekening op het vertrouwensnetwerk en het waarmerken en deponeren van documenten maakt de bedrijfsjuridische functie robuust;
2. Door de omvang van het informatie ecosysteem ontstaan er vertrouwde afzet- en inkoopkanalen. Deze kanalen zijn voor de bedrijfsvoering essentieel en door het management gebruikt wordt na te gaan in hoeverre rechten in voldoende maten worden uitgeoefend (maakt u gebruik van wat u heeft ingekocht?) en in hoeverre klanten in voldoende de geleverde producten en diensten consumeren (gebruiken uw klanten uw producten en diensten?). Het beantwoorden van de vragen levert scherper inkopen van producten en diensten en beter benutten van afzetkanalen op;
3. Een effectieve bedrijfsjuridische functie zorgt ervoor dat het openbaren van een bedreiging beperkt is en de impact in termen van kosten en inspannen laag;
4. Eén deel van de licentiekosten zijn vast en een ander deel is variabel en afhankelijk gemaakt van het toepassen van smart contracting. Hierdoor dekt het bedrijf de licentiekosten uit de inkomstensstroom; en
5. Een middelgroot en grootbedrijf kenmerkt zich door een centrale aansturing van meerdere entiteiten en omvangrijke bedrijfsorganisaties. Centrale aansturing biedt extra voordelen de bedrijfsactiviteiten effectief te organiseren met behulp van de decentrale opzet van de bedrijfsjuridische functie. Interne en externe professionals werken de contracttypen en draaiboeken die Duthler Associates en First Lawyers bedrijfsspecifiek hebben gemaakt uit en deze kunnen vervolgens getest en geïmplementeerd worden.