Een effectieve informatie ecosysteem op het vertrouwensnetwerk, en een effectieve bedrijfsjuridische en compliance functie draagt bij aan een effectieve organisatie van generieke bedrijfsactiviteiten. MYOBI, Duthler Academy en vakinhoudelijke partners houden bij het ontwikkelen van modellen rekening met de toepassingsgebieden:
- De Standaardisatie Board biedt steeds meer gegevensdefinities aan die een bedrijf al dan niet overneemt. Door de definities over te nemen ontstaat een bedrijfsspecifiek gegevensplatform waarmee de bedrijfsleiding de kwaliteit van bedrijfs- en persoonsgegevens effectiever kan beheren (voldoen aan de eis van semantisch interoperabiliteit).
- De reputatiemanager van een bedrijf maakt gebruik van de gegevensdefinities om regie te voeren over het delen van de eigen bedrijfs- en persoonsgegevens en toegang krijgen van gegevens van partners. Elke wijziging in de samenstelling van de formeel-juridische en functionele structuur neemt de reputatiemanager op in het beeld van het bedrijf. Door feitelijkheden niet te overschrijven maar toe te voegen aan het beeld ontstaat inzicht in het bedrijfsverleden en kan desgewenst een bedrijf gedocumenteerd teruggaan naar een situatie in de tijd.
- Als gevolg van veranderingen in wet- en regelgeving of het aanpassen van contractportfolio of contractbibliotheek informeert de Contract Board de gebruiker (veelal Bedrijfsprocescoördinator) van een bedrijfsproces over ‘impacted contracts’. Dit wil zeggen dat professionals de bedrijfsleiding informeren over de noodzaak of de wens de onderhanden en de gesloten contracten met partners te herzien met als doel de kosten- en aansprakelijkheidsrisico’s beheersbaar te houden.
- Gebruikers van het vertrouwensnetwerk kunnen met de bedrijfsspecifieke leeromgeving en voor generieke bedrijfsactiviteiten uitgewerkte bewustwordings- en trainingsprogramma’s hun kennis- en verandermanagement opbouwen. Op een praktische wijze bouwt een bedrijf aan het kennisniveau dat de mogelijkheid bij medewerkers opent de wijzigingen in de organisatie van de bedrijfsactiviteiten succesvol door te voeren.
- Met het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische en compliance functie worden ook (delen van) de generieke bedrijfsactiviteiten georganiseerd.
Kunnen (delen van) de bedrijfsspecifieke bedrijfsactiviteiten ook georganiseerd worden met het vertrouwensnetwerk en toepassingen? Dat kan, maar vraagt een maatwerk aanpak.
Bedrijfsspecifieke bedrijfsactiviteiten
Het effectief organiseren van bedrijfsspecifieke bedrijfsactiviteiten kent dezelfde aanpak als het effectief organiseren van de generieke bedrijfsactiviteiten. De voorbereidingen bestaan uit de volgende stappen:
- Analyse van de organisatie van de specifieke bedrijfsactiviteiten;
- Voorstellen voor het verbeteren van de effectiviteit van de organisatie en de vertaling daarvan in effectiviteit en uiteindelijk de businesscase;
- Analyse, bouw en onderhoud van policy framework, contractmodellen en draaiboeken;
- Analyse, bouw en onderhoud van gegevensdefinities en het toepassen in taxonomieën;
- Rollen in de bedrijfsspecifieke leeromgeving verruimen met managementtaken en opbouwen van aanvullende bewustwordings- en trainingsprogramma’s;
- Beoordelen in hoeverre de scope en reikwijdte van de bedrijfsjuridische en compliance functie toereikend is voor het organiseren van de bedrijfsspecifieke bedrijfsactiviteiten; en
- Uitvoeren van een agile ontwikkel, implementatie en productieplan.
Professionals van Duthler Associates voeren ten behoeve van de generieke bedrijfsactiviteiten de hierboven aangegeven ontwikkel-, implementatie- en productieplannen uit en zijn in staat dat op verzoek ook te doen.
Na de voorbereidingen start de implementatie van contractmodellen en draaiboeken in de bedrijfsspecifieke contractbibliotheek, worden de specifieke bewustwordings- en trainingsprogramma’s opgenomen in de bedrijfsspecifieke leeromgeving, en worden de implementatieplannen besproken met het management en direct betrokken medewerkers.
Sectorale benadering
Sectoraal kunnen de bedrijfsspecifieke bedrijfsactiviteiten georganiseerd worden. Analyses, voorstellen voor verbetering, policy frameworks, contractmodellen en draaiboeken, bedrijfsspecifieke bewustwordings- en trainingsprogramma’s worden door MYOBI en haar partners ontwikkeld en in beheer genomen.
De bedrijven die tot een specifieke sector behoren maken gebruik van de sectorale benadering.
Dit wil niet zeggen dat een bedrijf haar onderscheidend vermogen verliest. Als het gewenst is kan elk bedrijf haar eigen contractbibliotheek op basis van de contractportfolio samenstellen, kunnen bedrijven de draaiboeken aanpassen, en kunnen de bewustwordings- en trainingsprogramma’s bedrijfsspecifiek gemaakt worden. Deze flexibiliteit is noodzakelijk omdat elk bedrijf anders wordt geleid en het volwassenheidsniveau van bedrijfsactiviteiten onderling verschilt.