Het organiseren van personeelszaken heeft de permanente aandacht van de bedrijfsleiding. Het management beoordeelt continu in hoeverre zijn afdelingsteam de bedrijfsprocessen adequaat aanstuurt waardoor de bedrijfsactiviteiten effectief georganiseerd zijn. Het is een uitdaging voor personeelszaken de juiste interne of externe medewerkers te vinden, op te leiden, in afdelingsteams te integreren en in de organisatie blijvend te laten excelleren.

Personeelszaken spreekt met de bedrijfsleiding en de bedrijfsjuridische functie de juridische en bedrijfsmatige kaders en de draaiboeken af voor het aangaan van overeenkomsten met interne en externe medewerkers. Een deel van de overeenkomsten is van toepassing op alle medewerkers (interne hygiëne, personeelsreglement en verwerken van gegevens). Een ander deel is afdelings- en persoonsspecifiek (carrière- en kennisontwikkeling, periodiek overleg en de arbeidsovereenkomst). Personeelszaken besteedt aandacht aan de samenhang tussen de posities van interne en externe medewerkers. Personeelszaken en de bedrijfsjuridische functie zorgen ervoor dat de bedrijfsleiding en het management een effectieve en uitlegbare invulling van het personeelsbeleid krijgen.

Met het formaliseren van een arbeidscontract leggen het bedrijf en de medewerker de wederzijdse verplichtingen en rechten vast. Hierbij accepteren de partijen dat de rechten en verplichtingen in de tijd kunnen wijzigen. Tijdens de looptijd van de overeenkomst of de carrière van de medewerker doet zich een reeks van geplande en niet geplande situaties voor. De medewerker werkt aan het realiseren van ambities, krijgt promotie, er komen kinderen en de medewerker vervult zorgtaken, de medewerker wordt ziek en ga maar door. Het maatschappelijk verkeer verwacht van het bedrijf dat het op al deze omstandigheden professioneel, alert en doortastend reageert, en dat de leiding over het organiseren van de compliance met wettelijke en contractuele verplichtingen die voortvloeien uit de arbeidsrelatie verantwoording aflegt.

Als een bedrijf zijn verantwoordingsplicht wenst te vervullen en zijn aansprakelijkheids- en kostenrisico’s voor het nakomen van de rechten en verplichtingen van een arbeidsovereenkomst beheersbaar, dan plant, organiseert en formaliseert het bedrijf het vervullen van zijn verplichtingen. Deze verantwoordingsplicht ligt in het verlengde van de verantwoordingsplichten van de bedrijfsleiding voor het beschermen van bedrijfs- en persoonsgegevens (zie Verantwoordingsplicht en verantwoorden).

Uitgangspunten van bedrijfsactiviteiten met betrekking tot personeelszaken

De bedrijfsactiviteit personeelszaken kunnen wij operationeel en praktisch invullen met de volgende uitgangspunten:

Medewerkers, dynamische profielen en kennismanagement

Het organiseren van een bedrijfsactiviteit vindt plaats met behulp van bedrijfsprocessen, waarin beheersmaatregelen “by design” zijn opgenomen, ondersteund door IT-systemen en medewerkers die de aansturing van de processen verzorgen. Een profiel geeft aan welke competenties het afdelingsmanagement van een medewerker verwacht. Als gevolg van het veranderen van bedrijfsactiviteiten, bedrijfsprocessen en ondersteunende IT-systemen kan het profiel veranderen. Een medewerker heeft de capaciteit te voldoen aan het nieuwe profiel en het bedrijf biedt de medewerker het noodzakelijke kennis- en veranderingsmanagement om aan het nieuwe profiel te gaan voldoen.

Er ontstaan aansprakelijkheids- en kostenrisico’s en veelal operationele kosten voor het bedrijf als een medewerker niet beschikt over de benodigde verander- en aanpassingscapaciteit of als het bedrijf zijn kennis- en veranderingsmanagent niet of onvoldoende heeft georganiseerd (zie: kennis- en verandermanagement).

Coaching en realiseren van ambities

Na de ondertekening van de arbeidsovereenkomst start een reis voor de werknemer en de werkgever. De werknemer verdient een salaris en ontwikkelt zich in een bepaald tempo van de ene naar de andere rol. Het bedrijf/ de werkgever ontwikkelt en organiseert bedrijfsactiviteiten met bedrijfsprocessen en ondersteunende IT-systemen die door medewerkers aangestuurd worden.

De bedrijfsleiding geeft duidelijk aan hoe de bedrijfsactiviteiten zich zullen ontwikkelen, hoe de bedrijfsactiviteiten effectief georganiseerd kunnen worden en welke verwachtingen het bedrijf van de medewerker heeft om hierin mee te gaan. De medewerkers kennen de tekortkomingen van de bestaande situatie en hebben ideeën over het aanbrengen van verbeteringen. Het samenbrengen van verwachtingen en bevindingen leidt tot doortastende en succesvolle verbeteringen bij het organiseren van de bedrijfsactiviteiten. Vruchtbare samenwerking tussen leiding, management en medewerkers ontstaat met goede en constructieve communicatie.

Elke medewerker heeft competenties en ambities die passen bij de werkzaamheden en ontwikkelingen van het bedrijf. De bedrijfsleiding en het management zijn bereid te investeren in de ambities als hier tegenover opbrengsten staan. Het is voor partijen noodzakelijk dat het management en de medewerker toekomstplannen maken met duidelijke en haalbare doelen en mijlpalen. Op vaste momenten gedurende het jaar evalueren partijen de voortgang, stellen plannen bij en continueren de ingeslagen koers.

Partijen formaliseren zowel de jaarplannen, uitkomsten van evaluatiemomenten, samengestelde en gevolgde trainingen, en andere uitkomsten.

Einde reis, afbouwen en afscheid

Zoals de arbeidsrelatie begint, zo kan de arbeidsrelatie ook eindigen. De oorzaak is veelal het uiteenlopen van de verwachtingen van de bedrijfsleiding en de ambities van de medewerker. Als de plannen, de doelen en de mijlpalen door partijen duidelijk zijn afgesproken en de resultaten vastgelegd dan kunnen partijen de discrepantie tijdig onderkennen en bespreekbaar maken. Een uitkomst van de gesprekken kan zijn dat de medewerker de werkzaamheden afbouwt en afscheid neemt van de organisatie. Het in een vroeg stadium ingrijpen op ongewenste ontwikkelingen voorkomt teleurstelling, stress, slepende zaken en nare procedures.

Met behulp van het vertrouwensnetwerk en de toepassing smart contracting kan een bedrijf de bedrijfsactiviteit personeelszaken effectief organiseren met behulp van:

• Een informatie ecosysteem waarin het bedrijf betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens van zichzelf en van medewerkers beheert;
• Een contractbibliotheek met arbeidscontracten, plannen, evaluatieverslagen, ziektemeldingen en memoranda die aansluiten op de bedrijfsactiviteit personeelszaken.

Met behulp van periodiek onderhoud van de contractbibliotheek en de functionaliteit “impacted contract” houdt het bedrijf de afspraken met medewerkers actueel. Zie: Contract Board;

• Het informatie ecosysteem ondersteunt het organiseren van smart contracting en contractmanagement personeelszaken met behulp van processen, draaiboeken en memoranda. Met bedrijfssystemen zijn gegevenskoppelingen mogelijk;
• Bewustwordings- en trainingsprogramma’s voor medewerkers en staf. Op de bedrijfsspecifieke leeromgeving zijn de programma’s beschikbaar en zijn de betrokken medewerkers en staf goed voorbereid voor het sluiten en beheren van overeenkomsten en afspraken; en
• Servicedesk en professionele ondersteuning op afroep.

Implementatiestrategie

De organisatie van de bedrijfsactiviteit personeelszaken kent overeenkomsten met de organisatie van de bedrijfsjuridische functie. Vakmatige, logistieke en financiële functies zijn centraal opgesteld (de afdeling personeels- en juridische zaken) en de operationele functies zijn decentraal georganiseerd (afdelingsmanagement). De implementatie strategie heeft betrekking op de gehele lifecycle: voorbereiden, smart contracting en contractmanagement.

Het bedrijf registreert de (potentiële) medewerker op het informatie ecosysteem (hiermee accepteert de medewerker de TTP-policy) en de Bedrijfsprocescoördinator start – afhankelijk van de draaiboeken personeelszaken – het smart contract proces. Het bedrijf zal zich, onder regie, aan de (potentiële) medewerker wensen te presenteren en verwachten dat de medewerker dat ook doet. Vervolgens kan het smart contracting proces beginnen.

Voorbereiden smart contracting en contractmanagement

Het eenduidig formuleren van een operationeel personeelskader plus contracttypen en draaiboeken, die in overeenstemming met het wettelijk kader zijn, is voor menig bedrijf een uitdaging. De reden is de veelheid, de complexiteit en de veranderlijkheid aan wetten en regels op het gebied van het inzetten van interne en externe medewerkers bij het organiseren van bedrijfsactiviteiten.

Een praktische aanpak kan bestaan uit:

• Samenstellen van een set van overeenkomsten, memoranda en draaiboeken die voor alle medewerkers (interne hygiëne, personeelsreglement en verwerken van gegevens) van toepassing zijn;
• In samenwerking met het management onderhouden van een set van overeenkomsten, memoranda en draaiboeken die specifiek zijn voor de betreffende bedrijfsactiviteit (voldoen aan profielen en voldoen aan kennisvereisten); en
• Persoons-specifieke aanpassingen (carrière- en kennisontwikkeling, periodiek overleg en de arbeidsovereenkomst).

Indien relevant zal er een uitwerking voor interne en externe medewerkers bestaan. Het is voor de medewerkers duidelijk wat de verwachtingen en samenhang tussen de posities van een interne en externe medewerker zijn. In het algemeen kunnen wij zeggen dat een interne medewerker belang heeft bij het borgen van de continuïteit van de bedrijfsactiviteiten en een externe medewerker een opdracht uitvoert.

Een doordachte set aan bedrijfsspecifieke contracttypen, memoranda en draaiboeken, dat aansluit op het personeelsbeleid geeft de bedrijfsleiding, het management en de medewerkers duidelijkheid over de onderlinge verhoudingen. De binnen het wettelijk- en beleidsmatig kader geoperationaliseerde contracttypen en draaiboeken bieden het bedrijf veel toegevoegde waarde bij de bedrijfsvoering. Het heeft de Contract Board ertoe gebracht een set aan generieke en specifieke arbeidscontracttypen en draaiboeken te beheren die op verzoek door professionals van Duthler Associates en First Lawyers voor de bedrijfsvoering specifiek gemaakt kunnen worden.

Contracttypen en draaiboeken

De contracttypen en draaiboeken zullen rekening houden met onder andere:

Contract-, en memorandatype	Draaiboek	Tijd en moment gedreven ingang zetten van het bedrijfsproces
– Motivatie aspirant medewerker – CV van aspirant medewerker Memorandum gespreksverslag kennismakingsgesprek – Memorandum gespreksverslag vervolggesprek(ken) – Memorandum gespreksverslag aanbod arbeidsovereenkomst	Werving en selectie medewerker. De Bedrijfsprocescoördinator personeelszaken initieert een bedrijfsproces en nodigt de aspirant medewerker uit en voegt de contracttypen toe.	Bedrijf en aspirant medewerker wensen de verwachtingen vertrouwelijk vast te leggen.         Bedrijf en aspirant medewerker wensen hetgeen is besproken vertrouwelijk vast te leggen
– Diverse arbeidscontracten – Studieovereenkomst – Mobile device overeenkomst – Geheimhoudingsovereenkomst – Memorandum gespreksverslag – Bespreking van definitieve inhoud arbeidsovereenkomst + bijlage(n)	Overeenstemming en ondertekening arbeidsovereenkomst + bijlage(n). De Bedrijfsprocescoördinator personeelszaken initieert een bedrijfsproces en nodigt de aspirant medewerker uit en voegt de contracttypen.	Bedrijf en medewerker wensen rechten en verplichtingen over en weer te formaliseren. Bedrijf wenst bespreking van de definitieve arbeidsovereenkomst + bijlage(n) met de aspirant medewerker vast te leggen.
– Personeelshandboek – Aanzegging verlenging arbeidsovereenkomst – Memorandum gespreksverslag bevestiging afspraken	Beheren rechten en verplichtingen.	Bedrijf wenst naleving van de rechten en verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst en naleving van de instructie in het personeelshandboek.
– Memorandum ziekmelding – Memorandum verslag contact werkgever en zieke werknemer – Memorandum verplichte informatieverstrekking werkgever aan arbodienst/bedrijfsarts – Verzoek aan zieke werknemer om teruggave mobile devices – Plan van Aanpak(Eerstejaars) evaluatie – Eindevaluatie – Re-integratie verslag – Memorandum verslag evaluatie re-integratie afspraken	Ziekmelding en verzuimbegeleiding.	Bedrijf wenst regie over eigen verantwoordelijkheden te nemen.   Tijd- en gebeurtenis triggers zijn gekoppeld aan verplichtingen voor het bedrijf op grond van de Arbo Wet en de Wet Poortwachter en op grond van de interne regels.
– Afspraken opleidingen en trainingen – Persoonlijk ontwikkel plan – Memorandum verslag functioneringsgesprek – Memorandum verslag beoordelingsgesprek – Memorandum verslag tussentijdse evaluatie	Ontwikkeling werknemer.
– Aanzegging einde arbeidsovereenkomst – Vaststellingsovereenkomst – Memorandum gespreksverslag met werknemer over einde tijdelijke arbeidsrelatie	Beëindigen arbeidsrelatie.	Bedrijf wenst op een nette manier afscheid te nemen van een werknemer.

Professionals maken met de bedrijfsleiding, het management, personeelszaken en medewerkers van de bedrijfsjuridische functie van de generieken contracttypen en draaiboeken bedrijfsspecifieke documenten die in de contractbibliotheek worden vastgelegd.

Voor het samenstellen en beheren van de contract- en memorandatypen en draaiboeken zijn de volgende rollen nodig:

• Bedrijfsprocescoördinator: de Bedrijfsprocescoördinator coördineert het smart contracting proces: start een proces van contractbeheer, betrekt interne en externe rollen in het proces, verzoekt om wijzigingen in de overeenkomst of het memorandum en zorgt dat de overeenkomsten worden opgenomen in de contractbibliotheek.
• Contract auteur: de auteur kan wijzigingsvoorstellen doen in het contracttype of draaiboe.
• Contractrecensent: geeft commentaar op documenten die zijn opgenomen in het proces.
• Contract autoriteit: de Contract autoriteit heeft in een smart contracting proces de bevoegdheid voorstellen voor contract- en draaiboekwijzigingen goed te keuren. Als de Contract autoriteit akkoord gaat met de finale teksten van het contract dan wordt het contract aan de Tekeningsbevoegde voorgelegd.
• Tekeningsbevoegde: de Tekeningsbevoegde – veelal de wettelijk vertegenwoordiger – waarmerkt de contracttypen en draaiboeken die vervolgens in de contractbibliotheek worden opgenomen.

De Bedrijfsprocescoördinator verzoekt de Legal coördinator van een extern bureau om op regiebasis professionals beschikbaar te stellen voor het samenstellen en onderhouden van een contractbibliotheek. De Bedrijfsprocescoördinator kan gebruik maken van de Servicedesk (kennisbanken en overleg) en trainingen.

Als gevolg van wettelijke en bedrijfsmatige wijzigingen kan het nodig zijn aanvullende afspraken met interne en externe medewerkers te maken. Met behulp van de faciliteit “impacted contract” heeft personeelszaken en het afdelingsmanagement overzicht en inzicht van de overeenkomsten die opgezegd, overgesloten of aangevuld moeten worden.

Bedrijfsmatige relevantie

Met behulp van de informatie op de kennisbank en een gesprek met MYOBI Accountmanagement kan de bedrijfsleiding de ervaringen met het informatie ecosysteem en de toepassing smart contracting worden geëvalueerd.

Er is een noodzaak voor een periodieke, bedrijfsmatige en vakinhoudelijke evaluatie van het functioneren van personeelszaken. Met name als personeelszaken is ondergebracht bij een medewerker. Aan de hand van casussituaties ontstaat een beeld van het functioneren van personeelszaken en de bedrijfsjuridische functie bij het effectief organiseren van de bedrijfsactiviteiten.

Gezien de aard en omvang van de (financiële) gevolgen voor het bedrijf van het niet adequaat organiseren van deze bedrijfsactiviteit voorkomt een dergelijk onderzoek het voortbestaan van “probleem dossiers”.

Organiseren bedrijfsactiviteit

Het beheren van de contracttypen en draaiboeken personeelszaken is een voor de bedrijfsvoering essentiële jaarlijkse voorbereiding die na Prinsjesdag en op verzoek van de bedrijfsleiding ingang wordt gezet. Operationeel organiseren personeelszaken en het afdelingsmanagement het contracteren met nieuwe interne en externe medewerkers en managet het management het nakomen van de afgesproken rechten en verplichtingen met medewerkers. Hierbij geldt dat als een medewerker geen gebruik maakt van zijn of haar rechten de aanspraak vervalt. Er wordt door de rechter een proactieve houding van de werkgever verwacht.

Met behulp van het aantoonbaar toepassen van de draaiboeken organiseert het bedrijfsmanagement en de medewerker hun relatie effectief.

Het bedrijf gebruikt het informatie ecosysteem o zichzelf aan (potentiële) medewerkers te presenteren met betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens. De Bedrijfsprocescoördinator verwacht dat de (potentiële) medewerker zich op gelijke wijze aan het bedrijf presenteert.

Organiseren van de bedrijfsjuridische functie

Onafhankelijk van de omvang van de bedrijfsactiviteiten vormt een bedrijf een bedrijfsjuridische functie. Aan de hand van de analyse van de bestaande (expliciete of impliciete) bedrijfsjuridische functie geeft de bedrijfsleiding voor personeelszaken aan de contracttypen in de contractbibliotheek en de daarmee samenhangende draaiboeken. Het is nodig dat een Bedrijfsprocescoördinator in een smart contracting proces vanuit de bedrijfsjuridische functie professionele interne of externe ondersteuning kan afroepen. Denk aan de Contract autoriteit die contractaanpassingen dient goed te keuren of externe professionals die vakinhoudelijke vraagstukken afwerken in een smart contracting proces.

Het bij de medewerkers en staf organiseren van kennis over personeelsmanagement vormt een randvoorwaarde voor een effectieve organisatie van de bedrijfsactiviteit personeelszaken.

Afspraken maken over het op afroep professionals betrekken bij smart contracting processen Bij het organiseren van de bedrijfsactiviteit personeelszaken bepaalt de bedrijfsleiding welke activiteiten door interne medewerkers van de bedrijfsjuridische functie en andere activiteiten die door externe professionals op afroep worden uitgevoerd. Het is verstandig dat de interne medewerkers adequaat opgeleid worden en met externe professionals overeenkomsten van opdracht worden afgesproken.

Organiseren van de bedrijfsactiviteit personeelszaken

Op basis van de uitkomsten van de bovenstaande activiteiten kunnen de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aangegeven worden voor de volgende rollen:

• Tekeningsbevoegde van het bedrijf;
• Bedrijfsprocescoördinatoren (afdeling);
• Contract autoriteit (personeelszaken en of bedrijfsjuridische functie)

Zie voor een overzicht van de rollen en bevoegdheden “wat is smart contracting?”.

De Bedrijfsprocescoördinatoren zijn opgesteld om passende medewerkers te werven voor de organisatie. Zij moeten er voor zorgen dat aansprakelijkheids- en kostenrisico’s en de operationele kosten binnen de perken blijven.

Implementeren en beheren

Op basis van de voorbereidingen vermijdt het bedrijf een langdurig implementatietraject. Een Bedrijfsprocescoördinator start een smart contracting proces, voegt contracttypen toe uit de contractbibliotheek en betrekt relevante interne rollen gericht op het werven van medewerkers. Vervolgens vraagt de Bedrijfsprocescoördinator aan de (potentiële) medewerker zichzelf te authentiseren. Daarna modereert de Bedrijfsprocescoördinator het onderhandelings- en ondertekeningsproces. Voor de processtappen gebruikt de Bedrijfsprocescoördinator het draaiboek arbeidscontract.

De Bedrijfsprocescoördinator voert het implementatie proces agile, met behulp van een prototype, uit.

Elk bedrijf kent specifieke eigenschappen die doorklinken in de voorbereiding, de contracttypen, de draaiboeken, het smart contracting proces en het contractmanagement.

Smart contracting

Met behulp van smart contracting worden niet alleen arbeidsovereenkomst met (potentiële) medewerkers afgesloten. Het bedrijf en de medewerker maken vooral bij contractmanagement gebruik van smart contracting. Voor het aantoonbaar en tijd- en moment gedreven uitoefenen van rechten en voldoen aan verplichtingen is smart contracting een ideale procestool. Voor elke aanleiding is een contracttype en draaiboek beschikbaar die partijen afgesproken hebben om te gebruiken.

Voor een arbeidsrelatie kunnen het bedrijf en de medewerker tientallen processen starten en afronden. De status van de processen geven de bedrijfsleiding, het management en de medewerker een schat aan informatie over het in overeenstemming met het contractafspraken functioneren van het bedrijf en de medewerker.

Voorbereidingen

Een bedrijf wenst zichzelf te presenteren en verwacht (vereist) dat een medewerker dat ook doet. De Bedrijfsprocescoördinator start een proces, nodigt de (potentiële) medewerker uit en partijen wisselen onder regie bedrijfs- en persoonsgegevens uit. Dat blijven ze ook doen nadat het arbeidscontract door partijen is getekend en door MYOBI is gewaarmerkt en gedeponeerd.

Periodiek, jaarlijks evalueren de Bedrijfsprocescoördinatoren de effectiviteit van de organisatie van personeelszaken. Leveren de contracttypen uit de bibliotheken en de draaiboeken de gewenste resultaten? Wat zijn de gevolgen voor bestaande contractafspraken van wijzigingen in de Contractbibliotheek? Is er voldoende kennis en vaardigheden bij de medewerkers en personeelszaken? Sluiten de achterliggende bedrijfsprocessen goed aan op het informatie ecosysteem en de gemaakte afspraken uit smart contracting?

Het is voor de personeelsorganisatie cruciaal dat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden effectief zijn ingeregeld en worden onderhouden. Met name de gevolgen van het wisselen van rollen van personen krijgt van het management aandacht. Worden de rollen van Bedrijfsprocescoördinatoren, Contract autoriteiten en Tekeningsbevoegden adequaat overgenomen? Het verkoopmanagement moet voorkomen dat de relaties die zijn aangegaan en de uitnodigingen van (potentiële) klanten/partners niet adequaat opgevolgd worden.

Smart contracting proces

De Bedrijfsprocescoördinatoren starten processen voor tijd en moment gedreven situaties. Per medewerker kunnen meerdere processen worden doorlopen. In een proces neemt de Bedrijfsprocescoördinator overeenkomsten of documenten vanuit de contractbibliotheek op en betrekt de relevante professionals en de betreffende medewerker.

De Contract Board adviseert de Bedrijfsprocescoördinator in een draaiboek over hoe contracttypen het meest effectief gebruikt kunnen worden. Een bedrijf kan de draaiboeken naar eigen inzicht aanpassen.

De looptijd van een proces kan zeer verschillend zijn. De contractonderhandelingen kunnen binnen een dag afgerond zijn, maar een ziekteproces kan jaren duren. In elke fase van een proces kan het bedrijf met een medewerker een draaiboek afspreken. De Bedrijfsprocescoördinatoren personeelszaken zijn getraind het proces zo effectief als mogelijk te organiseren met behulp van contracttypen en draaiboeken.

Als een proces is afgerond bevestigen partijen dit met het ondertekenen van een memorandum. Nadat de Tekeningsbevoegden het memorandum hebben getekend ondertekent MYOBI de documenten en de messages van partijen en deponeert MYOBI het dossier op het vertrouwensnetwerk. MYOBI zorgt ervoor dat de stukken toegankelijk zijn voor de vertegenwoordigers van de partners. Afhankelijk van het type document geven partijen uitvoering aan het uitoefenen van de rechten en het nakomen van de verplichtingen.

Contractmanagement

Een bedrijf sluit een verzameling aan arbeidsovereenkomsten af gedurende het jaar. Elke overeenkomst leidt tot een verplichting tot presteren en een recht op betaling die soms jarenlang kan voortbestaan. Aangezien het leveren en betaald krijgen van diensten op overeenkomstige wijze is afgesproken, zal het bedrijf gebruikmaken van achterliggende operationele en financiële IT-systemen waarmee de logistieke bedrijfsactiviteiten zijn georganiseerd.

Het wordt de Bedrijfsprocescoördinatoren gemakkelijk gemaakt de afgesloten overeenkomsten over te dragen aan medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het contractmanagement en het organiseren van de achterliggende bedrijfsactiviteiten.

Omvang bedrijfsactiviteiten

In relatieve zin is het effectief organiseren van de bedrijfsactiviteit personeelszaken voor elk bedrijf vergelijkbaar. Het toepassen van het informatie ecosysteem en de toepassing smart contracting zorgt ervoor dat de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s bij het afsluiten en managen van contracten met medewerkers beheersbaar blijft. Door gebruik te maken van een effectief georganiseerde bedrijfsjuridische functie kan ook de bedrijfsactiviteit personeelszaken effectief georganiseerd worden waardoor de logistiek van het uitoefenen van rechten en voldoen aan verplichtingen adequaat ingeregeld kan worden. Het effectief organiseren van het contractmanagement vormt een essentieel aandachtspunt voor personeelszaken.

Voor bedrijven met omvangrijke bedrijfsactiviteiten zal de financiële impact in absolute zin groter zijn. Een substantiële verzameling aan afgesloten arbeidsovereenkomsten waarin rechten en verplichtingen zijn opgenomen kunnen met behulp van achterliggende operationele en financiële bedrijfsprocessen en ondersteunende IT-systemen effectief georganiseerd worden. Hierdoor mag de bedrijfsleiding verwachten dat de operationele kosten per contract naar een verantwoord minimum gemanaged wordt.

Betreft het internationale bedrijfsactiviteiten dan verwachten wij dat er sprake is van verschillende buitenlandse verkoopkantoren/ entiteiten die gebruik maken van één bedrijfsjuridische functie, contractbibliotheek en samenhangende draaiboeken, en achterliggende bedrijfsprocessen die aangestuurd worden door lokaal management en medewerkers. Het kennen van de medewerkers, de contracten met rechten en verplichtingen en de logistieke en financiële verwerking kan leiden tot een effectieve personeelszaken.