Elk bedrijf (of instelling) kan met behulp van het vertrouwensnetwerk en toepassingen, in het bijzonder smart contracting en smart compliance, een effectieve bedrijfsjuridische functie opbouwen en beheren. Bedrijven met omvangrijke bedrijfsactiviteiten verdeeld over verschillende entiteiten kennen een centraal opgestelde juridische afdeling waaruit de juridische activiteiten/ advisering georganiseerd worden. Bedrijven met een beperkte omvang hebben juridische zaken extern ondergebracht. Kenmerkend voor alle bedrijven is dat juristen vooral met een juridische bril tegen vraagstukken aankijken.

Al snel ontstaat een sfeer van ‘dat mag niet‘ in plaats van ‘wat vragen de bedrijfsactiviteiten en hoe kan dat juridische georganiseerd worden‘. Om goed te kunnen functioneren in een bedrijfsjuridische functie zullen de juridische professionals en advocaten vanuit de bedrijfsactiviteiten van het bedrijf het recht moeten toepassen (vandaar ook eerst “bedrijfs” en dan “juridische” in de aanduiding bedrijfsjuridische functie).

Bedrijfsjuridische functie

Wij kunnen schematisch de gedachte achter de bedrijfsjuridische functie weergeven.

Wij zien in het overzicht een verschuiving van de functie juridische zaken (links) naar bedrijfsjuridische functie (rechts). De bedrijfsjuridische functie zorgt voor overzicht en inzicht in verplichtingen en rechten, beoordeelt aansprakelijkheids- en kostenrisico’s, geeft inzicht in de operationele kosten van het maken van afspraken (legal spend), faciliteert de organisatie en mobiliseert juridische kennis waar het nodig is. Bij het mobiliseren van juridische kennis maakt de leiding van de bedrijfsjuridische functie een afweging tussen het zelf in huis hebben van de kennis of de kennis inhuren bij een derde partij.

De organisatie van de bedrijfsjuridische functie kan door een afdeling (juridische zaken) of een rol (directie en bedrijfsbureau) worden verzorgd. Voor het effectief ondersteunen van haar bedrijfsactiviteiten kan de bedrijfsleiding ervoor kiezen om zelf expertise op te bouwen of deze in te huren. Voor beide gevallen geldt dat de professionals en advocaten voor specifieke werkzaamheden kunnen meedraaien in een effectief georganiseerde bedrijfsjuridische functie.

Zie: ‘wat is smart contracting?’ voor een uitgebreide beschrijving van de bedrijfsjuridische functie.

Effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten

De bedrijfsjuridische functie schuift als het ware in in de organisatie van de bedrijfsactiviteiten. Je komt dan uit op bijvoorbeeld de verkoop-juridische functie of de inkoop-juridische functie. Deze lokale-bedrijfsjuridische functies gebruikt het (afdelings)management voor het organiseren van de bedrijfsactiviteiten.

Het management vraagt Bedrijfsprocescoördinatoren afspraken te maken met (potentiële) partners en (potentiële) partners vragen aan Bedrijfsprocescoördinatoren overeenkomsten te sluiten. De Bedrijfsprocescoördinator weegt steeds af of en hoe processen van smart contracting gestart worden, voert een onderzoek uit naar de reputatie van de (potentiële) partners, neemt contracttypen en draaiboeken op in het proces en betrekt relevante medewerkers. Al deze voorbereidingen zijn nodig om:

• Intern met relevante rollen afstemming te bereiken over governance, juridische en operationele vraagstukken; en
• Een effectief onderhandelingsproces met de (potentiële) partner in te gaan waarbij de afgesproken rechten en verplichtingen bijdragen aan het realiseren van de bedrijfsdoelen en de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s beheersbaar worden.

Door vanuit de organisatie van de bedrijfsactiviteiten de juridische functie vorm te geven ontstaan mogelijkheden de bedrijfsactiviteiten effectiever te organiseren. Een aantal voorbeelden:

• Het gaat bij het verwerven van rechten en aangaan van verplichtingen om het sluiten van een contract én het contractmanagement: het economisch verantwoord kunnen uitoefenen van rechten en nakomen van verplichtingen;
• Alle (potentiële) partners onderschrijven het aantoonbaar nakomen van de TTP-policy. Hiermee zijn de bedrijfs- en persoonsgegevens van de (potentiële) partner, die zijn opgenomen in het informatie ecosysteem van het bedrijf, betrouwbaar voor de looptijd van het contract. Een voorwaarde voor “first time right” bij het verwerken van gegevens is hiermee gelegd. Fouten in operationele processen worden hiermee teruggedrongen en de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s worden beheersbaar;
• De Bedrijfsprocescoördinator houdt bij het organiseren van het smart contracting proces rekening met de kwaliteitseisen aan producten en diensten, de interne operationele technische en administratieve verwerking van de producten en diensten alsmede het adequaat formuleren van rechten en verplichtingen in overeenkomsten. Deze voorbereidende activiteiten van de Bedrijfsprocescoördinator bieden zekerheid dat het bedrijf de juiste rechten en verplichtingen afspreekt met haar (potentiële) partners;
• Er ontstaat overzicht en inzicht in “legal spend” per contract en per partner. De “legal spend” kan betrekking hebben op de kosten en inspanningen voor het aangaan van een overeenkomst. Wij kunnen de scope en reikwijdte van het begrip ook ruimer definiëren: kosten en inspanningen voor het aangaan van een overeenkomst en contractmanagement of resultaat van het aangaan van een overeenkomst; en
• Het organiseren van de bedrijfsjuridische functie ondersteunt MYOBI met het vertrouwensnetwerk en de toepassing smat contracting van Duthler Associate en First Lawyers. De in het informatie ecosysteem verzamelde gegevens kunnen met operationele bedrijfssystemen (zoals die van Exact en Afas) op een gecontroleerde wijze worden uitgewisseld:
  • Bedrijfs- en persoonsgegevens van partners met vaste gegevens uit operationele, personele en financiële administraties; en
  • Contractgegevens met operationele, personele en financiële administraties.

De kwaliteit van de bedrijfs- en persoonsgegevens in de bedrijfssystemen neemt toe en daarmee de kans op fouten af.

Het toepassen van de bedrijfsjuridische functie maakt het organiseren van bedrijfsactiviteiten effectiever en gemakkelijker.

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

Hoe organiseren wij een effectieve bedrijfsjuridische functie en wat zijn dan de randvoorwaarden voor het organiseren van effectieve bedrijfsactiviteiten? Wij maken een onderscheid tussen het opbouwen en beheren van de bedrijfsjuridische functie en het maken van afspraken met (potentiële) partners met behulp van smart contracting. Het maken van afspraken met partners en het contractmanagement zijn belangrijke bouwstenen voor het organiseren van effectieve bedrijfsactiviteiten.

Uitwerking van rollen en bevoegdheden

Organisatie van een bedrijf:

• Bedrijfsbeheerder (Company Admin): toevoegen gebruikers, managen van rollen, gebruikers blokkeren en verwijderen, opbouwen van de organisatie met afdelingen;
• Company: standaard rol, toegang tot bedrijfsspecifieke pagina’s;
• Contract autoriteit (Contract Authority): markeert documenten toegankelijk voor partners, keurt contractwijzigingen goed en markeert contracten gereed voor ondertekening;
• Tekeningsbevoegde (Contract Signatory): mag contracten ondertekenen; en
• Bedrijfsprocescoördinator (Business Coordinator): initieert processen en wordt geïnformeerd over mogelijke zakelijke kansen.

Organisatie van een professioneel bureau:

• Juridische beheerder (Legal Admin): toevoegen gebruikers (juridische professionals), managen van rollen, gebruikers blokkeren en verwijderen, opbouwen van de organisatie met afdelingen;
• Juridisch (Legal): standaard rol, toegang tot bedrijfsspecifieke pagina’s;
• Juridische coördinator (Legal Coordinator): organiseert juridische teams en wijst juridische professionals toe aan processen van smart contracting; en
• Juridische professional (Legal Professional): geschikt juridisch teamlid toegewezen aan een proces van smart contracting.

Organisatie van de servicedesk:

• Servicedeskbeheerder (Service Desk Admin): toevoegen gebruikers (servicedesk medewerkers), managen van rollen, netwerkgebruikers blokkeren en verwijderen, opbouwen van de organisatie met afdelingen;
• Servicedesk (Service Desk): standaard rol, toegang tot bedrijfsspecifieke pagina’s;
• Servicedesk coördinator (Servicedesk Coordinator): organiseert servicedesk teams; en
• Servicedesk medewerker (Servicedesk employee): medewerker servicedesk.

Na een succesvol registratieproces heeft de servicedesk de identiteit van het bedrijf en de wettelijk vertegenwoordiger(s) geauthentiseerd. De wettelijk vertegenwoordiger heeft de rol en bevoegdheden gekregen van Bedrijfsbeheerder en Tekeningsbevoegde. Vervolgens richt de Bedrijfsbeheerder de organisatie van het bedrijf in:

• Opvoeren en beheren van bedrijfs- en persoonsgegevens;
• Medewerkers voorzien van een gebruikersaccount;
• Opvoeren van afdelingen en medewerkers toewijzen aan een afdeling (die verantwoordelijk is voor het organiseren van bedrijfsactiviteiten); en
• Rollen toewijzen aan gebruikersaccounts.
  Voor een proces van smart contracting wijst de Bedrijfsbeheerder minimaal de volgende rollen aan gebruikersaccounts toe: Contract autoriteit, Tekeningsbevoegde en Bedrijfsprocescoördinator.

Voor elke bedrijfsactiviteit benoemt de Bedrijfsbeheerder één of meer Bedrijfsprocescoördinatoren. Een Bedrijfsprocescoördinator is het schakelpunt voor de interne medewerkers om contacten met (potentiële) partners te leggen en verzoeken van (potentiële) partners op te volgen. Het is de rol die bedrijfskansen onderzoekt, voorbereidt, afspreekt en het managen van rechten en verplichtingen belegt. De Contract autoriteit zorgt voor de juiste formulering in overeenkomsten en zorgt ervoor dat de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s tijdens het contracteren en contractmanagement beheersbaar blijven.

De professionele bureaus (bijvoorbeeld Duthler Associates en First Lawyers) en de MYOBI Servicedesk organiseren hun eigen bedrijfsactiviteiten. Dit geldt ook voor de Contract Board die de contractportfolio met contracttypes en hiermee samenhangende draaiboeken beheert.

De Bedrijfsbeheerder organiseert de bedrijfsjuridische functie en neemt deze in beheer. Vervolgens past het management, met de hulp van de Bedrijfsprocescoördinator, de bedrijfsjuridische functie toe bij het organiseren van de bedrijfsactiviteiten in de relatie met (potentiële) partners. De coördinatoren zijn goed getraind en onderhouden hun kennis op de Duthler Academy. Zij zorgen ervoor dat teams georganiseerd zijn voor het effectief en succesvol borgen van zakenbelangen in contracten met (potentiële) partners. De Bedrijfsprocescoördinatoren benutten bedrijfskansen. Het instrumentarium van een Bedrijfsprocescoördinator bestaat uit het samenstellen en het coachen van teams, die effectieve afspraken maken met (potentiële) partners.

Organiseren van een smart contracting proces

Medewerkers van een bedrijf die betrokken kunnen worden in een proces van smart contracting:

• Company: standaard rol, toegang tot bedrijfsspecifieke pagina’s;
• Contract autoriteit (Contract Authority): markeert documenten toegankelijk voor partnerrollen, brengt wijzigingen aan in contracten, keurt contractwijzigingen goed en markeert contracten gereed voor ondertekening;
• Contract recensent (Contract Reviewer): leest en voegt opmerkingen toe aan het contract;
• Contract auteur (Contract Author) brengt wijzigingen aan in contracten, actualiseert, leest en voegt opmerkingen toe aan contracten;
• Tekeningsbevoegde (Contract Signatory): mag contracten ondertekenen.

Naar aanleiding van een vraag van een Bedrijfsprocescoördinator (Business Process Coordinator) om vakinhoudelijke en operationele ondersteuning organiseert de Juridische coördinator (Legal Coordinator) de ondersteuning in het proces smart contracting:

• Juridische professional: geschikt juridisch teamlid toegewezen aan een proces van smart contracting.

In navolging van een vraag van een Bedrijfsprocescoördinator (Business Process Coordinator) om operationele ondersteuning organiseert de Servicedesk coördinator (Servicedesk Coordinator) de ondersteuning in het proces smart contracting:

• Medewerker servicedesk.

Op verzoek van het management organiseert een Bedrijfsprocescoördinator smart contracting door een proces te initiëren of deel te nemen aan een proces. De coördinator voegt contracttype en draaiboeken toe en nodigt medewerkers met de juiste rollen uit bij het proces. Met behulp van de handreikingen zorgt de Bedrijfsprocescoördinator ervoor dat het eigen team begrijpt wat de doelen zijn en maakt het proces voor het team van de partner voorspelbaar.

Ten behoeve van de bedrijfsvoering zullen er veel smart contracting processen parallel lopen. Het overzicht en inzicht in de processen en de resultaten, die soms aan contractbeheer worden doorgegeven, zijn bepalend voor het effectief (verder) kunnen organiseren van de bedrijfsactiviteiten.