De Bedrijfsprocescoördinator voert regie over het proces smart contracting. In de voorbereidingen zorgt de Bedrijfsprocescoördinator ervoor dat:

• de benodigde contracttypen uit de contractportfolio of de contractbibliotheek zijn opgenomen in het contractproces;
• de partners zich laten registeren op het vertrouwensnetwerk en vervolgens in het contractproces kunnen worden betrokken; en
• het management en de medewerkers zich bewust zijn van het maken van robuuste afspraken en desgewenst goed getraind zijn en weten wat van hen verwacht wordt.

Smart contracting legt geen beperkingen op aan het proces van smart contracting. Minimaal zijn in het proces een Bedrijfsprocescoördinator en een Tekeningsbevoegde van het bedrijf en van de partner nodig. Deze minimale bezetting groeit uit als partijen afspraken willen maken over strategisch belangrijke producten en diensten. Er kan sprake zijn van een offerte- en selectietraject van een leverancier of het bedrijf levert diensten die moeten aansluiten op de specifieke behoefte van klanten. Het aangaan van een arbeidsovereenkomst vraagt sowieso extra aandacht omdat de juridische posities tussen werknemer en werkgever sterk verschillen en de financiële gevolgen bij het foutlopen van een dienstverband ernstige consequenties kunnen hebben. Kortom, een Bedrijfsprocescoördinator zal een draaiboek gebruiken en desgewenst aanpassen voor verschillende scenario’s.

Hieronder geven wij een aanzet voor een draaiboek. Het is een generiek draaiboek gericht op het overtuigen van een partner zich te laten registeren en het ondersteunen bij het afsluiten van overeenkomsten.

Het bedrijfsspecifiek maken van draaiboeken hoort bij het implementeren en onderhouden van een effectieve bedrijfsjuridische functie. In het bewustwordings- en trainingsprogramma bedrijfsjuridische functie besteden de docenten aandacht aan het opstellen, testen en invoeren van de draaiboeken.

Draaiboek op basis van een levenscyclus van een contract

In het onderstaande draaiboek volgen wij de algemene contractcyclus: voorbereiden (01 – 06), smart contracting (06 – 09) en contractmanagement (10). Dit algemene draaiboek kan de bedrijfsleiding bedrijfsspecifiek maken voor bijvoorbeeld governance, verkopen, personeelsmanagement en inkopen.

Wij onderkennen in het draaiboek een aantal aandachtspunten (nr en omschrijving) en belichten deze vanuit de perspectieven van de bedrijfsmatige gebruiker van (bedrijf) en van de partner (partner). Met referentie (Ref) verwijzen wij naar achterliggende informatie. De algemene contractcyclus schetsen wij als volgt.

1. Voorbereiden

Voor het bedrijf, de bedrijfsjuridische functie, bestaat de voorbereiding uit het trainen van Bedrijfsprocescoördinatoren en het afspreken van het toepassen van de draaiboeken. Bedrijfsmatige en functionele informatie is beschikbaar op de kennisbanken. Meer inhoudelijke kennis maken Duthler Associates en First Lawyers beschikbaar in bewustwordings- en trainingsprogramma’s. Het bedrijf vraagt aan de partner de volgende inspanningen:

• Doornemen van argumenten om gebruik te maken van het MYOBI Vertrouwensnetwerk: wat is de toegevoegde waarde voor zowel het bedrijf als de partner; en
• Volgen van een trainingsmodule om smart contracting toe te kunnen passen (inclusief voorbereiding en contractmanagement).

Het is essentieel dat de informatie en de training effectief zijn voor de partner, in het bijzonder voor de wettelijk vertegenwoordiger/ Bedrijfsbeheerder en de Bedrijfsprocescoördinator (zie rode gebied in de tabel).

2. Smart contracting

Smart contracting start met het initiëren van een bedrijfsproces, het opnemen van contracttypes in dat bedrijfsproces en het vervolgens koppelen van personen aan dat bedrijfsproces. Aandachtspunten zijn:

• De Bedrijfsprocescoördinator kan professionals en de servicedeskmedewerkers uitnodigen in het bedrijfsproces;
• De Bedrijfsprocescoördinator van een bedrijf initieert het partners’ bedrijfsproces dat weer door een Bedrijfsprocescoördinator (van de partner) wordt gestuurd; en
• Na ondertekening van de contracten door de partners waarmerkt MYOBI de gemaakte afspraken en neemt deze in bewaring.

3. Contractmanagement

In het contractmanagement zorgt MYOBI voor de toegang van partijen tot de afgesproken overeenkomsten.

Levensloop van een contract

De draaiboeken en corresponderende contracttypen volgen de contract levenscyclus.

De levervensloop van een contract kunnen wij “vertalen” in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van rollen in de bedrijfsprocessen. Vanuit de perspectieven van het bedrijf en haar partner (x-as) beschrijven wij de taken of stappen in de levenscyclus van smart contracting (y-as):

In het bovenstaande draaiboek voor contracteren met bedrijven die nog niet gebruikmaken van het vertrouwensnetwerk onderkennen wij twee kritische punten (deadlocks):

1. De (potentiële) partner heeft zichzelf geregistreerd op het vertrouwensdienst en het bedrijf verwacht dat de Bedrijfsbeheerder van de partner medewerkers opneemt in het informatie ecosysteem. Een aantal medewerkers krijgt de rol van Bedrijfsprocescoördinator toegewezen. Zolang de juiste Bedrijfsprocescoördinator niet is aangewezen stagneert het proces van smart contracting; en
2. De Bedrijfsprocescoördinator van het bedrijf nodigt de Bedrijfsprocescoördinator van de partner uit om deel te nemen aan het proces van smart contracting. Het kan voorkomen dat de Bedrijfsprocescoördinatoren op elkaar wachten waardoor het proces van smart contracting stagneert.

Een open communicatie tussen Bedrijfsprocescoördinatoren zorgt ervoor dat het proces van smart contracting voortgaat.

Het algemene draaiboek geeft ook inzicht in de ondersteunende dienstverlening van het vertrouwensnetwerk en de toepassing smart contracting.

Draaiboeken voor specifieke contractcycli

Het algemene draaiboek vormt de basis om te komen tot specifieke draaiboeken voor specifieke contractcycli. De inhoud daarvan wordt bepaald door de karakteristieken van een bedrijfsactiviteit, de subjecten (partners) die afspraken wensen te maken en de specifieke kenmerken van het object waarover partners afspraken willen maken. De stappen 1 t/m 5 van het algemene draaiboek zullen gelijk blijven. De stappen 6 t/m 9 zullen per bedrijfsactiviteit en per bedrijf verschillend zijn.

Voorbeelden van karakteristieken van een bedrijfsactiviteit zijn dat een verkoopproces efficiënter kan verlopen; dat inkopers zonder eigen inkoopvoorwaarden werken waardoor de contractafspraken met elke leverancier verschillend zijn en dat personeelszaken een hoog risicoprofiel heeft omdat er te weinig mensen goed zijn opgeleid en de standaard arbeidscontracten al een paar jaar oud zijn. Voorbeelden van subjecten zijn klanten, leveranciers en medewerkers. Voorbeelden van objecten zijn afname van producten en diensten (waarbij kortingen worden verleend afhankelijk van het volume dat wordt afgenomen of de looptijd van de overeenkomst), inkopen van verzekeringen, ICT en kantoorbenodigdheden en het aangaan van een arbeidsrelatie of ZZP-overeenkomst met het bedrijf.

Enkele voorbeelden

Voor de bedrijfsactiviteit verkopen is het bedrijf veelal de partij, die zich wil voegen naar de wensen en verwachtingen van zijn klanten. De klanten verwachten dat de verkopende partij een redelijke overeenkomst voorlegt waarin voldoende ruimte is opgenomen voor specifieke eisen en wensen van de klant; dat ze een redelijke prijs krijgen en korting naarmate zij meer volume afnemen en een beroep kunnen doen op een garantie of onderhoud. Afhankelijk van de producten en diensten kan een klant het bedrijf vragen om mee te werken aan een “request for information”, een “request for proposal” en uiteindelijk de contractonderhandelingen. Overheidsorganisaties zijn onderworpen aan strikte Europese aanbestedingsregels die gevolgd moeten worden. Het verkoopproces zal betrekking hebben op het intern organiseren van dit type verkoopprocessen.

Voor de bedrijfsactiviteit inkopen is het bedrijf veelal de partij, die eisen stelt aan zijn leveranciers. De leveranciers zullen hun algemene voorwaarden en verkoopcontracten willen opleggen. De inkoopovereenkomsten zullen voldoende ruimte moeten bieden om deze voorwaarden te kunnen adapteren. Tegelijkertijd is het belangrijk dat de inkoopovereenkomsten voldoende uniform blijven, omdat dat anders ten koste kan gaan van de beheersbaarheid van contractmanagement. Afhankelijk van de aard en omvang van de aan te kopen producten en diensten zal het bedrijf gebruik maken van een “request for information” en een “request for proposal” proces alvorens uiteindelijk contractonderhandelingen starten.

Het organiseren van de bedrijfsactiviteit personeelszaken is voor de bedrijfsleiding en het management een dagelijkse uitdaging. Het formuleren van de juiste vraag naar medewerkers en het vinden van het juiste aanbod op de arbeids-, detacherings- en ZZP-markt vraagt het uiterste van personeelsmanagement. Eenmaal kandidaten gevonden maakt het bedrijf (management van de functionele afdeling en personeelszaken) met de kandidaten afspraken over het verrichten van werkzaamheden, volgen van opleidingen, gewenst gedrag, omgaan met intellectueel eigendom van het bedrijf en vele andere zaken. Na het sluiten van de arbeidsovereenkomst ontstaat contractmanagement, een intensief traject van coaching, evaluatie en bijsturing.

Bij het organiseren van de governance van een bedrijf speelt het kunnen leveren van bewijs van compliance met wet- en regelgeving vaak een belangrijke rol. Je zou soms bijna vergeten dat de bedrijfsleiding moet zorgen voor het borgen van de bedrijfscontinuïteit, nu ze te maken heeft met een scala aan verantwoordingsplichten die tijdig vervuld moeten worden. Daarbij gaat het niet alleen om financiële verantwoordingsplichten. De bedrijfsleiding moet zich ook verantwoorden over de inrichting van zijn organisatie en zijn compliance met (andere) wettelijke verplichtingen. Denk aan gegevensbescherming en informatieveiligheid, sanctiewetgeving of bedrijfsspecifieke wettelijke verplichtingen, zoals die voor voedselveiligheid, gezondheid en milieu. De toezichthouders kunnen bestuursorganen zijn zoals de Belastingdienst, de Autoriteit Persoonsgegevens of de Voedsel- en Warenautoriteit en inspecties, maar ook die in de organisatie zelf zijn opgenomen zoals een raad van commissarissen en een functionaris voor gegevensbescherming. Deze aspecten zijn medebepalend voor de inrichting van een bedrijfsspecifiek draaiboek voor governance.

Toepassen en beheren van draaiboeken

Per bedrijfsactiviteit bepaalt het management de inhoud van het draaiboek voor het organiseren van de bedrijfsactiviteit, net als dat zij de inhoud van de contracten bepaalt. Om het draaiboek te kunnen toepassen en beheren is het noodzakelijk dat het management en de medewerkers trainingsmodules en bewustwordingsprogramma’s hebben gevolgd.

Jaarlijks zal het management toetsen of het draaiboek nog steeds toereikend is voor het realiseren van de doelen van de bedrijfsactiviteiten of dat het draaiboek aanpassing behoeft. Daarbij zal zij beginnen met zich af te vragen of de doelen nog steeds dezelfde zijn. Daarnaast zal zij nagaan of er personeelsverloop is, welk ziekteverzuimpercentage geldt, of mensen aanvullende opleidingen en trainingen nodig hebben. Ook zal zij nagaan wat bijvoorbeeld de doorlooptijd is van het uitbrengen van offertes tot en met het sluiten van de overeenkomst. Zijn er afdelingen die een relatief lange doorlooptijd van een verkoopproces kennen of zijn er afdelingen waar veel juridische kosten worden gemaakt omdat er geschillen zijn of omdat de contracten complex zijn? Zijn er misschien andere systemen in gebruik genomen? Met deze en andere vragen kan het management nagaan of en hoe specifieke draaiboeken moeten en of kunnen worden aangepast. De professionals van Duthler Associates en First Lawyers kunnen het management hierbij ondersteunen.