Een (potentiële) partner van u heeft MYOBI gevraagd om u uit te nodigen voor een registratie op het vertrouwensnetwerk (zie voorbeeld e-mail ‘verzoek aan MYOBI om u uit te nodigen op het MYOBI Vertrouwensnetwerk’). Uw partner heeft behoefte aan:

• het authentiseren van de identiteit van uw bedrijf en de wettelijk vertegenwoordiger(s);
• het onder regie en gecontroleerd – tussen partijen – delen van bedrijfs- en persoonsgegevens; en
• het voorbereiden op het afsluiten van overeenkomsten en vervolgen met contractmanagement.

Het registreren van een bedrijf vergt weinig tijd en is kosteloos. MYOBI ondersteunt het proces van registreren met een bedrijfsmatige en functionele kennisbank en een proactieve servicedesk. De contactpersoon van uw (potentiële) partner kan natuurlijk ook eventuele vragen beantwoorden. Daarnaast zijn er trainingen beschikbaar.

Wat is het vertrouwensnetwerk?

MYOBI is een vertrouwde derde partij (in het Engels Trusted Third Party of TTP), die een vertrouwensnetwerk ten behoeve van bedrijven en personen beheert. Bedrijven beheren op het vertrouwensnetwerk, in hun eigen informatie ecosysteem, bedrijfs- en persoonsgegevens. Onder regie delen de bedrijven deze gegevens met andere bedrijven op het netwerk (zie nadere uitleg op ‘het vertrouwensnetwerk‘).

Er zijn vele redenen om een bedrijf te laten registeren op het vertrouwensnetwerk. Voor een bedrijf dat door een (potentiële) partner wordt uitgenodigd kunnen wij denken aan:

• De (potentiële) partner wenst zekerheid omtrent de betrouwbaarheid van de identiteit van uw bedrijf en de wettelijk vertegenwoordiger om serieus zaken met de nieuwe partner te kunnen doen. De (potentiële) partner biedt de nieuwe partner graag onder regie en gecontroleerd aantoonbaar betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens aan en verwacht dat de (potentiële) partner dat ook doet;
• Het onder regie uitwisselen van betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens is nodig voor:
  • Het maken van afspraken; en
  • Het nakomen van verplichtingen en uitoefenen van rechten die zijn vastgelegd in een overeenkomst.

Het permanent kunnen beschikken over elkaars betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens is belangrijk voor het effectief organiseren van de bedrijfsactiviteiten. Aansprakelijkheids- en kostenrisico’s van contracteren en van contractmanagement moeten beheersbaar zijn en blijven; en

• Het delen van bedrijfs- en persoonsgegevens kan betrekking hebben op bedrijfsgeheimen en vertrouwelijke bedrijfsinformatie, alsook op persoonsgegevens. Deze moeten effectief en aantoonbaar adequaat beschermd worden. Het vertrouwensnetwerk biedt de samenwerkende partijen een praktische manier om hierover afspraken te maken en een effectieve compliance-aanpak om verantwoording over de contractuele verplichtingen af te leggen (zie ‘Verantwoordingsplicht en verantwoorden’). In de TTP-policy is deze praktische en effectieve compliance-aanpak verwerkt. 

Elke gebruiker van het vertrouwensnetwerk mag van andere gebruikers verwachten dat zij zich conformeren aan de TTP-policy en met behulp van de Accountability Seal zich verantwoorden over de compliance met de verplichtingen uit de TTP-policy. Onderdeel van de TTP-policy is een TTP Gedragscode AVG. Deze gedragscode is aan de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, voorgelegd met het verzoek deze in behandeling te nemen met als doel goedkeuring te verkrijgen. Met behulp van de TTP-policy, in het bijzonder de TTP Gedragscode AVG, voldoet het bedrijf aan de wettelijke Verantwoordingsplicht voor het organiseren van compliance met wettelijke verplichtingen gericht op het beschermen van persoonsgegevens (zie ‘Verantwoordingsplicht en verantwoorden’).

Sluiten van overeenkomsten met behulp van de toepassing smart contracting

Bedrijven hebben met smart contracting hun bedrijfsjuridische functie ingericht en maken daarbij gebruik van het vertrouwensnetwerk en kennis- en verandermanagement. Met behulp van de bedrijfsspecifieke informatie ecosystemen op het netwerk bouwen de bedrijven een partnernetwerk of -kanaal op.

De partners in het informatie ecosysteem zijn voor een bedrijf een noodzakelijke voorwaarde voor het maken van afspraken over het leveren en afnemen van producten en diensten. Het kennen van de partners (klant, medewerker of leverancier) maakt het mogelijk duidelijke afspraken te maken over rechten en verplichtingen (contracteren), om deze vervolgens ook aantoonbaar na te komen (contractmanagement). Naarmate het informatie ecosysteem met partners kwalitatief beter is, zullen de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s lager zijn en kunnen de bedrijfsactiviteiten effectiever en tegen lagere operationele kosten georganiseerd zijn.

De wettelijke verantwoordingsplicht voor het organiseren van compliance met wettelijke verplichtingen breidt het bedrijf uit naar wettelijke en contractuele verplichtingen gericht op het beschermen van persoonsgegevens (zie: ‘verantwoordingsplicht en verantwoorden’). Het is zelfs mogelijk de compliance-aanpak bedrijfsspecifiek te organiseren. Met deze stap verhoogt het bedrijf de kwaliteit van het netwerk van partners met als resultaat dat de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s voor zakendoen verder dalen en de bedrijfsactiviteiten meer effectief en tegen lagere operationele kosten worden georganiseerd. Gebruikmaken van het vertrouwensnetwerk en smart contracting biedt bedrijven een duidelijke toegevoegde waarde.

Eventuele volgende stappen

Wij begrijpen dat een (potentiële) partner zich in eerste instantie snel en kosteloos wilt laten registreren op het vertrouwensnetwerk om zaken te kunnen doen met de andere (potentiële) partner. De servicedesk staat voor klaar om dat proces effectief en snel te doorlopen.

Wellicht bent u nieuwsgierig geworden en wilt u in tweede instantie weten in hoeverre smart contracting toepasbaar is in uw organisatie? De professionals van Duthler Associates en advocaten van First Lawyers informeren u in deze kennisbank over het bedrijfsmatig opbouwen en beheren van de bedrijfsjuridische functie.