De contactpersoon van de uitgenodigde zakenpartner: ‘ik wil mijn werk goed doen!’ De contactpersoon van de uitnodigende zakenpartner wenst afspraken te maken over bijvoorbeeld het leveren van producten of diensten. Hiervoor is nodig:
| Stap | Omschrijving | Waarom? | Hoe? |
| 1. | Betrouwbare bedrijfsgegevens van de zakenpartner. | Afspraken maken met de juiste juridische entiteit en handelingsbevoegden. | Zakenpartner wordt gebruiker van het vertrouwensnetwerk en laten hun juridische structuur en vertegenwoordigingsbevoegden vaststellen. |
| 2. | Persoonsgegevens van de contactpersoon die zorgt voor de interne coördinatie: de bedrijfsproces coördinator. | Vanuit de organisatie van de zakenpartner het proces van contracteren en contractmanagement soepel en effectief laten verlopen. | De contactpersoon van de gebruiker nodigt de contactpersoon van de zakenpartner uit om het bedrijfsproces te contracteren of contractmanagement te organiseren. |
| 3. | Persoonsgegevens van de Tekeningsbevoegde; veelal de vertegenwoordigingsbevoegde. | Tekeningsbevoegden kunnen bedrijven binden waardoor verplichtingen over en weer afdwingbaar zijn. | Het bedrijf geeft aan wie tekeningsbevoegdheid heeft en voegt deze toe aan de bedrijfsgegevens. De Bedrijfsprocescoördinator voegt de Tekeningsbevoegde(n) toe aan het bedrijfsproces. |
| 4. | Afspraken zijn helder en eenduidig vastgelegd in een overeenkomst en door de Tekeningsbevoegde ondertekend. | Het is voor de partijen duidelijk wat de rechten en verplichtingen zijn. Er ligt een goede basis voor contractmanagement. | Het bedrijf maakt gebruik van een contractbibliotheek waarin de bedrijfsspecifieke overeenkomsten zijn opgenomen en worden onderhouden. |
| 5. | Een bedrijfsproces gericht op het sluiten van overeenkomsten. | Bij het sluiten van contracten gaat het om de uitleg die partijen aan de afspraken kunnen geven. | Van elk proces van contracteren wordt een dossier aangemaakt met de documentatie van de precontractuele fase. |
MYOBI ondersteunt de contactpersonen en de Bedrijfsprocescoördinatoren met een servicedesk, een bedrijfsspecifieke leeromgeving met bewustwordingsprogramma’s en desgewenst met advies van professionals. De Bedrijfsprocescoördinator van de zakenpartner maakt zich niet druk over eventuele kosten van het gebruik van de dienstverlening van MYOBI. Dat is ook niet nodig omdat de initiërende zakenpartner al een betalende gebruiker is en het bedrijf van de uitgenodigde zakenpartner gratis gebruik kan maken van de dienstverlening van MYOBI tot en met drie gesloten contracten.
Een uitgenodigde zakenpartner van een gebruiker van het vertrouwensnetwerk wordt op de volgende wijze kosteloos gebruiker van MYOBI:
Stap 1: De Bedrijfsprocescoördinator van de initiërende partij vraagt MYOBI het bedrijf en de contactpersoon van de zakenpartner uit te nodigen.
Stap 2: De servicedesk voert op basis van bedrijfsgegevens uit de KvK een openbare bronnenonderzoek uit naar de identiteit van het bedrijf en de vertegenwoordigingsbevoegde(n). Er bestaan twee uitkomsten:
- De uitkomsten van het onderzoek zijn negatief en MYOBI neemt contact op met de contactpersoon van de zakenpartner en bespreekt de resultaten van het onderzoek; of
- De uitkomsten van het onderzoek zijn positief waarna MYOBI het bedrijf in het vertrouwensnetwerk opneemt en een informatie ecosysteem en een bedrijfsspecifieke leeromgeving toekent.
MYOBI informeert de Bedrijfsprocescoördinator van de initiërende partij over de voortgang en de uitkomsten van het onderzoek.
Stap 3: MYOBI geeft in het informatie ecosysteem de vertegenwoordigingsbevoegde van de uitgenodigde zakenpartner de rol van ‘Bedrijfsbeheerder’. Nadat de vertegenwoordigingsbevoegde de TTP-policy heeft geaccepteerd, stelt MYOBI het informatie ecosysteem open en de Bedrijfsbeheerder wijst medewerkers toe aan rollen:
- De Bedrijfsprocescoördinator;
- De Tekeningsbevoegde (veelal de vertegenwoordigingsbevoegde); en
- Eventueel andere rollen.
MYOBI vraagt iedere (medewerker van een) gebruiker de TTP-policy te accepteren.
- De Bedrijfsprocescoördinator van de uitgenodigde partner vervolgt het bedrijfsproces contracteren; en
- Dit alles kosteloos voor maximaal drie gesloten overeenkomsten.
