Een bedrijfsproces is een veilige ‘opslagplaats’ voor het opslaan en beschermen van bedrijfsinformatie. Het voorziet in het creëren en beheren van contracten, en biedt belangrijke diensten om de onderhandeling en formele acceptatie van contracten met andere bedrijven binnen het MYOBI Vertrouwensnetwerk te vergemakkelijken.
Het contractproces is gebaseerd op wettelijk conforme contracten die zijn ontwikkeld door de advocaten van First Lawyers en/of door de juristen van Duthler Associates. Deze worden gebruikt als basis voor alle contractprocessen in MYOBI. Andere relevante informatie kan aan de ‘opslagplaats’ worden toegevoegd ter ondersteuning van het contract- of bedrijfsproces, bijvoorbeeld; vereisten, ondersteunende documentatie, enz.
De ‘opslagplaats’ voor bedrijfsprocessen is een geëncrypte omgeving met een unieke coderingssleutel die de daarin opgeslagen informatie beschermt. Elk bedrijfsproces heeft zijn eigen set gebruikers, die binnen het proces bepaalde rollen en machtigingen hebben. De rechten van een gebruiker bepalen wat ze binnen het proces mogen doen.
Wanneer een bedrijf een bedrijfsproces creëert, wordt dit bedrijf gedefinieerd als de ‘eigenaar’ van het proces. De eigenaar van een bedrijfsproces bepaalt welke andere bedrijven mogen deelnemen aan het bedrijfsproces. Het proces om deel te nemen aan een bedrijfsproces wordt uitgevoerd via een formeel uitnodigings- en acceptatieproces. Eenmaal lid, kan de genomineerde ‘business process coördinator’ van het uitgenodigde bedrijf informatie binnen het bedrijfsproces bekijken en andere gebruikers toevoegen vanuit hun bedrijf, waar het nodig is dat deze gebruikers bij het proces worden betrokken.
Sterke audit- en activiteitenregistratiecomponenten houden een wijzigings- en activiteitsgeschiedenis bij voor elk proces en bieden een volledig verantwoordingsverslag van wat er in het proces is gebeurd.
Elk proces ondersteunt zijn eigen beveiligde berichtenuitwisseling, waardoor gebruikers binnen een proces veilig met elkaar kunnen communiceren. Het wordt ten zeerste aanbevolen om dit berichtensysteem te gebruiken om met andere gebruikers binnen een proces te communiceren, in plaats van andere berichtenplatforms buiten het systeem te gebruiken die de uitwisselingen mogelijk niet de vereiste bescherming bieden. Berichten binnen een proces kunnen niet worden verwijderd of gewijzigd, wat betekent dat elk bericht dat binnen een bedrijfsproces wordt verzonden, onderdeel wordt van het verantwoordingsrecord.