Een bedrijfsproces biedt een veilige omgeving voor het opslaan en beschermen van bedrijfsgegevens. Het voorziet in het creëren en beheren van contracten en faciliteert professionele diensten om onderhandelingen en het accepteren van contracten met andere bedrijven binnen het MYOBI Vertrouwensnetwerk te vergemakkelijken.
Het contractproces is gebaseerd op contracten die zijn ontwikkeld door advocaten van First Lawyers en door juristen van Duthler Associates. Deze worden gebruikt als basis voor alle contractprocessen in MYOBI. Andere relevante informatie kan ter ondersteuning aan het contract- of bedrijfsproces worden toegevoegd, zoals ‘offerteaanvragen’, ‘ondersteunende factsheets of brochures, prijsstaffels of een SLA.
De omgeving van bedrijfsprocessen is versleuteld met een unieke coderingssleutel zodat de gegevens binnen het bedrijfsproces zijn beschermd. Elk bedrijfsproces heeft zijn eigen set gebruikers, die binnen het proces bepaalde rollen en rechten hebben. De rechten van een gebruiker bepalen wat ze binnen het proces mogen doen.
Wanneer een bedrijf een bedrijfsproces creëert, wordt dit bedrijf gedefinieerd als de ‘eigenaar’ van het proces. De eigenaar van een bedrijfsproces bepaalt welke andere bedrijven mogen deelnemen aan het bedrijfsproces. Het proces om deel te nemen aan een bedrijfsproces wordt uitgevoerd via een formeel uitnodigings- en acceptatieproces. Eenmaal deelnemer, kan de genomineerde procescoördinator van het uitgenodigde bedrijf gegevens binnen het bedrijfsproces bekijken. Indien het nodig is dat andere gebruikers betrokken worden bij het bedrijfsproces, kan hij hen toevoegen vanuit zijn bedrijf.
Sterke audit- en activiteitenregistratiecomponenten houden een wijzigingen- en activiteitengeschiedenis bij voor elk proces en bieden een volledig verantwoordingsverslag van wat er in het proces is gebeurd.
Elk proces ondersteunt zijn eigen beveiligde berichtenuitwisseling, waardoor gebruikers binnen een proces veilig met elkaar kunnen communiceren. Het wordt ten zeerste aanbevolen om dit berichtensysteem te gebruiken in plaats van andere berichtenplatforms buiten het systeem. Alleen dan kan hetzelfde hoge beschermingsniveau worden gerealiseerd. Berichten binnen een proces kunnen niet worden verwijderd of gewijzigd. Dit betekent dat elk bericht dat binnen een bedrijfsproces wordt verzonden, onderdeel wordt van het verantwoordingsverslag.
