Zodra de uitgenodigde contractpartij toegang heeft tot het bedrijfsproces, kan het contract beschikbaar worden gemaakt voor alle gebruikers in het bedrijfsproces. Hiervoor wijzigt de Contractautoriteit van de initiërende partij de status van het contract in “Ter externe beoordeling”.
De Contractautoriteit gaat naar het betreffende contract en klikt op de drie puntjes rechts bovenin, en vervolgens op ”wijzigen”.
…
Daarna kan de Contractautoriteit de status van het contract markeren als “Ter externe goedkeuring”.
…
Zodra een contract is gemarkeerd met ‘Ter beoordeling”, krijgen alle gebruikers binnen het bedrijfsproces hiervan een melding per sms en op de homepage, en hebben ze toegang tot de contracten.
Afhankelijk van de rol van de gebruiker en de daarbij horende machtigingen kan een gebruiker het contract alleen lezen, commentaar geven of een wijziging aanbrengen. Commentaar geven of een wijziging aanbrengen wordt in het specifieke artikel of de clausule gedaan, door op de drie puntjes rechts te klikken:
…
Afhankelijk van de machtigingen verschijnen de mogelijkheden voor de gebruiker. Als een gebruiker een opmerking plaatst of een wijziging aanbrengt worden alle gebruikers binnen het bedrijfsproces hiervan op de hoogte gebracht per sms en een melding op de homepage.
Alle wijzigingen en opmerkingen worden vastgelegd in de geschiedenis en bieden een volledig verantwoordingsverslag van wat er in het proces is gebeurd.
Gebruikers kunnen binnen een bedrijfsproces veilig met elkaar kunnen communiceren via een beveiligde berichtenuitwisseling. Het wordt ten zeerste aanbevolen om dit berichtensysteem te gebruiken om met andere gebruikers binnen een proces te communiceren, in plaats van andere berichtenplatforms buiten het systeem te gebruiken die de uitwisselingen mogelijk niet de vereiste bescherming bieden. Berichten binnen een proces kunnen niet worden verwijderd of gewijzigd, wat betekent dat elk bericht dat binnen een bedrijfsproces wordt verzonden, onderdeel wordt van het verantwoordingsrecord.
